Digitale Zusammenarbeit – von heute auf morgen

Der März 2020 wird wohl nicht nur als der Monat in die Geschichte eingehen, in dem die ganze Welt zu Hause blieb. Sondern auch als der Monat, in dem Unternehmen weltweit vor der Herausforderung Homeoffice standen. Denn obwohl schon seit Jahren von politischer Seite gefordert, fehlt vielen Firmen immer noch die softwaretechnische Ausrüstung für die effiziente Arbeit von zu Hause aus. Das Aachener Software- und Beratungsunternehmen Modell Aachen GmbH rückt während der Coronakrise im Interaktiven Managementsystem digital zusammen und bleibt damit voll einsatzfähig.

Ein Interaktives Managementsystem ermöglicht es nämlich dem gesamten Team, auf alle unternehmensinternen Prozesse, Arbeitsanweisungen und Dokumente zuzugreifen – vollkommen unabhängig vom aktuellen Aufenthaltsort. Ähnlich wie in der Web-Enzyklopädie Wikipedia kann jeder Mitarbeiter die Inhalte im Managementsystem direkt über den Browser ansehen, aktualisieren oder neue hinzufügen.

Effiziente Zusammenarbeit – auch in Krisensituationen

Seit Mitte März arbeiten die rund 40 Mitarbeiter von Modell Aachen vollständig im Homeoffice. Auf die neuen Anforderungen, die mit der besonderen Situation einhergehen, konnte Geschäftsführer Dr. Carsten Behrens dank der kollaborativen Managementsoftware schnell reagieren und diese sofort an das gesamte Team kommunizieren. Binnen weniger Stunden aktualisierte er beispielsweise den Notfallplan für einen Konjunktureinbruch sowie die Regelungen für die Arbeit im Homeoffice. Zudem erstellte er prompt eine neue Prozessbeschreibung dazu, wie im Falle einer Corona-Erkrankung im Unternehmen vorzugehen ist. Von zu Hause aus ergänzen seine Kollegen die Prozesse und optimieren sie so gemeinschaftlich.

Weil Führungskräfte stark ins Krisenmanagement eingespannt sind, herrscht in vielen Firmen Chaos bei der Aufgabenverteilung. Die Aachener Softwareentwickler und Managementberater organisieren sich über das integrierte Aufgabenmanagement ihres Managementsystems: In Protokollen zu unterschiedlichen Themen kann jedes Teammitglied anstehende Aufgaben einbringen, delegieren, verfolgen und kommentieren. So bietet das System zu jeder Zeit einen Überblick darüber, welche To-dos offen sind und wer dafür zuständig ist.

Gerade beim erhöhten Stresslevel während der aktuellen Ausnahmesituation hält die zentrale Arbeits- und Informationsplattform den Mitarbeitern den Rücken frei. Klar strukturiert sammeln, priorisieren und verteilen sie in einem neuen „Corona-Protokoll“ die Maßnahmen, die die Pandemie erfordert – das ganze Team zieht an einem Strang.

Analoge Formulare spontan digitalisieren

Basis für das Interaktive Managementsystem von Modell Aachen ist die unternehmenseigene Software Q.wiki. Neben der gemeinsamen Optimierung von Prozessen ermöglicht diese es mithilfe der sogenannten „No-Code-Digitalisierung“, selbst komplexe Prozesse einfach und schnell zu digitalisieren – ohne eine einzige Zeile Quellcode und ohne Hilfe der IT. In Zeiten, in denen analoge Formulare für Urlaubsanträge und Co. nicht einfach von Schreibtisch zu Schreibtisch gereicht werden können, erleichtert dies den Arbeitsalltag im Homeoffice enorm.

Per Drag and Drop kann jeder beliebige Arbeitsabläufe eigenständig in einer Webanwendung abbilden. Auf diese Weise entstand spontan auch eine App, mit der Corona-Verdachtsfälle im Unternehmen gemeldet werden können. Bei einem Verdachtsfall im Kollegium kann auf diese Weise schnell reagiert, das Team vor einer Ansteckung geschützt und der Ausbreitung des Virus vorgebeugt werden.

Handlungs- und zukunftsfähig bleiben

Da wichtige Erfahrungswerte und relevantes Wissen sämtlicher Mitarbeiter sowie alle offenen Aufgaben im Managementsystem konserviert sind, kann sich das Team von Modell Aachen auch vom heimischen Schreibtisch aus abteilungsübergreifend organisieren und gegenseitig unterstützen. Sogar wenn Mitarbeiter mit notwendigem Fachwissen ausfallen, bleibt das Unternehmen dank kontinuierlich gepflegter Prozessbeschreibungen handlungs- und zukunftsfähig.

Mit einem Interaktiven Managementsystem können sich  auch andere Organisationen von zu Hause aus auf einen erfolgreichen Neustart nach der Coronakrise vorbereiten: Gemeinsam optimierte Arbeitsabläufe und die effiziente abteilungsübergreifende Zusammenarbeit schaffen einen signifikanten Wettbewerbsvorteil. „Wir möchten einen Beitrag zur Bewältigung der wirtschaftlichen Krise leisten. Und mit unserer Software können wir das.“, erklärt Behrens entschieden. Betroffenen Unternehmen stellt Modell Aachen das Management-Tool Q.wiki darum 60 Tage kostenfrei als Cloud-Lösung zur Verfügung. Vollständig remote befähigen die Managementberater Unternehmen dazu, selbstständig ein Interaktives Managementsystem aufzubauen.