So funktioniert Home-Office richtig

Home-Office bedeutet, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens ihre Arbeit von zu Hause aus erledigen und Reisetätigkeiten reduziert werden. Was für viele Angestellte attraktiv klingt und in Zeiten einer Virusepidemie grundsätzlich eine sinnvolle Maßnahme sein kann, bringt für Unternehmen jedoch große Probleme mit sich.  Die gewohnten Kanäle der Kommunikation sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit den Kunden sind plötzlich gestört. Kommunikation geht häufig parallel und unabgestimmt vonstatten – dies führt zu Effizienzverlusten und nicht zuletzt auch zu Verwirrung und Ärger auf der Gegenseite. Bernd Lohmeyer von lohmeyer Business UX empfiehlt: „Unternehmen müssen beachten, dass sie ihre Daten und Prozesse über das Internet erreichbar machen. Sie müssen zudem darauf achten, dezentrales Arbeiten in ihre Customer und Employee Journeys zu integrieren.“

Das heißt, auch in technischer Hinsicht müssen die nicht geringeren Herausforderungen beachtet werden. Mitarbeiter können häufig nur über die private Infrastruktur kommunizieren. Doch nicht alle in der Mitarbeiterschaft wohnen in einem urbanen Zentrum. Lohmeyer: „Gerade im ländlichen Raum ergeben sich Probleme durch langsame oder instabile Internetverbindungen. Die Videokonferenz kann schnell zum Fiasko werden.“ Und selbst wenn die Internetverbindung stabil bleibt – für effizientes Online-Co-Working braucht es neben einer gut entwickelten IT-Infrastruktur auch Tools und das nötige Know-how bei den Nutzern. Die meisten Unternehmen sind derzeit nicht ausreichend darauf vorbereitet, in der aktuellen Krisensituation Home-Office als Lösung so umzusetzen, dass die veränderte Arbeitsstruktur nicht zu wirtschaftlichen Schäden führt.

Die Unternehmen stehen daher vor der Herausforderung, zügig Maßnahmen umzusetzen, um ihre Prozesse und Infrastruktur den veränderten Arbeitsbedingungen anzupassen – auch um in zukünftigen Krisensituationen besser vorbereitet zu sein. Gerade größere Unternehmen haben sich in den vergangenen Jahren verstärkt damit beschäftigt, ihre digitalen Arbeitsprozesse zu optimieren. „Spätestens ab jetzt muss dabei das Home-Office konsequent mitgedacht und eingebunden werden“, betont Lohmeyer. „Dies erfordert zum einen kompetentes Prozessmanagement, zum anderen auch die entsprechende ,handwerkliche‘ Umsetzung durch IT-Experten.“ Für viele Firmen stellt sich hier jedoch bereits die Frage, was diesbezüglich inhouse überhaupt zu leisten ist. Hilfestellung durch externe Berater und Dienstleister ist häufig vonnöten.

Vor diesem Hintergrund gilt es, Unternehmensdaten und -prozesse über das Internet erreichbar zu machen. Das bedeutet: zuerst analysieren und dann digitalisieren. Dabei muss man nicht nur die technischen Aspekte betrachten. Lohmeyer erklärt: „Insbesondere User und Customer Experience muss der Treiber sein. So bleibt das Unternehmen funktionsfähig, auch wenn die Hälfte der Belegschaft nicht vor Ort arbeitet.“ Über die aktuelle Krise hinweg straffen Unternehmen dadurch einerseits ihre Kostenstruktur, andererseits gewinnen sie mit flexiblen Arbeitsmodellen als Arbeitgeber an Attraktivität. Diese Krise zeigt, wie wichtig die Digitalisierung für alle Unternehmen ist. Zeit, es nun wirklich konsequent anzugehen.