Wohin mit meinen Aktenordnern?

Archivierungspflicht und Aufbewahrungsfristen

Es gibt die gesetzliche Archivierungspflicht. Für Kaufleute ist im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung geregelt, wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen. Die Fristen liegen zwischen sechs und zehn Jahren. Handelsbriefe, Briefkopien, Geschäftspapiere und sonstige kaufmännische und steuerliche Unterlagen müssen in der Regel sechs Jahre aufbewahrt werden. Zehn Jahre Aufbewahrungsfrist gelten für Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Bilanzen sowie Handelsbücher.

Wichtige Dokumente archivieren

Unabhängig von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ist es auch für Privatleute ratsam, bestimmte Dokumente, die irgendwann wichtig werden könnten, länger aufzubewahren. Dies können zum Beispiel Kontoauszüge, Garantieurkunden und Steuerunterlagen sein, besonders aber Verträge über Versicherungen, Immobilien, Darlehen oder Erbschaftsangelegenheiten.

Wie behält man den Überblick?

Es dürfte schon klar geworden sein: Es ist viel Platz notwendig. Deshalb müssen alle Dokumente nach Sachgebieten getrennt abgelegt werden und zwar so, dass man sie bei Bedarf wieder finden kann.

Aktenordner können in den Aktenschränken oder Aktenregalen aufbewahrt werden. Diese sind teuer und benötigen viel Platz. Außerdem tritt das Problem auf, dass die Unterlagen mit der Zeit verstauben und – je nach Art des Archivraumes – feucht werden können oder sogar von Ungeziefer befallen werden können, denn in langen Jahren der Aufbewahrung kann viel passieren. Dokumente müssen jedoch so archiviert werden, dass sie auch nach zehn Jahren bei einer Prüfung noch lesbar sind. Sie dürfen nicht durch Staub und Stockflecken oder gar durch Schimmel unbrauchbar geworden sein.

Aktenaufbewahrung in Ordner-Kartons aus Wellpappe eignet sich nur für weniger wichtige Dokumente. Wellpappkartons, Archivboxen aus Pappe oder gar Umzugskartons können den notwendigen Schutz nicht für lange Aufbewahrungsfristen gewährleisten. Sie ziehen mit der Zeit Feuchtigkeit und knicken unter hoher Stapellast ein.

Aktenlagerung in Kunststoffboxen

Deshalb raten wir zur Aufbewahrung in durchsichtigen Kunststoffboxen. Mit ihnen lassen sich Aktenordner sauber und übersichtlich archivieren. Ideal sind stapelbare Aufbewahrungsboxen, in denen sich die Ordnerrücken von außen lesen lassen. So kann das gesuchte Dokument auch leichter gefunden werden.

Aufbewahrungsboxen aus Kunststoff schützen vor Staub und Feuchtigkeit. Sie sorgen dafür, dass die Ordner sauber bleiben, auch wenn sie auf dem Dachboden, im Keller oder in einem staubigen Archivraum aufbewahrt werden. Für besondere Anforderungen gibt es sogar wasserdichte Ordnerboxen für bis zu sechs Ordner.

Auf dieser Seite finden Sie einige Hilfreiche Tipps zum Thema.