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Denn die ManagerInnen müssen jetzt -quasi über Nacht- zur virtuellen Führungskraft werden! Dieser Artikel richtet sich an diejenigen, die bisher noch eher klassisch aus dem „Büro“ geführt haben und sich und ihre Mitarbeiter nun völlig neu organisieren und managen müssen.

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Quick Guide mit 5 Tipps zur virtuellen Führung

Von einem Tag auf den anderen werden Sie nun zum virtuellen Leader, d.h. Sie arbeiten und führen von zuhause aus. Was bedeutet das für Sie persönlich und Ihr soziales Umfeld? Wie organisieren Sie sich jetzt? Wie führen Sie, da wesentliche Merkmale Ihrer Prinzipien (z.B. Kontrolle) nicht mehr funktionieren?

1.) Klären Sie Erwartungshaltungen – auch Ihre eigene

• Ihre Erwartungshaltung vorweg: Es ist völlig unrealistisch, von sich und Ihrem Team 100% Ergebnis zu erwarten. Das führt nur zu Frustration. Bedenken Sie die Umstände Ihrer Mitarbeiter, die vielleicht sogar noch Kinder in begrenzten Räumlichkeiten haben. Jetzt geht es darum, den Betrieb aufrecht zu erhalten und dennoch akzeptable Leistungen zu erbringen.
• Besprechen Sie die aktuelle Situation auch transparent mit Ihrem sozialen Umfeld. Denn Ihre Familie wird sich umstellen und ggf. einschränken müssen, damit Sie Raum und Ruhe haben, zuhause störungsfrei zu arbeiten.

2.) Organisieren Sie sich selbst

• Definieren Sie einen festen Arbeitsplatz, der Ihnen und Ihrem Umfeld signalisiert: „Ich arbeite.“
• Homeoffice erfordert auch von Führungskräften ein hohes Maß an Selbstdisziplin. Planen Sie eine feste Start-, Pausen- sowie Endzeiten. Planen Sie morgens Aufgaben, die volle Konzentration und Kreativität erfordern. Schwierige Mitarbeitergespräche, Team Meetings legen Sie ebenfalls in die Vormittagstunden. Die Bearbeitung von Routinetätigkeiten können Sie in den Nachmittag verlagern.
• Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Aufgaben. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.

3.) Führen Sie mit Vertrauen

• Kontrolle adé! Auch wenn Sie das glauben: Ihre Kontrolle war auch vorher schon eine Illusion! Denn selbst wenn Sie im Büro Ihre Mitarbeiter im Blick hatten, so war deren Performance doch unterschiedlich. Wie konnte das sein, wenn Sie doch da waren? Jetzt, da Ihre Mitarbeiter im Homeoffice sitzen, wird Ihnen das Gefühl der Kontrolle abgenommen.
• Alle wissen (Mitarbeiter, Chefs, Kunden, Familienangehörige) dass jetzt eine Sondersituation ist. Machen Sie nicht nur das Beste daraus, sondern gestalten Sie die zukünftige Zusammenarbeit. Das Ende der Täuschung (=Enttäuschung) der Kontroll-Illusion eröffnet Ihnen neue Chancen, nämlich Ihren Mitarbeitern, jedem einzeln, proaktiv volles Vertrauen auszusprechen.

4.) Performance Management

• Selbstverständlich gilt es auch aus dem Homeoffice heraus, als Team zu liefern, Kundenprojekte erfolgreich abzuschließen, Vertriebscalls zu machen, Konzepte zu liefern – sprich Ziele zu erreichen! Darum sollten Sie im Team wichtige Agreements vereinbaren in Bezug auf Anwesenheiten, Erreichbarkeiten, Pausenzeiten und sonstige Verpflichtungen. Dies sollten alle Mitglieder psychologisch unterschreiben. Dieses Team-Commitment ersetzt Ihre Kontrollen weitgehend und ist wirkungsvoller!
• Delegieren Sie nicht nur einzelne Aufgaben, sondern die ganze Verantwortlichkeit. Damit sind auch Rollen, Befugnisse und erwartete Ergebnisse gemeint. Mit dieser Klarheit können sich Ihre Mitarbeiter selbständig und verantwortungsbewusst im Homeoffice orientieren und sich ihre Zeit einteilen.

Somit werden Sie deutlich entlastet, denn -seien Sie realistisch- auch Ihre Erreichbarkeit und Performance wird zurückgehen. Haben Sie Kinder, dann springen die Ihnen vielleicht gerade auf dem Schoss herum, während Sie versuchen, Telefonate zu führen oder diesen Beitrag zu lesen. Geben Sie viel Feedback zu Einsatz und Ergebnissen. Das ist jetzt noch wichtiger als zuvor!

5.) Kommunikation und Zusammenarbeit

• Digitale Tools wie z.B. Trello ermöglichen das Teilen von Aufgaben im Team sowie das Abhaken erledigter to do`s. Es ist stets transparent, welche Aufgaben noch zu erledigen sind. Es gibt eine Vielzahl an virtuellen Konferenztools wie Webex, Skype oder Go-to-webinar. Diese können das physische Teammeeting weitgehend ersetzen.
• Erhöhen Sie den Kommunikations- und Informationsfluss – auch zu den Mitarbeitern, die stillere Zeitgenossen sind oder anders „ticken“ als Sie. Mit der räumlichen Distanz fehlt jetzt der physische Kontakt, der für den Erhalt von Vertrauen und Zugehörigkeit essentiell ist. In dieser Situation wird die regelmäßige Kommunikation, am besten über Videokonferenzen, Skype, Facetime etc. viel wichtiger. Etablieren Sie zusätzlich eine kurze „virtuelle Kaffeeküche“ für informelle Gespräche. So kann Zugehörigkeit und Unterstützung auch „informell“ gestärkt und weitergeführt werden.

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Fazit:

Die aktuelle Situation ist durchaus eine Chance, die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern auf ein noch höheres (Vertrauens-) Niveau zu heben. Gestalten Sie die Ihre Arbeit im Homeoffice effektiv und schaffen Sie die Rahmenbedingungen für eine vertrauensbasierte, ergebnisorientierte Zusammenarbeit. Es wird sich in jeder Hinsicht auszahlen.