Mahnspesen korrekt berechnen

Viele Unternehmen haben in Zeiten von Corona Probleme mit Kunden, die ihre Rechnungen zu spät oder gar nicht bezahlen – gerade jetzt eine Gefahr für die Liquidität der betroffenen Betriebe. Damit einher geht ein höherer Aufwand in den Unternehmen für die Versendung der eigenen Mahnungen. Der Gedanke, sich diesen Mehraufwand bezahlen zu lassen, liegt nahe. „Im letzten Jahr hat sich der Bundesgerichtshof (BGH) erneut mit der Erstattungsfähigkeit pauschalierter Mahnspesen (auch vielfach als Mahnkosten, Mahnpauschalen oder Gläubigerspesen bezeichnet) befasst (VIII ZR 95/18) und unmissverständlich klargestellt, dass der eigene Zeitaufwand für die Erstellung der Mahnungen nicht vom Kunden zu erstatten ist. Erstattungsfähig ist daher nur, was auf die konkreten Aufwendungen des Gläubigers für die Mahnung des in Verzug befindlichen Schuldners zurückzuführen ist“, sagt Bernd Drumann von der Bremer Inkasso GmbH und gibt Tipps zum Thema Mahnspesen.

Darf ich pauschale Mahnspesen berechnen?

„Der Schuldner hat für die Kosten (Verzugsschaden), die er durch seinen Zahlungsverzug verursacht, aufzukommen. Ist ein Schuldner z. B. durch Zugang der 1. Mahnung bereits in Zahlungsverzug, können ihm (in diesem Fall ab der 2. Mahnung) Mahnspesen berechnet werden.

Die von vielen Gerichten ohne Einzelnachweis nach bisheriger Praxis akzeptierten Pauschalen bewegen sich zwischen 1,00 EUR und 3,00 EUR pro Mahnschreiben. Im Zweifel muss die Zusammensetzung der Pauschale allerdings genau erklärt und nachgewiesen werden können.

Die Frage der Mahnspesen ist seit jeher umstritten und wird von Gerichten auch in gewissem Rahmen unterschiedlich gehandhabt. Die Entscheidung des BGH wird zwar von vielen Gerichten übernommen werden und sich nach und nach vermutlich durchsetzen, aber sie ist für andere Gerichte ebenso wenig verbindlich wie für Gläubiger, Rechtsanwälte oder Inkassounternehmen. Es ist allerdings wohl zu empfehlen, die höchstrichterliche Rechtsprechung zu beachten. Der allzu sorglose Umgang mit der pauschalen Geltendmachung von Mahnspesen kann in jedem Fall Kosten- und Reputationsrisiken nach sich ziehen.“

Kann ich in meinen allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) bereits Mahnspesen mit dem Kunden vereinbaren?

„Sofern in der Pauschale nur Schadensbeträge enthalten sind, die dem Grunde nach erstattungsfähig sind, können die Pauschalen auch in den Geschäftsbedingungen aufgeführt werden. Allerdings können solche AGB-Klauseln schnell nach den §§ 307 bis 309 BGB unwirksam sein – dann kann man sich nicht darauf berufen und riskiert sogar noch, beispielsweise von der Verbraucherzentrale nach § 1 UKlaG (Unterlassungsklagengesetz) auf Unterlassung in Anspruch genommen zu werden.

Eine Pauschalierung des Schadensersatzes in AGB ist nach § 309 Nr. 5 BGB (dessen Gehalt der BGH auch über § 307 BGB auf Unternehmer-Kunden anwenden will) nur zulässig, wenn die Pauschale die gewöhnlichen Kosten nicht übersteigt und wenn dem Schuldner ausdrücklich der Nachweis eines geringeren Schadens vorbehalten bleibt. Schon das erste Kriterium dürfte nach den Ausführungen des BGH eine Pauschale oberhalb von 1 EUR/Mahnung nach Verzugseintritt fast ausschließen. Selbst bei 1 EUR könnte man noch Bedenken haben, wenn man sieht, dass der BGH in dem zitierten Urteil letztlich wohl nur 0,7643 EUR/Mahnung (dürfte noch auf 0,60 EUR Porto beruhen, also jetzt vermutlich 0,9643 EUR/Mahnung) anerkennt und damit (minimal) weniger als 1 EUR. Der eigene Zeitaufwand, eigene Personalkosten des Gläubigers oder sogar die Kosten für ein externes Mahnwesen (abgesehen von der Einschaltung von professionellen Rechtsdienstleistern, s. u.) dürfen hier – wie schon erwähnt – nach Ansicht des BGH nicht angesetzt werden.“

Wie kann ich die individuelle Höhe meiner Mahnspesen errechnen?

„Kosten für Porto, Toner, Briefumschlag und Briefpapier sind für den Versand einer postalischen Mahnung nach Verzugseintritt unproblematisch (damit dürfte man i.d.R. knapp unter 1 EUR landen, ggf. höher, wenn 0,95 EUR oder 1,55 EUR Porto nötig waren oder wenn die Versendung aus plausiblen Gründen per Einschreiben erfolgt oder die Mahnung ins Ausland geht). Schwieriger wird es mit Kosten für Gerätschaften (Drucker, Frankier- und Kuvertiermaschine) und deren Service. Wenn überhaupt, müsste man die Anschaffungs- und Servicekosten natürlich auf die einzelne Mahnung herunterrechnen (Anschaffungs- und Servicekosten / durchschnittliche Lebensdauer in Seiten oder Briefen), was i.d.R. im Cent-Bereich liegen dürfte. Und selbst dann stellt sich noch die Frage, ob es sich bei der Abnutzung solche Geräte nicht nur um ‚allgemeine Geschäftskosten‘ des Gläubigers handelt. Mehr als 2-5 Cent pro Seite sollte man hierfür wohl jedenfalls nicht ansetzen.“

Welche Folgen kann es haben, wenn überhöhte Mahnspesen geltend gemacht werden?

„Es kommt vor, dass Gläubiger ohne nähere Aufschlüsselung bis zu 20 EUR Mahnspesen berechnen. Wenn dabei keine falschen Tatsachen (etwa bestimmte, gar nicht angefallene Kosten) behauptet werden, stellt das in der Regel wohl keinen (versuchten) Betrug dar. Aber der Schuldner kann hier natürlich nachfragen, wie sich die Mahnspesen zusammensetzen, und sich letztlich – in der Regel erfolgreich – gegen die überhöht erscheinenden Kosten zur Wehr setzen. Auf dünneres Eis begibt sich ein Gläubiger m. E. dort, wo er bewusst nach der geschilderten Rechtsprechung offensichtlich überhöhte Mahnspesen in einem gerichtlichen Mahnverfahren in der Hoffnung geltend macht, dass der Schuldner sich nicht wehren werde und das Gericht dann einen Vollstreckungsbescheid erlässt.

Geht die Forderung mit den überhöht angesetzten Mahnspesen in ein streitiges Prozessverfahren, kann es erforderlich sein, die Zusammensetzung der geltend gemachten Mahnspesen aufzuschlüsseln und nachzuweisen. Da diese, wie das Wort ‚überhöht‘ bereits impliziert, nicht beigebracht werden können, wird das Gericht die Mahnspesen reduzieren oder auch ganz aberkennen, wenn nicht einmal die erwähnten 1-3 EUR nachgewiesen werden können.

Inwieweit die Geltendmachung zu hoher Mahnspesen dem eigenen Unternehmen, vielleicht auch durch Hinweise der Schuldner an Verbraucherzentralen oder schlechte Bewertungen im Internet, sogar schaden kann, bleibt dahingestellt.“

Mahnspesen – schwieriges Thema für Gläubiger und Inkasso

„Wird eine offene Forderung an ein Inkassobüro abgegeben, wird dort u. a. auch die Rechtmäßigkeit der Mahnspesen überprüft. Die Mitglieder des BDIU (Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen e. V.) sind jedenfalls verpflichtet, ihre Mandanten auf die Rechtslage rund um die Erstattungsfähigkeit von Mahnspesen hinzuweisen. Das geht soweit, dass der Einzug von Mahnspesen im Zweifel nicht durchgeführt werden darf, wenn sie seitens des Mandanten nicht dokumentiert sind.“

„Ken Hubbard, einem US-amerik. Humoristen, wird das Zitat zugeschrieben: ‚Ehrlichkeit macht sich bezahlt. Aber den meisten Menschen scheint die Bezahlung nicht auszureichen‘. Offene Forderungen sind zweifelsohne sehr, sehr ärgerlich. Sie binden zusätzlich zum Ärger Nerven, Zeit und Personal. Umso verständlicher ist es, sich vom Schuldner dafür durch Mahnspesen einen kleinen ‚Ausgleich‘ zurückholen zu wollen. Ob man dafür das Risiko eingehen möchte, ggf. von Rechts wegen ‚zurückgepfiffen‘ zu werden und so noch mehr Zeit und Energie zu verschwenden, muss letztlich jeder selbst entscheiden.“