Neue VOIS-Technologie für ganz Rheinland-Pfalz

Während Deutschland die Pfingstfeiertage genoss, wurde in Rheinland-Pfalz in den Bürgerämtern, Stadt- und Gemeindeverwaltungen intensiv gearbeitet. Weshalb? Im gesamten Land wurde die neue Verwaltungssoftware VOIS|MESO für das Meldewesen eingeführt. Da dies flächendeckend und gleichzeitig passierte, war eine straff durchorganisierte Vorbereitung und Umsetzung geboten. Die Corona-Krise und die damit verbundenen Kontaktbeschränkungen kamen nach fast drei Jahren Vorlauf erschwerend hinzu. Die Akteure: über 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltungen in Rheinland-Pfalz, die KommWis GmbH als kommunaler IT-Dienstleister im Bundesland, die landeseigenen Rechenzentren KDZ und KGRZ und die HSH Soft- und Hardware Vertriebs GmbH aus Ahrensfelde bei Berlin, die gemeinsam den Kraftakt der Umstellung auf die neue Plattform-Verwaltungs-Software VOIS und speziell im Einwohnerwesen auf VOIS|MESO vor Ort zu bewältigen hatten.

Die HSH hatte bereits vor 17 Jahren das bislang genutzte Fachverfahren für das Einwohnerwesen MESO-Classic in Rheinland-Pfalz eingeführt. Beim nun vollzogenen Update-Verfahren wurden in einer Kernzeit von 10 Stunden insgesamt mehr als doppelt so viele Daten migriert als Rheinland-Pfalz Einwohner hat (4.133.440, Stand 31.05.2020). Da eine einfache Datenübertragung auf Grund des neuen Datenmodells nicht möglich war, mussten die Daten für die neue VOIS-Plattform in den 170 Meldebehörden des Landes Rheinland-Pfalz konfiguriert werden. Der in Verwaltungsumstellungen ansonsten routinierte Leiter der VOIS-Plattform der HSH, Sven Knochmuß, nennt diese Zahlen mit gebührendem Respekt und vorsichtigem Stolz.

Die Landeshauptstadt Mainz mit der größten Meldebehörde des Landes hatte es noch vor den Corona-Beschränkungen geschafft, 90 % der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Präsenzschulungen auf die Umstellung vorzubereiten, so Jens Hessel, der Abteilungsleiter Bürgerservice der Mainzer Stadtverwaltung. Diese Tatsache und auch die hilfreiche Präsenz der HSH-Mitarbeiter führten dazu, dass die Verwaltungen in Mainz und den meisten anderen großen Städten in Rheinland-Pfalz bereits am Pfingst-Samstag wieder komplett arbeitsfähig waren.
Jens Hessel sieht den klaren Vorteil von VOIS|MESO in den schnelleren Arbeitsprozessen. Außerdem gibt es auf Grund der Plattformstruktur der Software die Möglichkeit, mehrere Module gleichzeitig aufrufen und bearbeiten zu können. Dies spart sowohl Zeit, was für den Kundenbetrieb ein deutliches Plus darstellt, und es lassen sich viele andere Verwaltungsfachverfahren auf derselben Plattform installieren. Diese nächsten Schritte sind, so Hessel, bereits geplant, denn die Verwaltungsdigitalisierung würde nur einen Sinn ergeben, wenn sie auf breiter Basis in den nächsten ein bis drei Jahren umgesetzt würde.

Die KommWis GmbH als Tochterunternehmen der rheinland-pfälzischen kommunalen Spitzenverbände, des Gemeinde- und Städtebundes, des Städtetages und Landkreistages und der direkte Vertragspartner der HSH bei der Umsetzung der Verfahrensumstellung hatte sich trotz der Corona-Beschränkungen entschlossen, das Großprojekt, wie geplant zu finalisieren. Um auch die restlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf diese Herausforderung vorzubereiten, wurden in kurzer Zeit Online-Schulungen entwickelt, die zusammen mit dem kommunalen Gebietsrechenzentrum ekom21 – KGRZ Hessen angeboten wurden.

Das Resümee von KommWis-Geschäftsführer Hans-Jürgen Eckert nach der erfolgreichen Umstellung: Der Aufwand und das Risiko, auch in Zeiten von Corona die Umstellung auf VOIS|MESO zu wagen, haben sich gelohnt. Alle beteiligten Firmen und Kollegen hätten die letzten zweieinhalb Jahre für diesen Erfolg gearbeitet und ihn punktgenau realisiert. Neben der Schnelligkeit des neuen Verfahrens und der gemeinsamen Plattformoberfläche von VOIS ist die Mitarbeiterbindung in Verwaltungen durch die verfahrensübergreifende nutzerfreundliche Einheitlichkeit der Anwendungen ein weiterer Pluspunkt. Nach dem Musketier-Prinzip „Einer für alle – alle für einen!“ kann ein Mitarbeiter viele Verfahren ohne Umstellungs- und Einarbeitungsaufwand im Rahmen der datenschutzrechtlichen Erforderlichkeit bedienen oder nutzen – oder eben viele Mitarbeiter ohne Probleme auf ein Verfahren zugreifen. Aus diesem Grunde wurde mit der Umstellung des Einwohnerverfahrens gleichzeitig auch landesweit eine neue VOIS-Lösung zur Ausstellung von Fischereischeinen (VOIS|FIS) sowie bei vielen Kommunen VOIS|GEKA (Gebührenkasse) und VOIS|PAM (Bewohner-, Gäste-, Handwerkerparken usw.) eingeführt. Mit VOIS sei der Start einer neuen Zeitrechnung in der Verwaltungsdigitalisierung möglich geworden.

Auch Stephan Hauber, Geschäftsführer der HSH GmbH begleitete den Umstellungsprozess in Rheinland-Pfalz gemeinsam mit anderen Kollegen der HSH in der Landeshauptstadt Mainz live. Mit der erfolgreichen Umstellung auf VOIS|MESO ist erstmals das Meldewesen eines kompletten Flächenlandes auf einmal mit der neuen Plattform-Technologie ausgestattet worden – und sie läuft! Dafür haben sich die gemeinsamen Anstrengungen gelohnt.