Es ist Zeit, Ihre MES-Auswahl in Angriff zu nehmen

In der Corona-Krise sind drei Grundaspekte zu beachten, absteigend in ihrer Bedeutung fürs Unternehmen:

1) Sicherheit – keine unnötigen Risiken eingehen, der Rest ist zweitrangig;

2) Gewährleistung der Versorgung mit einem Mindestbestand an Waren und Dienstleistungen – nicht hamstern;

3) Fortbestand für Ihr Unternehmen, tun Sie hier Ihr Bestes, um die Auswirkungen dieses Ausbruchs für Ihr Unternehmen so gering wie möglich zu halten – es ist sehr wichtig, dass Unternehmen fortbestehen und weiterhin intakt bleiben.

Obwohl einige Unternehmen, wie etwa im Bereich Tourismus und Gastronomie, krisenbedingt sehr schwierige Tage vor sich haben werden, wird es auch für produzierende Unternehmen enorme Schwierigkeiten geben, die im Zusammenhang mit der Verunsicherung der Bevölkerung, mit der Logistik bei der Rohstoffversorgung sowie dem Warenversand und sogar mit möglichen staatlich-initiierten Shut-downs stehen.

Dennoch existieren zahlreiche Tätigkeiten, die weiterhin stattfinden und sogar mit einem Betriebsstillstand oder einer Verlangsamung der Geschäftstätigkeit neu priorisiert werden sollten. Für solche Phasen ist eher strategische Planung, die oft fehlende Zeit und Ressourcen beansprucht, geradezu ideal.

Die Auswahl einer MES-Lösung (Manufacturing Execution System) zählt dazu.

Warum gerade jetzt einen MES-Auswahlprozess beginnen?

Der Auswahlprozess eines MES-Systems ist grundsätzlich zeitaufwändig. Wird der Shut-down von den Herstellern sinnvoll genutzt, so werden für alle Auswahlprozess-Schritte, in denen nach Aufhebung der Beschränkungen keine physische Präsenz vor Ort erforderlich ist, optimale Voraussetzungen geschaffen, die Endrunde des Auswahlverfahrens zu erreichen. Auf diese Weise nutzen Sie Ihre frei gewordenen Ressourcen in der Krise sowie die aktuelle Entwicklung optimal aus und können zudem anschließend schneller als Ihre Mitbewerber durchstarten.

MES-Anbieter sind weiterhin uneingeschränkt erreichbar. Softwareunternehmen zählen mit Sicherheit zu den wenigsten, die die geringsten faktischen Einschränkungen auf die Arbeit verspüren, da Mitarbeiter ihre Arbeit von Zuhause aus erledigen und viele (wenn nicht alle) Aspekte im Fernbetrieb abwickeln können.

In den folgenden Abschnitten analysieren wir die wichtigsten Phasen eines MES-Auswahlprozesses und beschreiben, welche davon jeweils aus der Ferne (remote) durchgeführt werden können.

1. Definition des Business Cases

Die erste Projektphase steht im Zusammenhang mit der Ausarbeitung eines Business Cases. Entgegen der allgemeinen Auffassung ist es nicht der MES-Anbieter, der über den ROI entscheidet, sondern das Unternehmen selbst. Der Anbieter kann und sollte die erforderlichen Rahmenbedingungen schaffen, allerdings erfolgt die Prüfung der Anwendbarkeit und die Ermittlung des tatsächlich erwarteten Mehrwerts intern im Unternehmen.

Diese Analyse fasst die Vorteile des MES in der Regel in vier Kategorien zusammen: Produktivität, Qualität, Gesetzeskonformität und Agilität:

– Produktivität berücksichtigt Verbesserungen hinsichtlich Produktionsvolumen, Kosten, WIP (Work in Progress – unfertige Erzeugnisse) und Durchlaufzeit

– Qualität berücksichtigt Verbesserungen hinsichtlich Produktionsausbeute, Produktleistung, Termintreue und Kundenretouren in der Produktion

– Gesetzeskonformität umfasst Vorteile aufgrund der Einhaltung von gesetzlichen Verfahren und Bestimmungen sowie der Rückverfolgung und Rückverfolgbarkeit

– Agilität umfasst Verbesserungen hinsichtlich Zeit und Kosten bei der Einführung neuer oder abgeänderter Produkte und Prozesse

Selbstverständlich müssen diesen Vorteilen die Kosten der jeweiligen Lösung gegenübergestellt werden, um Ihren Business Case zu erstellen:

 – MES-bedingte Hardware-Abschreibung – wiederkehrende Kosten (fallen nicht an, sofern die Hardware am Ende des Abschreibungszeitraums nicht erneuert wird)

 – MES -Softwarelizenzen – einmalige Kosten bei der Projektdurchführung (ohne Berücksichtigung anderer Teilzahlungen oder Pay-per-Use-Modelle)

 – MES-bezogene Software-Wartung – wiederkehrende Kosten nach der Projektdurchführung, die in der Regel den Zugang zu neuen SW-Versionen und den Produktsupport enthalten

 – MES-Implementierungsdienstleistungen – einmalige Kosten bei der Projektdurchführung inkl. Konfiguration und Integration

 – Zeit der internen Mitarbeiter für die MES-Projektdurchführung – einmalige Kosten bei der Projektdurchführung (wobei die operative MES-Nutzung ihre tägliche Arbeit ausmacht)

 – MES-bezogene Betriebskosten – wiederkehrende Kosten, Kosten im Zusammenhang mit Training, Betrieb und Verwaltung des MES-Systems

 – Opportunitätskosten – wie können die gleichen/ähnlichen Ergebnisse mit den vorhandenen Mitteln ohne eine MES-Investition erzielt werden? Normalerweise ist dies gleich Null/vernachlässigbar, da es schwierig ist, Lösungen zu finden, die einen vergleichbaren Vorteil wie ein MES bewirken

Mit den Daten, die den Herstellern (bzw. potenziellen MES-Kunden) aus ihrer eigenen Praxis zur Verfügung stehen, kann diese Phase komplett ortsunabhängig durchgeführt werden. Dies ist eine entscheidende Phase, in der die Zustimmung des internen Managements eingeholt, das notwendige Budget gesichert und die Erwartungen an das Projekt durch die Bereitstellung der zeitlichen, räumlichen und finanziellen Rahmenvorgaben für die MES-Projektdurchführung abgestimmt werden. Gern unterstützen wir Sie dabei.

2. Definition der MES-Anforderungen

Eine frühzeitige Festlegung der Anforderungen ist dabei von entscheidender Bedeutung, da sie die Voraussetzung für die allgemeine Überprüfung und Auswahl des MES-Anbieters und zu einem späteren Zeitpunkt sogar für die eigentliche Umsetzung bilden. Üblicherweise werden solche Anforderungen in drei Kategorien eingeteilt:

Funktional – legt fest, welche Funktionen durch die MES-Anwendung bereitgestellt werden müssen. Hierbei ist zu beachten, dass sich diese Funktionen auf alle physischen (Abwicklung, Logistik usw.) und geschäftlichen (Produktion, Engineering, Wartung, Qualitätssicherung usw.) Prozesse erstrecken müssen – letztendlich alle Prozesse, die in gewisser Weise mit der Fertigung zusammenhängen. Eine gut geeignete Organisationsform bietet dabei das Modell von MESA International, in welchem 11 MES-Funktionen definiert sind.

Die technische Kategorie umfasst die Analyse der eingesetzten Technologie, des Veralterungsrisikos, der Integrationskapazitäten, der Skalierbarkeit und Verfügbarkeit, der Latenzzeit, der Erweiterbarkeit und der Ergonomie der Benutzerschnittstelle sowie andere Aspekte.

Abschließend sollten Geschäftsanforderungen berücksichtigt werden. Dabei geht es um folgende wichtige Aspekte:

 – Anbietergröße – es sollte die optimale Größe gewählt werden, um so Implementierungskapazitäten und Kontinuität sicherzustellen, die auch gleichzeitig einer für den Kunden relevanten Größe entspricht

 – Regionale Vertretung – direkte Unterstützung oder Unterstützung durch Partner

 – Partnernetzwerk – ein starkes Partnernetzwerk ist wichtig, nicht nur um die schon erwähnte regionale Vertretung zu garantieren, sondern auch um alternative Implementierungs- und Trainingsleistungen anbieten zu können

 – Finanzlage – hauptsächlich im Zusammenhang mit Unternehmenskontinuität und Skalierbarkeit

 – Produktreferenzen, insbesondere innerhalb des Marktsegments oder der Wertschöpfungskette, die im Wesentlichen die Fähigkeit eines Anbieters bescheinigen, Projekte in Ihrer Branche erfolgreich abwickeln zu können

 – Produkt-Roadmap – aufgrund der Schwierigkeit, eindeutig nächste Versionen und neue geplante Funktionalität aufzuzeigen, wird ein Produkt gegebenenfalls in seiner Endversion dargestellt

 – Umfang des angebotenen Trainings, mit Schwerpunkt auf der Verfügbarkeit von E-Learning (äußerst wichtig)

 – Die Qualität der bereitgestellten Dokumentation, einschließlich Benutzerhandbücher und Anleitungen; Administration, Installation und Fehlerbehebung; Anleitungen zur Erweiterbarkeit usw.

 – Prozesse und Kapazitäten in Bezug auf Support, einschließlich fester Prozesse, eines Support-Portals und einer 24×7-Hotline

 – Andere vertragsrechtliche Anforderungen

Die Ausarbeitung des gesamten Anforderungskatalogs ist umfänglich und arbeitsintensiv, doch auch hier besteht die Möglichkeit einer gründlichen Vorbereitung und Unterstützung aus der Ferne.

3. Bewertung der MES-Anbieter

Die nächste Phase bildet die Bewertung der MES-Anbieter. Sind die Anforderungen aufgestellt, ist es sicherlich nicht zielführend, jeden MES-Anbieter einzeln diesen Anforderungen gegenüberzustellen. Der beste Ansatz in dieser Arbeitsphase besteht daher darin, Informationen durch Internetrecherche, eine Fachberatung (mehrere Unternehmen bieten hierzu Unterstützung an) oder über Marktforschung (von Gartner, IDC Insights, ARC Advisory, LNS Research oder MESA.org zur Auswahl) zu erhalten.

Einer der zu beachtenden Hauptaspekte bezieht sich auf die einschlägige Erfahrung der Anbieter in einzelnen Marktsegmenten. Obwohl viele auf ihre Präsenz in diesen Vertikalmärkten hinweisen, bedarf dieser Aspekt dennoch einer Bestätigung, z.B. durch Marktforschungsanalysen oder Erfahrungsberichte von Kunden.

Die Auswahlliste sollte 4 bis 6 potenzielle Kandidaten enthalten. Es gibt gelegentlich Auswahllisten mit 15 bis 20 Kandidaten. Dies erscheint uns keineswegs sinnvoll. Eine zu lange Liste bedeutet, dass die Überprüfung möglicher Anbieter nicht ausreichend ist und ein Anbieter unter solchen Bedingungen eventuell nicht einmal auf eine Informationsanfrage (RFI, Request for Information) oder eine Ausschreibung (RFP, Request for Proposal) reagiert.

Die Aufgaben während dieser Phase sind also nicht trivial, die gute Nachricht ist jedoch, dass sie komplett online erfolgen können ggf. auch direkt von Zuhause aus.

4. Klassifizierung von MES-Anbietern

Sobald Sie die Liste der potenziellen MES-Anbieter haben, mit denen Sie zusammenarbeiten können, wird im nächsten Schritt eine Eingrenzung auf die zwei Top-Kandidaten erforderlich. Die Anforderungsliste sollte den Anbietern in Form einer Informationsanfrage übermittelt werden.

Es empfiehlt sich eine Bewertungsmatrix mit unterschiedlichen Gewichtungen auf Basis der Anforderungsliste zu erstellen. Dies sollte vor dem Absenden der Fragebögen vorbereitet werden, um mögliche Interessenkonflikte zu vermeiden.

Insbesondere im Hinblick auf die funktionalen Anforderungen bietet es sich an, vom Anbieter Informationen darüber anzufordern, wie er die jeweiligen Anforderungen erfüllt (Kategorien könnten "out-of-the-box"/Konfiguration vs. kundenspezifische Anpassung/Erweiterbarkeit umfassen), da dadurch eine sehr gute Übersicht über die nativen Funktionalitäten der einzelnen Systeme sowie über die Erweiterbarkeitsoptionen erreicht wird.

Die beiden nächsten Tätigkeiten im Rahmen der Klassifizierung der MES-Anbieter können aus der Ferne durchgeführt werden. Dazu gehört zunächst die Produktdemonstration. Sie sollte mit den Anbietern vereinbart werden, die in der Lage sind, solche Aufgaben aus der Ferne zu bewältigen. Im Grunde dürfte eine solche Vorgehensweise bereits vor dem Ausbruch des Coronavirus zu einer gängigen Praxis geworden sein, jedenfalls aus Sicht von CM. Neben der allgemeinen Produktdemonstration ist es wichtig, die Demonstration von wichtigen komplexen Szenarien anzufordern, die für Ihre Fertigung maßgeblich sind.

Außerdem werden Kundenreferenzen angegeben. Obwohl es relativ üblich ist, dass Unternehmen Besuche vor Ort vorschlagen, um die Software in einer realen Produktionsumgebung zu sehen, kann der überwiegende Teil dessen, was das entsprechende Projektteam erfahren möchte, in einem normalen Telefongespräch/Video-Call geklärt werden. Entscheidend ist das entgegengebrachte Vertrauen in die Eignung des MES-Anbieters in Hinblick auf die Erfüllung Ihrer funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen, die für Ihr konkretes Anwendungsfeld ausschlaggebend sind.

Und schließlich ist es wichtig anzumerken, dass, obwohl diese Auswahl von Tätigkeiten als remote dargestellt wurde, dies nicht automatisch bedeutet, dass sie von einer einzelnen Person festgelegt werden sollte. Im Gegenteil ist die Einbeziehung eines fachübergreifenden Teams mit unterschiedlichen Ansätzen und Anforderungen an die Anwendung ein ausschlaggebender Erfolgsfaktor.

Aus diesem Grund sollten die einzelnen Beteiligten die Bewertungsmatrix für jeden Anbieter ausfüllen und diese am Ende des Entscheidungsprozesses konsolidieren, um so zu einem Endergebnis zu kommen. Nach der Validierung durch den Lenkungsausschuss werden danach zwei Spitzenkandidaten für die nächste Phase ausgewählt.

5. Machbarkeitsnachweis, Angebotsabgabe und Endauswahl

In dieser Phase muss für beide Kandidaten ein Machbarkeitsnachweis vorliegen, um so eine weitergehende Demonstration der verschiedenen Hauptszenarien sicherzustellen. Darüber hinaus sollen die MES-Hauptnutzer auch praktische Erfahrungen mit dem Produkt gewinnen können. Eine solche Aufgabe ist zwar aus der Ferne nicht einfach zu bewältigen, dennoch ist sie keineswegs unmöglich. Auch hier haben wir Cloud-basierte Installationen für Kunden-Tests realisiert, selbst dann, wenn die Software nur lokal installiert wurde. Die Angebote von den Anbietern werden zum Teil durch eine unabhängige Arbeitsgruppe, häufig aber durch das gleiche Team hinsichtlich Zeitvorgaben und Aufwand entsprechend bewertet.   

Beide Teams können ihre Tätigkeiten parallel ausführen: das Team, das sich mit den vertragsrechtlichen Fragen befasst, und das Team, das für das finanzielle Thema zuständig ist.

Die Bewertungsmatrix, die in der Phase der Klassifizierung der MES-Anbieter erarbeitet wurde, muss durch weitere Informationen, die den Erfüllungsgrad und die Qualität des Machbarkeitsnachweises widerspiegeln, sowie durch zusätzliche Vertragsinformationen (Preis und Zeitrahmen) ergänzt werden.

Auch hier ist keine physische Anwesenheit erforderlich – alles kann online abgewickelt werden.

Los geht’s, und zwar jetzt

Für einige der nachfolgenden Aspekte des Auswahlprozesses ist es durchaus nachvollziehbar, dass persönliche Anwesenheit bevorzugt wird, dennoch können viele der damit verbundenen Aufgaben aus der Ferne erledigt werden. So kann der aktuelle Lockdown effektiv genutzt werden, sodass der Projektstart relativ schnell eingeleitet werden kann, sobald sich die Lage normalisiert hat. Verlieren Sie keine Zeit. Sollten Sie ein MES-Projekt geplant haben, dann legen Sie jetzt los!