EWERK und M-Files schaffen Papier bei HL komm ab

Die HL komm Telekommunikations GmbH bietet unter der Marke PΫUR als IT-Dienstleister für Geschäftskunden umfangreiche IT-Services. Mit dem klaren Ziel, über das gesamte Unternehmen hinweg Mitarbeiter und Prozesse vom Papier zu befreien, wandte sich HL komm im Rahmen einer unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie an die Experten für intelligentes Dokumentenmanagement von EWERK.

Drei zentrale Aufgaben sollten in einem Projekt umgesetzt werden: Die Digitalisierung der gesamten Eingangspost, ein universeller Ansatz zur Digitalisierung und Optimierung der vielen papierbezogenen Prozesse und die Optimierung von Ablage, Suche und Archivierung. Nach intensivem Austausch mit den Experten von EWERK über die verschiedenen Optionen, entschied sich HL komm für M-Files als neue, unternehmensweite Plattform für intelligentes Informationsmanagement und die bewährten Serviceleistungen von EWERK.

„Wenn man Papier aus dem Unternehmen verbannen möchte, sollte man dort anfangen, wo es in das Unternehmen hineinkommt. Daher stand die Digitalisierung der kompletten Eingangspost für die PΫUR als wesentlicher Baustein der Lösung von vornherein fest”, erläutert Thomas Beer, Geschäftsführer der EWERK DDS GmbH, die Herangehensweise.

Digitale Verarbeitung der Eingangspost als Service

Die gesamte Eingangspost von HL komm wird an EWERK geliefert, der als Scan-Dienstleister die Post öffnet, einscannt und in M-Files für HL komm ablegt. EWERK ist seit vielen Jahren Spezialist für die Digitalisierung von Post, Akten oder sonstigen Papierunterlagen und arbeitet nach den in Deutschland festgelegten Standards BSI 100-1 bis 100-4, ISO/ IEC 27001 & TR-RESISCAN. Von der Abholung der Dokumente über die Integritätssicherung, lückenlose Protokollierung und zuverlässige, revisionssichere Archivierung bis zur Vernichtung nach DIN 66399 Schutzklasse 4 ist die Geschäftskorrespondenz der HL komm in sicheren Händen.

Über die gesamte Bandbreite des Unternehmens hinweg – von der Eingangsrechnung über Personalunterlagen bis hin zu Kundenanfragen – liegen alle Eingangsdokumente so sofort digital vor und können in vollständig digitalisierten Prozessen bearbeitet werden. Bei der Ablage in M-Files werden die Dokumente mittels KI automatisch klassifiziert, mit den jeweils relevanten Metadaten angereichert und den Adressaten in einer persönlichen oder teamweiten Ansicht für die weitere Bearbeitung bereitgestellt.

Interne Prozesse vom Papier befreit

Mit der digitalen Verfügbarkeit aller Korrespondenz konnte auch das zweite Projektziel, die Eliminierung langwieriger papiergestützter Prozesse, angegangen werden. Als klassische Beispiele für diese Art von Prozessen standen die Freigabe von Eingangsrechnungen sowie verschiedene Prozesse im Vertriebsinnendienst und der Personalabteilung im Fokus. In der Vergangenheit kursierten die Unterlagen mittels Umlaufmappen oder bestenfalls per E-Mail im Unternehmen – mit entsprechend langen Laufzeiten und einer unbefriedigenden Transparenz. Heute ist der komplette Workflow in M-Files als Prozess organisiert. Damit ist nicht nur die Prozesslaufzeit deutlich verkürzt worden, sondern es besteht auch jederzeit Transparenz über den Status einer Rechnung. So können nicht nur Tausende von Vorgängen deutlich schneller bearbeitet werden, sondern es wird auch für eine gleichbleibende Qualität gesorgt und die Mitarbeiter durch Automatisierung von lästigen Routineaufgaben wie beispielsweise der geordneten Archivierung vollständig entlastet. Weiterhin wird von den Mitarbeitern bei HL komm intensiv die Standardfunktion von M-Files für ad-hoc-Workflows genutzt, auch um nicht standardisierte Vorgänge effizient über M-Files abzuwickeln. So werden Dokumente nicht mehr wie in der Vergangenheit per E-Mail versendet und x-fach dupliziert, sondern es bleibt eine zentrale Version erhalten.

Das Was-statt-Wo-Prinzip vereinfacht Ablage und Suche

Der dritte große Aufgabenbereich für M-Files bei HL komm ist das generelle Dokumentenmanagement und insbesondere die übergreifende Suche und rechtskonforme Archivierung von Dokumenten. Anders als viele andere Dokumentenmanagementsysteme organisiert M-Files Dokumente nicht in Ordnerstrukturen nach dem Ablageort, sondern danach, was sie fachlich sind. Das Was-statt-Wo-Prinzip von M-Files befreit den Anwender davon, wissen zu müssen, wo ein Dokument abgelegt sein könnte, um es zu finden. Ein wesentliches Ergebnis dieses Prinzips ist auch die Vermeidung von Dubletten oder konkurrierenden Versionen, was zu Prozesssicherheit führt und Irritationen und Doppelarbeiten vermeidet. Metadaten werden zudem verwendet, um Archivierungspflichten automatisiert zu erfüllen. „Unsere Mitarbeiter schätzen sehr, wie einfach und intuitiv M-Files zu bedienen ist. Die Oberfläche von M-Files wirkt aufgeräumt und ist nicht überfrachtet. Das macht den Einstieg leicht“, schildert von Frank von Allwörden, Director Service Management bei PΫUR | HL komm, die schnelle Akzeptanz von M-Files im Unternehmen.

Ein großer Schritt nach vorn in der Digitalisierungsoffensive

Als flexibles und agiles Unternehmen hat HL komm keine Zeit für komplizierte Lösungen, die langwierig in der Einführung sind und ihren Nutzen erst nach langer Zeit ausspielen. Hoher Nutzen bei gleichzeitig schneller Projektumsetzung – so könnte man den Anspruch von HL komm an interne Projekte zusammenfassen.

„Mit der Einführung von M-Files und den smarten Scan-Services von EWERK haben wir in unserer Digitalisierungsoffensive einen riesigen Schritt nach vorn gemacht. Wir sind heute deutlich agiler und flexibler und können unseren Kunden einen noch besseren Service bieten. Da das Preis/Leistungs-Verhältnis der Lösung außerordentlich gut ist, wirkt sich das Projekt zudem sehr vorteilhaft auch auf der Kostenseite aus“, zieht von Allwörden als Fazit aus dem Projekt mit EWERK und M-Files. „Die Geschwindigkeit, mit der wir zusammen mit EWERK unser Vorhaben in bester Qualität umgesetzt haben, war echt beeindruckend.“

Der vollständige Projektbericht steht hier zur Verfügung:
https://www.m-files.com/de/case-study-pyur-hl-komm

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
http://bit.ly/m-files-intelligentes-informationsmanagement-de

Über den M-Files-Partner EWERK
Die EWERK Group ist ein Dienstleister für digitalen Erfolg. Das Portfolio von EWERK umfasst den gesamten technologischen Lebenszyklus: von IT-Projekt-Beratung, Software-Entwicklung & Design, Transition Management, Enterprise IT-Outsourcing bis zum Betrieb von Serversystemen und Rechentechnik für Internetanwendungen. Seit über 25 Jahren vertrauen mehr als 500 europäische Unternehmen aus den Branchen Energie, Mobilität, Gesundheit und Wissen auf die Projekt-, Betriebs- und Beratungs-Expertise von EWERK. www.ewerk.com