System-Check: 7 Funktionen aus Personal- und Workforce-Management, die auch zu Schutz und Koordination der Belegschaft bei Epidemien beitragen

Bei dem COVID-19 Ausbruch beim Fleischproduzenten Tönnies in Nordrhein-Westfalen infizierten sich über 1500 Mitarbeiter des Konzerns mit dem Virus und steckten auch Personen außerhalb des Unternehmens an, was einen erneuten Lockdown für den gesamten Landkreis zur Folge hatte.(i)  Viele betroffene Personen und Unternehmen der Region forderten, dass Tönnies und sein CEO zur Rechenschaft gezogen werden, da sie nicht nachvollziehen konnten, welche der Mitarbeiter mit den ersten Infizierten im Kontakt waren, um diese sofort zu isolieren. Es ist wahrscheinlich, dass die Fähigkeit, die Anwesenheit von Mitarbeitern nachverfolgen und diese auch auf Katastrophen vorbereiten und im Ernstfall informieren zu können, schnell zur Grundlage für eine Due Diligence von Arbeitgebern wird. Regierungen und Aufsichtsbehörden werden erwarten, dass Unternehmen in Zukunft aktiv dazu beitragen, die Risiken für Krankheitsausbrüche am Arbeitsplatz zu senken. Wie PwC(ii) kürzlich erklärte bedeutet dies, dass Arbeitgeber ihren Ansatz zur Unterstützung der Gesundheit und des Wohlbefindens ihrer Mitarbeiter überdenken und anpassen sollten.

Unternehmen, die darüber nachdenken, wie sie solche Katastrophen in Zukunft verhindern können, sollten sich IT-Lösungen einmal unter neuen Gesichtspunkten ansehen. Statt in Speziallösungen zu investieren, lässt sich feststellen, dass sich Lösungen für Human Capital Management (HCM), Corporate Learning und Workforce Management (WFM) hervorragend dazu eignen, Mitarbeiter auch bei Epidemien zu schützen, die Belegschaft generell auf Herausforderungen vorzubereiten und zu koordinieren. Folgende Funktionen lassen sich besonders gut für diese Aufgabenstellung nutzen:

1. Kontaktverfolgung mittels Workforce-Management
Wenn sich ein Mitarbeiter mit COVID-19 oder einer anderen Krankheit infiziert, muss sein Arbeitgeber wissen, mit wem er an der Produktionslinie, in denselben Schichten und im selben Gebäude gearbeitet hat. Unternehmen benötigen effektive Track & Trace-Prozesse und -Technologien, damit Mitarbeiter getestet, isoliert und betreut werden können. Moderne WFM-Lösungen können solche Funktionen bereits abdecken.

2. Personaleinsatzplanung auch für Social Distancing
In einer Kantine, in der normalerweise 100 Personen Platz finden, können bei Krankheitswellen nicht alle gleichzeitig ihre Pause einlegen. Mit WFM-Systemen können Arbeitgeber Pausen und Schichten proaktiv planen, um sicherzustellen, dass Regeln für Social Distancing jederzeit eingehalten werden. Das gleiche System kann auch für die Einsatzplanung an Produktionslinien genutzt werden. Bei Mitarbeitern, die vom HomeOffice aus arbeiten können, kann die Einteilung von Büroarbeitszeiten und Remote Arbeit geplant werden, wodurch Gruppen konsistent aufgeteilt und eine minimale soziale Vermischung sichergestellt wird.

3. Lernmanagement für Trainings und die Einhaltung von Vorgaben
Mithilfe integrierter HCM- oder WFM- und Lernmanagement-Systeme können Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften für erforderliche Schulungen und Zertifizierungen aktiv unterstützen. Wenn die Qualifikationen oder Schulungen von Mitarbeitern nicht mehr auf dem erforderlichen Stand sind, kann beispielsweise schon beim Arbeitsbeginn eine Warnmeldung ausgelöst werden, die darüber informiert, dass diese in einem bestimmten Zeitraum abgeschlossen werden müssen – z.B. aufgrund von Compliance-Vorgaben. Bei Bedarf können sogar Kontrollen und Prozesse integriert werden, wodurch der Zugriff auf bestimmte Systeme oder der Zutritt zu Unternehmensbereichen verhindert wird, wenn Mitarbeiter nicht mehr entsprechend zertifiziert sind.

4. Testprozesse koordinieren und dokumentieren
Unternehmen mit vielen Mitarbeitern benötigen Prozesse, um diese im Bedarfsfall auf Infektionen zu testen. Besonders wenn das Risikoniveau hoch ist, wird ein belastbares Planungssystem erforderlich. Die Gruppierung von Mitarbeitern in Abhängigkeit von ihrem Risikoprofil, kann dazu beitragen, das Risiko zu minimieren und die Prozesseffizienz sicherzustellen. Auf jeden Fall muss das System gewährleisten, dass die Tests genau erfasst und nachvollziehbar dokumentiert werden.

5. Arbeitszeiten, Ausfälle und Schichteinteilungen
Flexible Arbeitszeiten, um Arbeit und Verpflichtungen im Privatleben besser einteilen zu können, sind bereits seit längerem ein stark diskutiertes Thema. Während der Pandemie verstärkte sich der Bedarf, Schichten zu tauschen oder Urlaubstage für die Betreuung von Kindern und kranken Angehörigen umzuplanen, extrem. Unternehmen, die dank entsprechender IT-Systeme in der Lage waren, die notwendige Transparenz dieser Mitarbeiterzuteilung zu gewährleisten, konnten hier klare Vorteile realisieren und das Engagement ihrer Mitarbeiter verbessern.

6. Management bezahlter Krankenstände
Durch die Definition von spezifischem Krankengeld, wie zur COVID-19-Krise, und die Einrichtung eines bestimmten Saldos zur Nachverfolgung der tatsächlich angefallenen Krankengeldzahlungen, können Arbeitgeber in solchen Ausnahmesituationen auch mit finanziellen Unterstützungen von Staat oder Vergünstigungen von Sozialträgern rechnen. So erhalten Unternehmen schneller eine genaue Übersicht über die tatsächlich anfallenden Kosten und können Kostenrückerstattungen bei Staat und Sozialträgern beantragen.

7. Zusammenführen dezentraler Organisationen
Viele Unternehmen kämpfen mit der Herausforderung, Mitarbeiter über verschiedene Standorte und Unternehmensbereiche (z.B. Produktion, Verwaltung, Vertrieb) hinweg effektiv miteinander zu verbinden. Der Trend hin zum mobilen Arbeiten oder Home Office bringt eine völlig neue Dynamik und Komplexität mit sich. Einerseits betrifft das Thema neben Schichtarbeitern und Außendienstmitarbeitern nun auch viel stärker die sogenannten White Collar Jobs. Andererseits erfordert auch die Vermittlung von Lerninhalten und Trainings über alle Unternehmensbereiche hinweg durch das dezentrale Arbeiten neue Schulungsmethoden. Durch die Verwendung von HCM- oder WFM-Lösungen, die über ein integriertes Lernmanagementsystem verfügen, lassen sich Fortbildungen und Trainings über die gesamte Organisation hinweg vermitteln. Bei notwendigen Ad-hoc-Schulungen (wie die Hygiene- und Abstandregelungen bei COVID-19) können Unternehmen sicherstellen, dass keine Mitarbeiter übersehen werden. Gleichzeitig fördern solche Systeme aber auch das Engagement und Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter – auch wenn diese Remote arbeiten.

Das Management der Auswirkungen von COVID-19 hat erhebliche Kosten verursacht. Allein die Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die durch die Pandemie verursacht wurden, hat viele Arbeitgeber dazu gebracht, das Thema Digitalisierung und Automatisierung in einem neuen Licht zu betrachten. Ohne Automatisierung bergen Betrug und Ungenauigkeiten, wie Fehleinträge bei der manuellen Arbeitszeiterfassung oder Übertragungsfehler bei Arbeitszeitblättern und Stechkarten, ein erhebliches Potenzial an zusätzlichen Kosten. Wenn ein großer Arbeitgeber nur zwei Prozent der Lohnkosten einsparen kann, würde sich eine WFM-Lösung bereits nur für diesen einen Aspekt mehr als refinanzieren.

Technologie hat eine wichtige Rolle dabei gespielt, die Auswirkungen der Pandemie auf die Arbeitswelt zu adressieren. Die Agilität von Unternehmen mit Herausforderungen umzugehen ist nicht nur der Schlüssel, um die aktuelle Krise effektiv zu bewältigen, sondern auch die generell immer schneller wechselnden Anforderungen in unserer Arbeitswelt. „Lösungen für Personal- und Workforce-Management können entscheidend dazu beitragen, Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, die Unternehmen bei den verschiedensten Maßnahmen unterstützen. Dadurch können Unternehmen etwa Personal effizienter einteilen, Maßnahmen im gesamten Unternehmen besser kommunizieren und ihre Umsetzung erfassen, Strafen für fehlende Schutzmaßnahmen oder Mitarbeiterqualifizierungen vermeiden und gleichzeitig in Zeiten des immer dezentraleren Arbeitens das Mitarbeiterengagement und die Zufriedenheit fördern“, so Aristoteles Kabarganos, Sales Director Central Europe bei SumTotal.

Weitere Informationen rund um die Thema HCM, Workforce-Managment und Corporate Learning finden Sie auch unter: https://www.sumtotalsystems.com/

i)  https://www.spiegel.de/wirtschaft/unternehmen/coronavirus-alle-toennies-mitarbeiter-in-quarantaene-auch-konzernchef-clemens-toennies-a-278c97e6-6a0d-46ed-b7ab-e2e3e0923ccf
ii)  https://www.pwc.com/us/en/library/covid-19/workforce-considerations.html