BPMN wird den Mittelstand ähnlich revolutionieren wie das Internet

2001 von einem IBM-Mitarbeiter erfunden, hat es sich heute unter der OMG (Object Management Group) zu einem Industriestandard entwickelt. Immer mehr Unternehmen nutzen BPMN, um ihre Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe zu standardisieren und die Chancen der Digitalisierung für  sich zu nutzen. Grund genug, bei Frank Schlupp nachzufragen, wie er diesen Trend im Umfeld
von fertigenden Betrieben einordnet.

Warum glauben Sie, ist BPMN 2.0 für Hersteller so interessant?
„Es ist die Verbindung aus PLM und BPMN. Damit gelingt die Orchestrierung der Engineering-Daten. Dies schafft eine enorme Effizienzsteigerung, die wir gerade jetzt benötigen, um zu bestehen und wettbewerbsfähig zu bleiben. In produzierenden Unternehmen ist im Idealfall das PLM-System der Dreh und Angelpunkt für viele Unternehmensprozesse. Hier befinden sich alle Informationen des Produktentstehungsprozesses bzw. des Produktlebenszykluses. Mit BPMN 2.0 werden diese Prozesse modelliert und die Workflow Engine übernimmt die Automatisierung
dieser Prozesse. Neben der klassischen mechanischen Konstruktion nutzen diese Drehscheibe die Elektro-/Elektronikabteilung, die Fertigung, die Qualitätssicherung, aber auch der Vertrieb, das Marketing, der Einkauf und der Service. Eine entsprechende ERP-Schnittstelle stellt den bidirektionalen Abgleich relevanter Informationen zur kaufmännischen Seite sicher.

Dementsprechend dient es als Bindeglied für all diese Abteilungen, um die Prozesse übergreifend zu steuern, und mittels BPMN und der Engine zu automatisieren. Doch die Realität sieht oft noch anders aus: Oftmals wird das PLM-System im Wesentlichen für die mechanische Konstruktion genutzt. Häufig greift der Einkauf noch zum Telefon oder schreibt E-Mails, um eine Zeichnung
oder ein 3D-Modell anzufordern. Die Fertigung versichert sich in der Konstruktion, ob im Fertigungsauftrag auch wirklich das aktuelle, freigegebene Teil enthalten ist. Jede Abteilung lebt auf seiner eigenen Dateninsel. Dieser `Prozesstourismus´ kostet Zeit und Geld. Weiterhin wird durch die  fehlende, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit viel Potenzial verschenkt.

“Lassen sich solche Dateninseln auflösen und der Prozesstourismus einstellen?
Einige am Markt befindliche Systeme schaffen es tatsächlich, diese Inseln aufzulösen. Speziell keytech hat seine PLM-Lösung in den letzten Jahren kontinuierlich in diese Richtung weiterentwickelt und die entsprechenden Anforderungen umgesetzt. Als keytech-Anwender muss ich mir keine Gedanken machen, wo ich suchen  muss. Ich starte mein PLM, nutze die Suche und habe in kürzester Zeit das aktuelle Dokument. Völlig unabhängig davon, ob ich an meinem Büro-PC sitze, mich in meinem Homeoffice befinde oder mobil unterwegs bin. Das Ziel ist die Umsetzung einer Softwareharmonisierung, die einhergeht mit einer deutlichen Verschlankung
der Software- und Datenbanklandschaft. Lizenzkosten werden minimiert und Kosten für Softwarepflege und Service reduziert. Zudem fallen ineffiziente Schnittstellen und doppelte Datenhaltung weg.“

Welche Rolle spielt BPMN dabei?
„Mit BPMN lassen sich Unternehmensprozesse standardisiert abbilden. keytech PLM bildet das Fundament, um die Prozesse zu verbessern und eine Konsolidierung der Systemlandschaften vorzunehmen. Mit keytech PLM greift der Einkauf direkt aus dem ERP auf die gültigen Dokumente zu. Der Service erhält im Ersatzteilkatalog online die korrekten Modelle und passenden Stücklisteninformationen. Beim Bestellvorgang im ERP-System werden automatisch die Dokumente und Dateien als Datensatz bereitgestellt und können in einem Portal zugriffsgesteuert
genutzt werden. Die zugehörigen Projekt-Dokumente werden mittels Stempelfunktion gezielt mit
Informationen versehen, wie z. B. `Geheim´ oder `Nicht freigegeben´. Die Freigabe erfolgt parallel nach dem 4-Augen-Prinzip und ist zu 100 % dokumentiert. Solche Prozesse werden nach dem Industriestandard BPMN 2.0 modelliert und sind für alle transparent. BPMN ist somit sichere Grundlage für jedes Audit oder Zertifizierung. Die damit einhergehende Versionierung von Prozessen ist ein wertvoller Nebeneffekt, genauso wie die Überwachung der Prozessauslastung über sog. „Heat-Maps“. Die Verantwortlichen sehen sofort, wo es Engpässe gibt und wo Prozesse definiert, aber nie genutzt worden sind.“

Welche Risiken sehen Sie in der Abkehr von bisherigen Abläufen? Schließlich haben die Betriebe bis jetzt doch auch funktioniert.
„Bestehende Prozesse müssen mehr denn je hinterfragt werden, denn wir befinden uns mitten in einem großen Wandel. An alten Strukturen festzuhalten ist aus meiner Sicht das größte Risiko. Mir gefällt das Wortspiel aus dem Englischen, das `Change´ zu `Chance´ macht. Der erste Schritt zur
Prozessoptimierung muss nicht groß sein, solange man auf dem richtigen Weg ist und
Entwicklungsperspektiven hat. Veränderungen sollten nahe am Standard durchgeführt werden und erste Anpassungen sollten dort stattfinden, wo der Maximal nutzen erkennbar ist. Eine Einführung von PLM in Verbindung mit BPMN bringt eine große Chance mit sich und diese gilt es zu nutzen. Es geht nicht um die Anschaffung einer Software, sondern um eine strategische Ausrichtung mit System, die die Zukunft sichert. Genau darin unterscheiden sich meistens auch die jeweiligen
Anbieter. Als Anwender sollte man Antwort bekommen auf entsprechende Schlüsselfragen:
Gibt es ein praxisorientiertes Schulungskonzept mit BPMN und PLM? Wie soll das System eingeführt werden? Gibt es einen klar verständlichen Stufenplan mit standardisierten Prozessen? Oftmals kursieren schon Pflichtenhefte mit detaillierten Anpassungswünschen, obwohl noch gar keine Erfahrungen gemacht wurden. Meine goldene Regel lautet: `Kein Pflichtenheft, ohne dass vorher ausgiebig mit einer vorkonfigurierten Standardumgebung geübt wurde`“.

Wie kann man sich ein Arbeiten mit keytech vorstellen?
„Der Anwender betreibt aktives Projektmanagement vom ersten Schritt an: Von der Anfrage des Interessenten, der dokumentierten und überwachten Anforderungsbearbeitung, bis hin zum Abnahmeprotokoll. Alles wird strukturiert in keytech abgelegt. Das lange unproduktive Suchen war
gestern, mit keytech geht es eindeutig besser. Legt der Anwender neue Projekte an, dürfen Sie erwarten, dass es Vorlagen mit fertigen Strukturen und Dokumentenvorlagen gibt. Fertige Workflows steuern den Prozess. So wird automatisch aus einer gewonnenen Verkaufschance ein Auftragsprojekt. Jeder Projektbeteiligte hat gemäß seiner Rolle Zugriff auf die jeweiligen Informationen. All dies ist heute bereits Standard.“

Sie sprechen immer von Effizienzsteigerung mit keytech. Wie sieht das konkret aus?
„Am besten sehen Sie das an der digitalen Lebenslaufakte. Sie enthält alle Antworten auf die Fragen, die die Betriebe immer und immer wieder beschäftigen und Zeit kosten: Wann hat wer und warum eine Änderung veranlasst? Wie oft war der Artikel mit dieser Seriennummer zur Reparatur? Wo liegen die Protokolle vom Prüfstand, wenn das Produkt bereits wieder beim Kunden im Einsatz ist? Wo ist das Material-Chargendokument zu der ausgelieferten Welle? Wer kann mir die aktuelle Risikobeschreibung von der Verschlussbaugruppe geben? Welcher Softwarestand wurde bei Abnahme ausgeliefert? Wo sind die gültigen RoHS Informationen zu dem Produkt abgelegt? Und so weiter. All diese Fragen können mit der digitalen Lebenslaufakte sofort beantwortet werden und die Umsetzung ist überhaupt nicht aufwendig. Die keytech Mappen
Objekte konfiguriert der Anwender nach nur einer Schulungseinheit selbst. PLM & DMS verschmelzen zu einem Gesamtsystem. Die Grundlage für SYSTEM ENGINEERING ist damit gelegt und mit BPMN sind die Prozesse definiert.“

Wie hilft BPMN bei den Abläufen?
„Sie erhalten gelenkte Dokumente und somit Prozesssicherheit. Prozesse, welche nach BPMN modelliert wurden, steuern die Dokumente. Parallelprozesse werden ohne Programmierung umgesetzt. Fragen wie: `Haben Sie die Genehmigung schon unterschrieben ?´, gehören der Vergangenheit an. Transparenz für jede Zertifizierung oder Validierung ist damit gegeben. Notwendige Informationen zu notwendigen Unterweisungen werden automatisiert bereitgestellt
und nach Durchführung dokumentiert. Das Ganze wird noch ergänzt durch rollenbasierte  Berechtigungen, sie bringen die notwendige Sicherheit und Flexibilität. Parallel werden Aufgaben mit Dokumenten verteilt und bearbeitet. Wieder vereint, erfolgt der nächste Schritt. Ein wichtiger Teil der Digitalisierung ist damit umgesetzt!“

Zertifizierungen und Konformitätsrichtlinien bestimmen immer mehr die Prozesse im Projektgeschäft. Wie lässt sich das digital handhaben?
„Zunächst einmal müssen sich Konformitätsprozesse sicher abbilden lassen, das geht mit keytech. Die typischen Checklisten für eine RoHS-Bestätigung liegen digital vor. Bauteile vererben die Konformität bis hin zum Artikel. Somit ist gewährleistet,  dass nichts übersehen wird. Anfragen bei
Produkt- oder Materiallieferanten werden über einen BPMN-Prozess überwacht und dokumentiert. Vorlagen werden automatisiert mit Daten gefüllt. Nach Freigabe wird mit elektronischer Unterschrift signiert. Alle Konformitätsinformationen werden in die digitale Lebenslaufakte verlinkt. Die schnellere Umsetzung und die sichere Prozessführung münden in einer deutlichen Kosten und Risikoreduzierung.“

Wie integriert sich eine solche Lösung in die vorhandene Systemlandschaft?
„keytech bedient sich einer sogenannten offenen Web-API. Dies ist eine offen dokumentierte
Schnittstelle zum Verbinden von Systemen. Auf diese Weise können Standardprotokolle genutzt werden, um Daten zwischen verschiedensten Systemen fließen zu lassen. ERP-Systeme greifen über die Web-API auf Dokumente zu, um beispielsweise einer Bestellung die aktuellen freigegebenen Zeichnungen in der richtigen Sprache zuzuordnen. Spezielle Anpassungen erfolgen
über eigens geschriebene Apps, um z.B. den Verpackungsvorgang einer Maschine mithilfe eines Tablets zu dokumentieren. Die Zeiten, in denen ein hochgerüsteter Client sämtliche Aufgaben mit erheblicher Rechenleistung erbringen musste, sind somit vorbei. Sie werden abgelöst von aufgabenbezogenen und anwenderfreundlichen User-Interfaces, die webbasierend sind.“

Wie sieht Ihre Sichtweise auf ein modernes PLM-System aus?
„Für mich ist PLM in einem zukunftsorientierten Unternehmen die Daten-Drehscheibe.
keytech PLM wird heute bereits als Artikelmanagement-Drehscheibe bei unterschiedlichen
ERP-Mandanten, Standorten oder Systemen eingesetzt. Nehmen wir als Praxisbeispiel neue Artikel bzw. Materialstämme, die in einem Mandanten angelegt werden sollen. keytech gleicht nach einem Regelwerk mit sämtlichen Standorten ab, welche Informationen wohin fließen. In anderen
Projekten verbindet keytech PLM die Werkzeugverwaltung mit dem ERP-System und reichert die Daten der Werkzeugverwaltung mit PLM-Informationen an. keytech insight ist eine neue Lösung,
um dem Anwender direkt im CAD-System Informationen zum Produkt zu liefern, die sukzessive angereichert wird. Für keytech ist dies, als neutraler PLM-Anbieter für unterschiedlichste CAD-Systeme, ein weiterer konsequenter Schritt zur Integration von Systemen.“

Wie sehen Sie die weitere Entwicklung?
„Da empfehle ich, zunächst den analytischen und visionären Artikel von Marc Andreessen
`Why Software is Eating the World´ zu lesen. Dieser ist zwar bereits 2011 zum ersten Mal
in der Washington Post erschienen, aber dafür noch interessanter aus heutiger Sicht, weil man die vorhergesagte Entwicklung mit 9 Jahren Abstand noch besser beurteilen kann. Software bestimmt unser Leben in allen Bereichen. Waschmaschinen bestellen zukünftig selbst ihr Waschmittel zum
richtigen Zeitpunkt, beim gewünschten Anbieter. Maschinen ordern den Service, bevor es zum Produktionsausfall kommt. SMART ENGINEERING wird die bisherigen Methoden zur Entwicklung und Konstruktion verändern. Der Softwareanteil steigt massiv an und gewinnt an großer Bedeutung. Gerade der Maschinenbau und die dortige Einführung von BPMN-Technologie in Verbindung mit KI-Logarithmen steht vor einer riesigen Flut an Möglichkeiten. Werkzeugmaschinen mit Hochleistungsmikrofonen erkennen Verschleiß, steuern die optimale Bearbeitung. Eine der wichtigsten Anforderungen, die damit einhergehen, ist die zentrale
Datenhaltung. PLM- und DMS-Systeme werden zu einem Informations- und Wissenssystem
verschmelzen. Mit der Softwarearchitektur von keytech sind wir sehr gut für diese zukünftigen Anforderungen gerüstet und mit BPMN sowie der Camunda-Engine haben wir das perfekte Werkzeug zur Orchestrierung der Daten.“

Danke an Frank Schlupp für diese ausführliche Stellungnahme. Für weitere
Fragen steht er unter folgender E-Mail-Adresse gerne zur Verfügung:

Frank.Schlupp@keytech.de

Das Interview wurde geführt von: Thomas Löffler, Balingen Unabhängiger Fachjournalist