DSGVO-konform arbeiten mit Cloud-basiertem Datenschutz-Managementsystem imsBase

Der rund 100 Seiten lange Anforderungskatalog für die DSGVO-Konformität stellt kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) bis heute vor große Herausforderungen. Wie sind die Regelungen in der Praxis umzusetzen, wie für das eigene Netzwerk und die Behörden zu dokumentieren und wie ist man im Prüfungsfall richtig abgesichert? Um Unternehmen ein komfortables, DSGVO-konformes Arbeiten zu ermöglichen, hat Netzlink gemeinsam mit Compliance-Experten und Plattformentwicklern das integrierte Datenschutz-Managementsystem imsBase entwickelt.

DSGVO-konform? Mit imsBase sind Unternehmen auf der sicheren Seite

imsBase ist ein zum Zwecke der DSGVO-Dokumentation konzipiertes Dokumentenmanagement-System, das Unternehmen und Datenschutzbeauftragten die Verwaltung und Pflege aller Datenschutz-relevanten Dokumente im Unternehmen nachhaltig erleichtert. „Gerade kleinere Unternehmen tun sich mit der Organisation der Dokumentationen schwer. Mitunter sind Dokumente auf dem Fileserver in einer nicht nachvollziehbaren Ordnerstruktur verstreut und von externen Datenschutzbeauftragten oder Prüfinstanzen nicht ohne weiteres zugänglich. Das macht die Zusammenarbeit unnötig schwierig und zeitraubend. Eine verlässliche Beratung im Hinblick auf die neuralgischen Datenschutz-Schwachstellen ist so kaum möglich“, weiß Martin Overbeck, Datenschutzexperte bei Netzlink. „Um etwaige Missstände der bestehenden DSGVO-Pflichten möglichst schnell aufholen, sollten sich Unternehmen zuallererst nach außen hin absichern, indem sie u.a. ihre jeweils geltenden Datenschutzerklärungen ihrer Websites, Auftragsdatenverarbeitungsverträge (AV-Verträge) oder Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten prüfen und ggf. aktualisieren. Auf diese Dokumentationen haben Prüfbehörden ein ganz besonderes Augenmerk.“

imsBase ermöglicht Unternehmen an dieser Stelle einen leichten Einstieg in die DSGVO-Compliance. Anhand von vorgefertigten Formularen tragen Anwenderunternehmen lediglich ihre unternehmensspezifischen Daten ein, bzw. nehmen nach Bedarf eigene Anpassungen vor und können somit die Dokumentationen „out-of-the-box“ nutzen, ohne diese aufwändig neu erstellen zu müssen. Per Workflowsteuerung lassen sich Dokumente zudem zwischen mehreren Personen teilen, bearbeiten, kommentieren und freigeben. Ob ein interner, ein von Netzlink gestellter oder ein extern arbeitender Datenschutzbeauftragter die Datenschutz-Compliance sicherstellt – dank standortunabhängigem Cloud-Betrieb in einem deutschen, nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum der Netzlink Nubo Cloud können prozessbeteiligte Personen jederzeit über den Webbrowser auf sämtliche Datenschutz-relevanten Dokumente zugreifen. Im Falle einer Prüfung sind die notwendigen Daten sofort zentral abrufbar. Durch die Verwendung von Zeitstempeln, Versionsnummern und Kommentarfunktionen sind Bearbeitungen über den gesamten Verlauf für jedermann sofort nachvollziehbar.

Expertise auf Abruf

Die Vorlagen und Dokumentationen werden von den Netzlink Datenschutz-Experten stetig aktualisiert und weiterentwickelt. Bei anstehenden Änderungen werden die Anwenderunternehmen automatisch informiert und auf neue Dokumentversionen hingewiesen, die sich bequem per Knopfdruck direkt in das Tool laden lassen. So ist sichergestellt, dass immer die letzte gültige Version der jeweiligen Vorlagen zur Verfügung steht. Dies hilft den Datenschutzbeauftragten insbesondere mit den Herausforderungen neuer rechtlicher Grundlagen oder lokal unterschiedlicher Regelungen besser umzugehen.

Netzlink fungiert damit nicht nur als Betreiber einer sicheren Cloud-Umgebung, sondern auch als ganzheitlicher Datenschutz-Dienstleister, der mit Support, Pflege und Beratung für reibungslose Abläufe rund um den Datenschutz im Unternehmen sorgt. Bei spezifischen Fragestellungen in diesem Zusammenhang können Anwenderunternehmen auf die Expertise der Netzlink Datenschutzberater zurückgreifen. Bei größerem Beratungsaufwand oder der Notwendigkeit juristischer Bewertungen können entsprechende Zusatzleistungen bei Bedarf individuell hinzugebucht werden. Damit liefert Netzlink eine komplette Lösung inklusive Cloud-Infrastruktur, Weiterentwicklung und Beratung aus einer Hand, damit Unternehmen im Hinblick auf die Investitions- und Rechtssicherheit auf der sicheren Seite sind.