Einsatz externer Mitarbeiter: Compliance und Qualität stehen im Fokus

Qualität und Compliance stehen im Fokus beim Einsatz von externen Mitarbeitern – dies haben zumindest fast zwei Drittel der Unternehmen mit mehr als 2.000 Vollzeitmitarbeitern bei der Befragung angegeben. Umso erstaunlicher ist es daher, dass über 60 Prozent der Befragten angeben, die genaue Anzahl an Lieferanten nicht zu kennen, denn dies stellt ein enormes Compliance-Risiko dar.

In dieses Bild passt auch, dass der Beschaffungsprozess für externe Mitarbeiter oft nicht zentral und einheitlich für alle Vertragsarten organisiert ist. So ist bei zwei Dritteln der Befragten die Beschaffung zentral über den Einkauf oder die Personalabteilung organisiert aber nur bei gut einem Drittel der befragten Unternehmen werden Dienst- und Werkverträge zusammen mit den Leiharbeitsverträgen und anderen externen Mitarbeitern zentral verwaltet. Hier besteht Potenzial für nachhaltige Optimierung, um einen ganzheitlichen Überblick und Kontrolle über alle Ausgaben für externe Mitarbeiter und Dienstleistungen zu erlangen.

Insgesamt besteht noch großes Potenzial, Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern, um so nicht nur die Transparenz in dieser Einkaufskategorie zu erhöhen, sondern auch die damit verbundenen Kosten zu reduzieren und fachgerecht und zeitnah zu analysieren. Nur wer einen kompletten und durchgängigen Überblick über alle externen Mitarbeiter hat, kann Compliance-Risiken minimieren und Verstöße gegen Gesetzesauflagen vermeiden.

„Der Einkauf hat die wachsende Bedeutung von technologischer Unterstützung bei der Beschaffung und Verwaltung externer Personalleistungen und Services erkannt. Dennoch besteht hier bei vielen Unternehmen, gerade im Hinblick auf Transparenz, Compliance und Automatisierung, noch Nachholbedarf“, betont BME-Hauptgeschäftsführer Dr. Silvius Grobosch.

„Unternehmen können mit einem VMS nachweislich Compliance und Transparenz sicherstellen. Durch die Automatisierung kann sich die Personalabteilung und der Einkauf auf die strategischen Ziele, die durch externe Mitarbeiter und Services erzielt werden sollen, konzentrieren. Es ergeben sich somit viele Vorteile alle Vertragsarten in einem VMS abzubilden – sowohl in Deutschland als auch auf internationaler Ebene“, kommentiert Ole Marx, Manager der Region DACH bei Beeline.

Das Finden hochwertiger Fachkräften steht im Fokus von fast zwei Dritteln aller Personen, die an der Befragung teilgenommen haben. Bessere und effizientere Prozesse helfen hier, Stellen schneller zu besetzen. Analytische Fähigkeiten von modernen Systemen helfen darüber hinaus, die Lieferantenqualität als auch die Kosten zu kontrollieren und die Transparenz in dem gesamten Beschaffungsprozess zu erhöhen.