Herausforderungen einer Software-Einführung

„Vor zehn Jahren hatten wir auf einem ERP-Anbieter gesetzt, der uns versprach, all unsere Errichter-Anforderungen erfüllen zu können. Diese Entscheidung entpuppte sich als schwerer Fehler. Denn das System war den Branchenanforderungen zu keinem Zeitpunkt gewachsen. Schon im Projektverlauf entstanden erhebliche Mehrkosten, da weitere Module hinzugekauft und kostspiele Individualprogrammierungen vorgenommen werden mussten. „Und am Ende lief immer noch nicht alles, wie geplant", erinnert sich Stefan Plück nur ungern zurück. "Wir mussten lernen, mit der Software zu arbeiten, so gut es eben ging. So absurd es klingt: über die Jahre wussten wir genau, was wir bei jeder Fehlermeldung klicken mussten. Wir haben die eigenen Anforderungen zurückgestuft und uns zum Beispiel über Excel-Listen oder andere Zusatztools mehr schlecht als recht beholfen."

Viele scheuen den Neuanfang

Solche Fälle gibt es häufiger als man denkt. Viele Unternehmen planen ein aufwändiges Digitalisierungsprojekt mit großartigen Zielen und Vorstellungen. Doch am Ende stehen viele mit leeren Taschen und trauriger Miene da. Denn anstatt der gewünschten Optimierung der Prozesse und Arbeitsweise ist genau das Gegenteil eingetreten: komplizierte Abläufe, Insellösungen, mehr Fehlerquellen, frustrierte Mitarbeiter. Und all das zu einem Preis, der oftmals deutlich über dem geplanten Budget liegt. Der Wunsch, solch ein IT-Trauerspiel zu beenden, ist dann zwar groß. Doch wer einmal solch eine Summe investiert hat und enttäuscht wurde, scheut häufig den Neuanfang.

Ein Anbieter, der die Branche kennt

Das Telroth-Team wurde schließlich durch ein notwendiges Software-Update zu seinem Glück gezwungen. "Wir hatten alle Module auf unsere Verhältnisse umprogrammiert. Da diese individuellen Anpassungen beim Update nicht übernommen worden wären, hätten wir wieder bei null anfangen müssen", berichtet Stefan Plück. "Also hörten wir uns unter unseren Branchenkollegen und auch beim GFT, dem genossenschaftlichen Einkaufsverbund der ITK-Branche, um. Die klare Empfehlung: die ERP-Software von es2000."

Neue Kräfte sammeln

Schon beim ersten Vor-Ort-Gespräch wurde deutlich, dass die es2000-Software eine echte Branchensoftware ist. Die Telroth-Prozesse passten haargenau zur Software – umfassende Anpassung wie bei der Vorgänger-Lösung waren dadurch überflüssig. "Das es2000-Angebot lag dann auch noch weit unter den Releasewechsel-Kosten für unser Altsystem. Wir konnten es nicht glauben, und befürchteten den ein oder anderen Haken.“ Auch war es schwierig, die Akzeptanz der Mitarbeiter für die Einführung einer neuen Software zu gewinnen. „Doch es2000 hielt Wort und stellte uns einen erfahrenen Profi an die Seite, der den gesamten Einführungsprozess hervorragend koordinierte und stets ein offenes Ohr für uns hatte. Wir haben schnell gemerkt: Die von es2000 wissen bis ins Detail, wie unsere Branche tickt. Und dieses Gefühl, vom Software-Partner verstanden zu werden, war für uns alle sehr motivierend", fasst Stefan Plück seine Erfahrungen mit es2000 zusammen.

Branchenprozesse aus einer Software steuern

Seit Januar 2019 arbeitet die Telroth GmbH nun schon erfolgreich mit der ERP-Software des Osnabrücker Anbieters. Von der ersten Akquise im Vertrieb über das Angebot bis hin zu den Außendienst-Prozessen und der Rechnungsstellung – der gesamte Produkt- und Projektlebenszyklus wird über die neue Lösung gesteuert. Stefan Plück zieht nach gut zwei Jahren ein positives Fazit: "Unsere Mitarbeiter sind zufrieden und arbeiten gern mit der es2000-Lösung. Dank der vielen Branchenfunktionalitäten und der Bedienerfreundlichkeit läuft vieles besser, einfacher und schneller. Wir sind froh, dass wir uns für es2000 entschieden haben und freuen uns über einen verlässlichen Partner, der mitdenkt."