Digitale Beschaffung in der Pandemie: Impfstoffverteilung in Österreich läuft über Impf-e-Shop von veenion

Dezentrale Impf-Strategie

Seit dem Impfstart Ende 2020 ist das digitale Bestellsystem der BBG das Bindeglied zu den Impfstellen in den Bundesländern in Österreich, über die die Bevölkerung nach der Impfstrategie des Bundesministeriums für Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz geimpft wird. Geimpft wird dezentral. Auch Pflegeeinrichtungen und Krankenhäuser organisieren ihre Impftermine lokal und in Abstimmung mit den jeweiligen Impfkoordinatoren der Bundesländer.

Beschaffungs-Plattform erweitert

Dass trotz der Dezentralität jede Impfdosis ihren Weg in einen Oberarm findet, dafür sorgt neben einer ausgeklügelten Verteillogistik der BBG-Shop: Im Impf-e-Shop sehen die bestellberechtigten Impfstellen, welches Kontingent für ihre Region aktuell zur Verfügung steht und ordern die Anzahl der benötigten Dosen zum Wunschtermin innerhalb eines definierten Zeitfensters ab Bestellung. Mit einem Vorlauf von mindestens drei Tagen kann dann geimpft werden.

„Seit 15 Jahren entwickeln wir unseren e-Shop für die öffentliche Beschaffung weiter. Diese Erfahrung konnten wir nutzen, um die technischen Anforderungen an den Impf-e-Shop sehr schnell umzusetzen.“, erklärt Christof Bräunling, Projektverantwortlicher der Bundesbeschaffung GmbH. „Zudem ging unser Lösungspartner veenion sehr kurzfristig auf unsere Anpassungswünsche ein und konnte unsere Anforderungen innerhalb sehr kurzer Zeit erfüllen.“

Komplexes Regelwerk im Hintergrund

Dabei ist das Regelwerk, das hinter dem Online-Bestellsystem für die Impfstoffe steht, hochkomplex. Die Impf- und Bestellberechtigungen sowie die konkrete Verwendung der Impfdosen koordinieren die Bundesländer. Nach Abstimmung mit den Bundesländern übernimmt die Anlage und Freischaltung der Besteller im System die BBG. Dabei muss das Bestellsystem die Berechtigungen der Benutzer auch regional abbilden und sicherstellen, dass die zugewiesenen Kontingente nur innerhalb des jeweiligen Bundeslandes ausgeliefert werden.

Digital-Expertise half bei der schnellen Umsetzung

Wie man individuelle und regionale Berechtigungen auf Ebene bestimmter Verwaltungseinheiten in einer E-Procurement-Lösung umsetzt, damit hatten sowohl die BBG, als auch veenion bereits Erfahrung. „Dadurch war für uns die regionale Aufteilung der Impfstoffe auf die Bundesländer ohne weiteres möglich“, erklärt Christof Bräunling. Die Impfstellen sehen im Shop also nur jene Impf-Dosen, die sie auch bestellen können. Parallel sorgt das System dafür, dass die Lieferung im Rahmen der zugewiesenen Kontingente in das richtige Bundesland erfolgt.

Im Unterschied zu ihrem „normalen e-Shop“ stellt die BBG im Impf-e-Shop auch die Lagerbestände aller Covid-19-Impfstoffe sowie die angekündigten Lieferungen der Hersteller dar. „Auch das war eine Herausforderung, die wir lösen konnten“, freut sich Christof Bräunling über die gelungene Erweiterung des Systems.

Bestellung ist einfach und nutzerfreundlich

Damit die Bestellungen möglichst reibungslos ablaufen, macht man es den Impfstellen so einfach wie möglich. Schließlich haben einige noch nie über die BBG bestellt. Für alle freigeschalteten User gibt es ein umfassendes Info-Paket und einen Link, über den sie direkt auf der Seite des Impf-e-Shops landen. Dazu eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, ein Schulungsvideo, abgestimmte FAQs und falls es doch noch Fragen gibt, ist da auch noch die Hotline der BBG in Wien. „Wir kümmern uns umfassend um die Impfstellen und sie haben kurze Bestellwege“, fasst Christof Bräunling den Rundum-Service zusammen. Tatsächlich gibt es bislang wenig Rückfragen und die Benutzer kommen gut alleine zurecht.

Transparenz über Bestellungen und Lieferungen

Genauso wichtig ist: Der durchgängig digitale Ablauf ermöglicht einen tagesgenauen Überblick über alle Bestellungen und Lieferungen. Täglich werden aus dem System die Bestellungen an das zuständige Ministerium und alle Bundesländer gemeldet. Diese Zahlen fließen auch in das Dashboard des Bundesministeriums für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Konsumentenschutz. Die Auslieferung der bestellten Impfdosen erfolgt über eine Bietergemeinschaft von Pharmavollgroßhändlern. Diese erhalten vom Impf-e-Shop strukturierte Bestell- und Logistikdaten, um die Verarbeitung der Aufträge weitgehend zu automatisieren.