Elektronische Rechnungsabwicklung: Funktion und Einstieg für mittelständische Unternehmen
Gleichstellung von elektronischen und papierhaften Rechnungen, jedoch Empfangszustimmung benötigt
Nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird (§ 14 Abs. 1 Satz 8 UStG). Laut dieser Definition unterliegen elektronische Rechnungen allen Bestimmungen, welche auch für Papierrechnungen gelten (§ 14 Abs. 1 UStG). Somit sind elektronische und papierhafte Rechnungen gleichgestellt. Allerdings müssen Kund*innen zustimmen, dass sie elektronische Rechnungen empfangen möchten.
Beweggründe zur Einführung: Effizienz und Kosten, rechtliche Rahmenbedingungen sowie Geschäftspartner-Richtlinien
Mit elektronischen Rechnungen können Effizienz- und Kostenvorteile genutzt und die Nachteile der papierhaften Rechnungsbearbeitung, z. B. Portokosten oder hohe Personal- und Zeitaufwände, vermieden werden. Darüber hinaus können sowohl rechtliche Rahmenbedingungen als auch organisatorische Richtlinien von Geschäftspartnern die Unternehmen dazu zwingen, ihre bestehenden Prozesse für die Bearbeitung elektronischer Rechnungen anzupassen. Die IT-gestützte Bearbeitung von sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen sowie deren revisionssichere Archivierung zählt dazu.
Vier Schritte der Rechnungsabwicklung
Die Abwicklung von elektronischen Rechnungen lässt sich im Wesentlichen in vier Schritte unterteilen:
- Erstellung und Versand der Ausgangsrechnung
- Bearbeitung der Eingangsrechnung
- Archivierung der elektronischen Rechnung
- Verfahrensdokumentation
Der Rechnungsprozess zeichnet sich ganz allgemein dadurch aus, dass ein Absender eine Rechnung erstellt und versendet oder diese bereitstellt, während ein Empfänger die Rechnung erhält, prüft, freigibt, bucht und bezahlt. Hinzu kommt die Rechnungsarchivierung und Verfahrensdokumentation für beide Parteien. Durch sogenanntes „ersetzendes Scannen“ können papierhafte Dokumente digitalisiert und dann in der Regel vernichtet werden.
Neue Broschüre zeigt rechtliche, technische und organisatorische Aspekte
Die neue Broschüre „Elektronische Rechnungsabwicklung“ des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Augsburg gibt mittelständischen Unternehmen einen Einstieg ins Thema. Dafür werden die rechtlichen Rahmenbedingungen sowie technische und organisatorische Aspekte betrachtet, die Sie bei der Einführung und Bearbeitung von elektronischen Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen beachten müssen. Außerdem geben Fachleute des Kompetenzzentrums konkrete Tipps, z. B. zum Scannen von Dokumenten oder Zugriffen.
Kostenfreier Download der Broschüre: https://kompetenzzentrum-augsburg-digital.de/broschuere_e-rechnungsabwicklung
Sie deckt die wesentlichen Informationen zum Thema elektronische Rechnungsabwicklung ab, erhebt jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit (Stand Dezember 2020).
Was ist Mittelstand-Digital?
Mittelstand-Digital informiert kleine und mittlere Unternehmen über die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung.
Die geförderten Kompetenzzentren helfen mit Expertenwissen, Demonstrationszentren, Best-Practice-Beispielen sowie Netzwerken, die dem Erfahrungsaustausch dienen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie ermöglicht die kostenfreie Nutzung aller Angebote von Mittelstand-Digital. Weitere Informationen finden Sie unter www.mittelstand-digital.de
Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg
Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg unterstützt kleine und mittlere Unternehmen bei den Herausforderungen der Digitalisierung. Dazu bietet es kostenfreie Infoveranstaltungen, praxisorientierte Schulungen sowie individuelle Potenzialanalysen und Projekte bei Unternehmen vor Ort. Außerdem finden Factory-Touren zu Unternehmen statt, die unterschiedliche Digitalisierungslösungen bereits erfolgreich anwenden. Das Mittelstand 4.0-Mobil tourt mit praxisnahen, interaktiven Exponaten und anschaulichen Informationen durch ganz Bayern. Dank der Finanzierung durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) sind alle Angebote des Kompetenzzentrums kostenfrei.
Die sechs Schwerpunkte des Kompetenzzentrums sind Vernetzte Produktion, Künstliche Intelligenz, Intralogistik, Arbeit 4.0, Digitale Geschäftsmodelle und Finanzen 4.0.
Unsere Anlaufstellen:
• Augsburg: Fraunhofer-Institut für Gießerei-, Composite- und Verarbeitungstechnik (IGCV)
• München: fortiss GmbH, Technische Universität München, Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau (VDMA Bayern)
• Nürnberg: Fraunhofer-Arbeitsgruppe für Supply Chain Services SCS des Fraunhofer IIS
• Regensburg: ibi research
Weitere Informationen: www.kompetenzzentrum-augsburg-digital.de
Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg
c/o Fraunhofer IGCV, Am Technologiezentrum 10
86159 Augsburg
Telefon: +49 (821) 90678-0
http://kompetenzzentrum-augsburg-digital.de
E-Mail: rahel.lomp@igcv.fraunhofer.de
Leitung & Öffentlichkeitsarbeit
E-Mail: laura.merhar@igcv.fraunhofer.de
