Inkrafttreten des Kassengesetzes 2020: Sind Sie vorbereitet?

Die TSE protokolliert Ein- und Ausgänge aus der Kasse und gibt Finanzämtern bei einer Kassenschau detaillierte Infos über Buchungen und mögliche Diskrepanzen. Soweit die Theorie. In der Praxis herrscht nach wie vor viel Unklarheit im Handel. „Ich erhalte täglich Anrufe von Händlern. Die meisten wissen nicht, wie sie die TSE technisch umsetzen sollen. Viele sind überfordert“, weiß Steffen Schwenk, Kassenspezialist bei Concept International. Die häufigste Frage, die Schwenk hört:

Wie realisiere ich eine TSE-Lösung?
Technisch gesehen ist die Sicherheitseinheit ein Speichermedium, welches die Kassenzuflüsse und Kassenabflüsse schreibgeschützt mitprotokolliert. Dieses Protokoll kann über eine standardisierte Schnittstelle vom Finanzamt im Rahmen einer Kassenschau ausgelesen werden und mit dem realen Kassenbestand verglichen werden. Die standardisierte Schnittstelle kann ein USB-Stick, eine Mini-SD-Karte oder ein Speicherort in der Cloud sein. Demnach implementieren Händler die TSE entweder über ein Hardware-Modul oder über eine Cloudschnittstelle.

Eine Cloudanbindung ist vor allem bei Händlern, Filialunternehmen oder Betrieben sinnvoll, wenn sie eine cloudbasierte Kassenlösung nutzen. In der Wolke nutzen Händler dann nicht nur zentralisierte Funktionen wie das Einspielen von Updates oder filialübergreifende Echtzeitauswertungen, sondern stellen dort auch das manipulationssichere Tracking der Buchungen sicher. Bei der Cloudlösung wird ein zertifizierter Drittanbieter, noch sind das nicht viele, ins Boot geholt. Diese Dienstleister stellen eine standardisierte Schnittstelle zu ihrer TSE-Cloud bereit, an die jede cloudbasierte Kassenlösung die Kassenumsätze digital signiert übermittelt.

Händler, die ihre Kasse ohne Cloud, mit einer rein lokalen oder nur im lokalen Netzwerk arbeitenden Software betreiben, müssen ein Hardware-TSE-Modul in die Kasse stecken, beispielsweise einen USB-Stick oder eine Mini-SD-Karte. Sofern die Kasse einen Schlitz dafür vorsieht, rät Kassenexperte Schwenk zur Speicherkarte: „Mit einer Mini-SD-Karte ist sichergestellt, dass das TSE-Modul nahtlos und fest, quasi unsichtbar, in der Kasse verschwindet, damit die Hardware nicht einfach herausgenommen oder gestohlen beziehungsweise beschädigt werden kann.“

So einfach die Umsetzung einer TSE mit Hardware-Modulen ist, hat das Ganze doch einen Haken. Die Hardware-TSE sind üblicherweise fünf Jahre zertifiziert. Danach muss der Händler sie austauschen. Kein unerheblicher Kostenfaktor bei Kosten um die 200 Euro pro Einheit. Viele Händler fragen sich daher:

Ich habe mehrere Kassen. Muss an jede Kasse ein Hardware-Modul?
Wenn die Kassen lokal, ohne Anbindung an ein Netzwerk betrieben werden, ja. Ist ein Netzwerk vorhanden, in das auch die Kassen eingebunden sind, kann der Händler das TSE-Modul in nur eine Kasse oder ein anderes Gerät im Netzwerk stecken, beispielsweise bieten auch manche Drucker die Möglichkeit. Auf dieses Modul werden dann in Echtzeit alle Kassenumsätze geschrieben und gespeichert. Die Kassensoftware muss dazu ein zentrales TSE unterstützen.

Ich verkaufe mobil. Wie kann ich TSE realisieren?
Auch der Obsthändler mit Marktstand oder die Ticketverkäuferin im Touristenbus sind TSE-pflichtig. Ihnen gemeinsam ist, dass sie keine stationäre Kasse mit Hardware-Modul aufstellen können. „In solchen ultramobilen Anwendungsfällen rate ich zu Handheld- oder Tablet-Lösungen, in die sich das TSE-Modul bequem in Form einer Speicherkarte stecken lässt oder die mit einer Kassensoftware arbeiten, welche die TSE-Cloudanbindung realisiert hat“, führt Steffen Schwenk an. Diese Geräte kann der Händler stets bei sich tragen. Das erlaubt Beweglichkeit und schützt vor Langfingern.

Eine Alternative für Händler mit abgeschlossenen Ständen wie mobilen Verkaufswagen ist eine semi-portable All-in-One-Lösung: eine relativ kleine Tisch-Kasse, welche einen integrierten Drucker hat und über LTE auf die Kassenlösung mit TSE-Cloud zugreift.

Kassenexperte Schwenk rät: Händler, die eine mobile, TSE-fähige Kasse anschaffen wollen, sollten überlegen, was noch alles realisiert werden soll, beispielsweise das Bezahlen mit Karte. Der Trend zum bargeld- und kontaktlosen Bezahlen ist angesichts Corona ungebrochen. „Alle Kassensystemhersteller wie etwa Sunmi, mit denen wir zusammenarbeiten, kommen aktuell mit zertifizierten Bezahlkartenlösungen auf den Markt, die fest in der Kasse verbaut sind, auch in Handhelds und Tablets. Hier lohnt es sich, gleich Geräte mit Kombi-Funktion anzuschaffen“, so Kassenexperte Steffen Schwenk.

Entscheidungshilfe: Wann welche TSE-Lösung?
Cloudlösung
• Wenn bereits eine Cloudlösung genutzt wird oder genutzt werden soll
• Wenn die mobilen Kassen keinen TSE-Slot besitzen („iPad Kasse“)

USB-Stick oder Speicherkarte
• Bei einzelnen Kassen ohne Cloud- oder Netzwerkanbindung (an jeder Kasse)
• Bei lokalen Installationen mit mehreren Kassen und Netzwerkanbindung (nur einmal an einem Gerät im Netzwerk notwendig)
• Für Handheld-Kassen mit TSE-Slot

Noch detailliertere Infos rund um TSE, beispielsweise welche Daten gespeichert werden müssen und zu erweiterten Übergangsfristen für kürzlich neu angeschaffte Kassen, erhalten Sie unter: https://www.concept.biz/service/kassengesetz-2020