Kommunikation in Krisenzeiten

„In Krisenzeiten ist die öffentliche Verwaltung besonders gefordert, ein offenes Ohr für den Bürger zu haben“, weiß Peter Frimmel aus der IT-Abteilung des Landratsamts Traunstein. Dem Landratsamt war es beim ersten Lockdown gelungen, an nur einem Wochenende 600 Arbeitsplätze „Homeoffice-fit“ zu machen. „Dank Softphone reichen im Homeoffice Headset und PC zum Telefonieren. Jeder Mitarbeiter ist so unabhängig von seinem Arbeitsort unter seiner Durchwahl erreichbar“, erklärt Frimmel. „Für die Bürger macht es also keinen Unterschied, ob ihr Anruf im Amt oder im Homeoffice entgegengenommen wird.“

Speziell wegen des flexiblen Softphones hatte sich das Landratsamt Traunstein bei der Auswahl einer neuen Kommunikations-Lösung für das Münchner Unternehmen C4B Com For Business und dessen Lösung XPhone Connect entschieden.

Als On-Premises-Lösung bringt XPhone Connect eine weitere Eigenschaft mit, die speziell für Behörden von großer Wichtigkeit ist: Daten wie z.B. Kontakte, Voicemails oder Chat-Nachrichten werden nicht in der Cloud, sondern auf dem eigenen Server gespeichert. So bleibt die Datenhoheit immer in der Hand der Behörde.

Zuverlässiges Hotline-Management

Neben Telefonie, Konferenz-Server, Screen-Sharing und Chat bringt die Kommunikations-Lösung ein integriertes Hotline-Management mit. Über diese so genannte TeamDesk-Funktion lassen sich eingehende Anrufe gezielt auf ein Team verteilen. Die Größe des Teams kann je nach Auslastung flexibel angepasst werden. Wie hoch die Anruflast ist, wie lange die Anrufer im Schnitt warten müssen und wie viele Anrufe ggf. verloren gehen, zeigt das dazugehörige Analytics-Tool an.

Auch das Landratsamt Traunstein hat sich für den Einsatz von TeamDesk entschieden: „Wir nutzen das Hotline-Management TeamDesk, das XPhone von Haus mitbringt, für die Terminreservierungen des Corona-Impfzentrums. Als langjähriger XPhone-Kunde hatten wir TeamDesk bereits im letzten Jahr evaluiert und von unserem Datenschutzbeauftragten prüfen und freigeben lassen“, berichtet Frimmel. „Die Hotline läuft absolut stabil und zuverlässig. Dank der Analytics-Funktion wissen wir dabei genau, wann die Anruflast besonders hoch ist und wie lang die Wartezeiten sind. So kann das Team bei Bedarf direkt aufgestockt werden.“

TeamDesk bietet dabei den Vorteil, dass sich Mitarbeiter, die eine Hotline betreuen, ebenfalls von überall aus einloggen können. Bei einem harten Lockdown können Hotlines entsprechend auch im Homeoffice betreut werden.

Um interessierten Behörden die Kommunikations-Lösung XPhone Connect vorzustellen, hat der Hersteller C4B eine Webcast-Serie aufgesetzt, in der die Belange deutscher Behörden im Fokus stehen. C4B zählt über 500 Städte, Kommunen und Landkreise zu seinen Kunden, darunter u.a. die Städte Deggendorf und Unterschleißheim, den Kreis Steinfurt sowie zahlreiche Gemeinden.

Die kostenlose Anmeldung ist über folgenden Link möglich: www.c4b.com/de/oeffentliche-verwaltung/