VOI – Verband Organisations- und Informations-systeme e.V. veröffentlicht anlässlich seines 30-jährigen Jubiläums auf dem „DIGITAL FUTUREcongress virtual national“ die „10 Merksätze des VOI zum ordnungsmäßigen E-Mail-Einsatz“

Die E-Mail-Kommunikation ist aktuell und mittelfristig nicht aus dem täglichen Leben wegzudenken und das, obwohl sie schon des Öfteren totgesagt wurde. E-Mails werden regelmäßig und im großen Umfang zum Transport von Textinformationen, Links und Dokumenten (in Form von Anlagen) verwendet.

Das Problem der E-Mail ist aber nicht ihre aktuelle Nutzung, sondern eher ihr grundlegender, älterer Standard bzw. ihre zugrundeliegenden Protokolle (SMTP, POP3, IMAP etc.) aus den 1980er Jahren. Damals standen Themen wie Vertraulichkeit und Verschlüsselung nicht so im Fokus wie heute. Dadurch kann die Vertraulichkeit der in der E-Mail transportierten Informationen nicht ohne weitere technische Maßnahmen gewährleistet werden. Spätestens seitdem die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) EU-weit imple­men­tiert wurde, ist diese Erkenntnis allgegenwärtig. Auch der beweistaugliche Nachweis einer E-Mail-Zustellung kann nicht ohne Einsatz weiterer Verfahren sichergestellt werden.

Was in diesem Zusammenhang dringend zu beachten ist, hat der VOI nunmehr aktuell in seinen 10 Merksätzen zusammengefasst.  Hierbei stehen vorrangig geschäftliche
E-Mails bzw. die geschäftliche Verarbeitung von E-Mails im Fokus. Da E-Mails aufbewahrungspflichtige Informationen enthalten können, wird deren Archivierung mit betrachtet.

Peter J. Schmerler, Geschäftsführer des VOI und Mitglied der Arbeitsgruppe Sichere E-Mail-Kommunikation führt an: „Die kürzlich bekannt gewordenen gefährlichen Sicherheitslücken auf Exchange-Servern verdeutlichen uns wieder sehr anschaulich, dass Unternehmen der sicheren E-Mail-Kommunikation mehr Beachtung zukommen lassen müssen. Der VOI möchte durch die Veröffentlichungen seiner Arbeitsgruppe einen aktiven Beitrag hierzu leisten. „