Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen: Was Unternehmer jetzt wegwerfen können

Welche Unterlagen müssen Unternehmen aufbewahren?

„Grundsätzlich alle wichtigen Geschäftsunterlagen. Aber eben nur für eine bestimmte Zeit“, sagt Christopher Gampert, Steuerberater bei Ecovis in Bayreuth, „mit Ablauf des Kalenderjahrs können wieder jede Menge Unterlagen weg“. Wie lange Betriebe Unterlagen aufheben müssen, das hängt davon ab, worum es sich genau handelt.  

Welche Fristen wofür gelten

Zu den Unterlagen mit zehnjähriger Aufbewahrungsfrist gehören:

• Bücher und Journale
• Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare sowie alle Unterlagen, die zu ihrem Verständnis wichtig sind
• Buchungsbelege (Rechnungen, Bescheide, Kontoauszüge)

Zu den Unterlagen mit sechsjähriger Aufbewahrungsfrist gehören:

• Lohnkonten und Bescheinigungen zum Lohnkonto
• Handels- und Geschäftsbriefe
• Sonstige Dokumente wie Auftragsbücher oder abgelaufene Versicherungspolicen

Zu den Unterlagen mit einjähriger Aufbewahrungsfrist gehören:

• Sozialversicherungsunterlagen der eigenen Beschäftigten für die Prüfung durch den Rentenversicherungsträger

Was tun mit Lieferscheinen?

Für Lieferscheine entfällt die Aufbewahrungsfrist, sobald die Rechnung da ist. Und für die persönliche Steuererklärung gilt seit 2017: Nur, wenn das Finanzamt Unterlagen fordert, müssen Betriebe sie auch einreichen. Sobald der Steuerbescheid bestandskräftig ist, können Unternehmerinnen und Unternehmer die Belege wegwerfen.

Was ist mit digitalen Unterlagen?

„Die Aufbewahrungspflichten gelten nicht nur für Papier-Unterlagen, sondern auch für digital gespeicherte Dokumente“, sagt Steuerberater Gampert. Wichtig ist, dass Prüfer die Daten jederzeit abrufen können und dafür beispielsweise keine Spezialsoftware notwendig ist. Wer Papierdokumente scannt, dem empfiehlt Gampert dringend eine Verfahrensdokumentation. Wer hingegen Rechnungen per E-Mail bekommt, der muss sie auch elektronisch aufbewahren. „Elektronische Kontoauszüge ausdrucken und anschließend löschen, das verstößt gegen die allgemeine Aufbewahrungspflicht“, sagt Steuerberater Christopher Gampert.

Tipp: Was sollten Unternehmer und Unternehmerinnen jetzt tun?

• Prüfen Sie, welche Unterlagen Sie entsorgen können
• Beachten Sie dabei die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen
• Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die Verfahrensdokumentation