Die E-Mail-Flut kanalisieren – mit Künstlicher Intelligenz

Die E-Mail-Flut im Posteingang abarbeiten: Diese Aufgabe kann nun das Software-Tool EVOteamwork der EVO Informationssysteme GmbH erledigen. Bei vielen Unternehmen hat sich dieser Messenger-Dienst für die Übermittlung innerbetrieblicher Nachrichten und die abteilungs- und standortübergreifende Verteilung und Nachverfolgung von Aufgaben bereits bewährt. Jetzt wird er um die Funktion der automatisierten E-Mail-Bearbeitung erweitert.

Möglich war die Realisierung dieser Funktion nur, weil die Software bei der Analyse Algorithmen der Künstlichen Intelligenz nutzt. Mit ihrer Hilfe wird der unstrukturierte Mailverkehr ausgewertet und Personen und Abteilungen zugeordnet.

Damit wird zugleich die Voraussetzung dafür geschaffen, die Mails in die innerbetriebliche Kommunikation einzugliedern. Dazu gehören u.a. die Weitergabe an Kollegen und Externe sowie das Nachverfolgen, ob und wann per E-Mail erteilte bzw. weitergeleitete Aufgaben auch erledigt wurden.

Außerdem ermöglicht das neue Tool das automatische Protokollieren der E-Mail-Kundenkommunikation im CRM (EVOcompetition) sowie das automatische Aufzeichnen der ein und ausgehenden Mails an Lieferanten und externe Dienstleister (SRM; ebenfalls EVOcompetition).

Diese Funktion bietet dem Anwender viele Vorteile: Das Mail-Postfach bleibt aufgeräumt, dennoch wird der gesamte Mailverkehr lückenlos dokumentiert. Weil die KI auch Schreibfehler erkennt und inhaltliche Zusammenhänge „versteht“, werden die einzelnen Mails richtig zugeordnet. Die Integration in EVOteamwork gewährleistet, dass die gesamte Mail-Kommunikation nachvollziehbar und strukturiert gespeichert ist – einschließlich Erinnerungen, Wiedervorlagen und Weitergabe von Aufgaben.

So wird auf ganz einfache, weil automatisierte, Weise verhindert, sichergestellt, dass Aufgaben in der täglichen Mailflut „untergehen“. Stattdessen finden sie ihren Platz im chronologischen Verlauf der Kommunikation, der von dem KI-gestützten Software-Tool strukturiert wird.

Somit ergibt sich aus Sicht des Anwenders eine enorme Arbeitserleichterung und Zeiteinsparung sowie eine erhöhte Zuverlässigkeit beim Bearbeiten von Projekten.