Checkliste Outsourcing: Auf diese 5 Punkte sollten Unternehmer unbedingt achten

In jedem Unternehmen fallen neben dem eigentlichen Kerngeschäft täglich zahlreiche Aufgaben im Backoffice an, die ebenfalls mit viel Sorgfalt erledigt werden müssen – von der Bearbeitung der Post, der Annahme von Telefonaten bis hin zur Buchhaltung oder auch spezifischen IT-Leistungen. Dabei ist die Bedeutung dieser To-dos nicht zu unterschätzen, denn sie können einen starken Einfluss auf die Effizienz und somit auch auf den Erfolg des Hauptgeschäfts haben. Kein Wunder, dass sich immer mehr Unternehmen für das Outsourcing bestimmter Aufgaben entscheiden. Die Vorteile liegen hier klar auf der Hand: Unternehmen können sich wieder ihren Kernkompetenzen zuwenden und sparen Ressourcen. Gleichzeitig kann sich ein externer spezialisierter Dienstleister mit seinem umfangreichen Know-how um die effiziente und kostengünstige Erledigung dieser wichtigen Aufgaben kümmern. Das Team von ebuero unterstützt Unternehmen aller Art im Backoffice und erklärt, auf welche fünf Punkte Unternehmer beim Outsourcen besonders achten sollten.

Kernkompetenzen identifizieren
Jedes Unternehmen sollte sich vor Augen halten, welche Aufgabenbereiche tatsächlich zum Kerngeschäft gehören und welche vollkommen unabhängig von diesem erledigt werden können. Welche Abläufe tatsächlich ausgegliedert werden können, hängt jeweils von den internen Prozessen und der übergeordneten Unternehmensstrategie ab. Daher sollte sich jeder Unternehmer bzw. jede Unternehmerin überlegen, mit welchen Leistungen das Produkt oder die Dienstleistung bei Kunden und Geschäftspartnern in Verbindung gebracht werden soll. So kann es beispielsweise mitunter sinnvoll sein, den Support auszulagern, bietet man jedoch ein sehr komplexes Produkt oder eine sehr komplexe Dienstleistung an, so gehört der Support zu einem wichtigen Standbein der Unternehmung und sollte nicht an externe Dienstleister abgegeben werden.  

Analysieren, welche Bereiche sich teilweise oder ganz auslagern lassen
Um zu identifizieren, ob Abläufe tatsächlich komplett oder nur teilweise ausgelagert werden können, sollten Unternehmer reflektieren, wo dies sinnvoll ist und ob das Outsourcen tatsächlich die gewünschte Effizienzsteigerung bringen wird. Wiederholen sich Aufgaben oft, ist der Informationsaustausch zu einem Aufgabenbereich mit wenig Aufwand verbunden und ändern sich die Anforderungen zur Bearbeitung desselben kaum, dann kann ein komplettes Outsourcing sinnvoll sein. Auch die Frage, ob die Bearbeitung bestimmter Prozesse einen großen oder eher geringen Einfluss auf das eigentliche Hauptgeschäft hat, hängt hiervon ab. Für den Anfang ist es sinnvoll, wenn Unternehmen sich eine Übersicht über die kompletten Abläufe im Unternehmen machen und dann definieren, welche dieser Abläufe unabhängig voneinander bearbeitet werden können und welche besser nicht oder nur teilweise ausgegliedert werden sollten.    

Den passenden Outsourcing-Dienstleister finden
In vielen Bereichen – wie beispielsweise der Buchhaltung oder auch der IT – existieren bereits unzählige Anbieter, die Unternehmen eine kompetente und vertrauensvolle Bearbeitung ihrer anfallenden Aufgaben versprechen. Anbieter sollten in erster Linie mit Qualität und entsprechenden Referenzkunden aufwarten können, bevor man diese in die engere Auswahl nimmt. Auch die Transparenz bei der Kommunikation und die Messung erzielter Ergebnisse sollte bei Outsourcing-Dienstleistern an oberster Stelle stehen. Darüber hinaus sollte ein potenzieller Partner ausreichend flexibel sein. Vertragslaufzeiten müssen mit den eigenen Plänen vereinbar sein. Wichtig ist auch die interne Kontrolle, ob Prozesse durch den Outsourcing-Partner tatsächlich vereinfacht oder zum Beispiel durch langwierige Abstimmungen am Ende nur noch komplexer werden. Anfallende Kosten sollten regelmäßig auf den Prüfstand gestellt werden, denn das Auslagern sollte langfristig eine Kostensenkung mit sich bringen. Bei internationalen Anbietern ist es für Unternehmer ratsam, darauf zu achten, dass die Qualitäts-Standards ihrer Branche eingehalten werden. Und schließlich ist auch das Bauchgefühl für die Auswahl des passenden Dienstleisters ein entscheidender Faktor, denn gerade zu Beginn der Zusammenarbeit kommt es auf die effiziente Kommunikation mit dem externen Partner an. Wichtige Werte und Vorstellungen sollten auf jeden Fall geteilt werden.  

Mögliche Fehlerquellen frühzeitig identifizieren
Eine der größten Gefahren beim Outsourcing für Unternehmen ist die des Qualitäts- und Kontrollverlustes. Firmen müssen daher frühzeitig hinterfragen, ob der Dienstleister auch wirklich das halten kann, was er bei Vertragsabschluss zugesichert hat. Vertraut man beispielsweise einem Outsourcing-Spezialisten die Annahme von Anrufen an, ist es wichtig, sich gerade zu Beginn regelmäßig Feedback von Kunden einzuholen, wie zufrieden oder unzufrieden sie bei der telefonischen Bearbeitung ihrer Anliegen waren. Ein regelmäßiger Austausch und das richtige Briefing gehören daher zum A und O für jeden Outsourcer.  

Regelmäßige Erfolgskontrolle
Nicht zuletzt sollte man monatlich Ziele definieren, die man mithilfe seines neuen Partners erreichen will. Dieser sollte den Auftraggeber weit über die bloße Kosten- und Zeitersparnis hinaus unterstützen und einen echten Mehrwert bieten. Ein Unternehmen sollte insgesamt auch in den ausgelagerten Prozessen an Qualität gewinnen und sich so gegenüber konkurrierenden Anbietern einen Wettbewerbsvorteil verschaffen können.  

Fazit: Produktiver im Kerngeschäft dank Outsourcing
Der richtige Outsourcing-Dienstleister kann Unternehmen zu einer Effizienzsteigerung verhelfen, so dass diese sich wieder produktiver ihrem Kerngeschäft und ihrer Unternehmensvision zuwenden können. Steht man in regelmäßigem Austausch mit dem Dienstleister und führt regelmäßige Qualitätskontrollen durch, schaffen Unternehmen ein Mehrwert für sich und ihre Kunden.