Stadt Ludwigsburg: Nachhaltigkeit im Einkauf durch DIWA

Lars Keller, Leiter des Bereichs Zentrale Beschaffung und Vergabe (ZBV) der Stadt Ludwigsburg, berichtete im September 2020 dem  Gemeinderat über den weiten Weg von der eigenverantwortlichen, dezentralen Beschaffung, hin zur Steuerung eines zentralen Einkaufs für alle Organisationseinheiten. Rückblickend beschafften rund 200 Besteller C-Artikel bei vielen Lieferanten und erzeugten ein entsprechend großes Rechnungsaufkommenen. Wertvolle Bündelungseffekte, die zu Preisvorteilen geführt hätten, gingen in der Vergangenheit oft verloren. Das Potential von Rahmenverträgen konnte, geschuldet dezentraler Ressourcenverwaltung, nicht voll ausgeschöpft werden. Durch die Verteilung auf viele Budgets und Lieferanten war die Erarbeitung belastbarer Leistungsverzeichnisse für Ausschreibung und Vergabe kaum möglich. Darüberhinaus sollten Aspekte der Nachhaltigkeit fest in den Einkauf etabliert werden. Bereits 2014 hatte Stadt Ludwigsburg den Deutschen Nachhaltigkeitspreis für vorbildliche Verwaltung erhalten. 2019 folgte die Auszeichnung „Klimaaktive Kommune“ und 2020 der BME-Preis „Innovation schafft Vorsprung“.

Um ein Wende herbeizuführen, wurde 2018 eine Projektidee auf den Weg gebracht, welche zur Neustrukturierung und Digitalisierung des Einkaufs führen sollte. Die Umsetzungsphase begann Anfang 2020, unter erschwerten Corona-Bedingungen mit der Einrichtung der ZBV. Hohe Priorität hatte dabei die Vergabe und Einführung eines E-Procurementsystems. Seit Januar 2021 sind nun Aspekte der Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit fest in digitale Einkaufsprozesse der Stadt Ludwigsburg integriert. Mit 4 Sortimenten war man für 200 Besteller am Start. Durch den Einsatz von DIWA (Einkaufslösung der TEK-SERVICE AG ) können Rahmenverträge jetzt besser gesteuert werden. “Wir kennen nun jeden Artikel, haben Kennzahlen, können qualifiziert ausschreiben und den Ausbau von Sortimenten, auch unter Aspekten der Nachhaltigkeit, vorantreiben. Darüberhinaus ergeben sich durch die Bündelung der Teams Einkauf, Vergabe und Kompetenzstelle Nachhaltige Beschaffung enorme Synergieen und positive Effekte”, so Lars Keller.