Wenn zwei mehr ist als drei

Das Druck- und Versandzentrum der Provinzial Rheinland in Düsseldorf betreibt gewissermaßen Understatement. Denn anders als die Bezeichnung vermuten lässt, produziert das Zentrum Dokumente für sämtliche Konzernunternehmen der Provinzial Holding AG mit Sitz in Münster. Als zweitgrößtes öffentliches Versicherungsunternehmen in Deutschland gehört die Provinzial Holding zur Sparkassen-Finanzgruppe. Der Versicherungskonzern mit mehr als fünf Millionen Privat- und Firmenkunden und einem Beitragsvolumen von über sechs Milliarden Euro entstand Mitte 2020 aus der Fusion der Provinzial Rheinland und der Provinzial NordWest Versicherungsgruppe.

Voller Einsatz für effiziente Kundenkommunikation

Wie in der Versicherungsbranche üblich, erfolgt ein Großteil der Kommunikation mit den Versicherungskunden per Briefpost. Entsprechend imposant ist das in Düsseldorf produzierte Volumen: Rund 130 Millionen A4-Seiten werden jährlich gedruckt und zu etwa
16 Millionen Briefsendungen verarbeitet. 15 Mitarbeiter kümmern sich in dem Druckzentrum, das von Montagmorgen bis Freitagabend im Dreischichtbetrieb produziert, um die damit verbundenen Aufgaben.

Im vierten Quartal eines jeden Jahres herrscht in der Abteilung Hochsaison – mit Auslastungsspitzen im November und Dezember. Dann wird für die verschiedenen Versicherungen das wichtige Jahresendgeschäft abgewickelt. Das in dieser Zeit anfallende Volumen an Beitragsankündigungen, Jahresmitteilungen und Abrechnungen definiert die Leistungsanforderungen an die genutzte Kuvertiertechnik.

Anfang August 2020 haben zwei Fusion Cross-Kuvertiersysteme von BÖWE SYSTEC drei Kuvertieranlagen eines anderen Herstellers abgelöst, mit dem das Unternehmen 24 Jahre lang zusammengearbeitet hatte.

Aus drei mach zwei

„Wir tauschen unsere Maschinen in der Regel nach acht Jahren aus. Als es bei unseren Kuvertiersystemen so weit war, wollten wir den Bestand von drei auf zwei Maschinen reduzieren. Diese mussten zusammen dieselbe Leistung bringen wie die drei bisherigen“, sagt Andrea Rabus, Abteilungsleiterin In- und Outputmanagement: „Außerdem kam es uns auf eine 100%ige Backup-Lösung an. Die neuen Maschinen sollten identisch und miteinander vernetzt sein, damit wir im Bedarfsfall schnell von einer Anlage auf die andere wechseln können. Die beiden Fusion Cross erfüllen diese Anforderungen. Selbstverständlich bedeutet eine Anlage weniger auch ein geringeres Investitionsvolumen und in der Folge weniger Servicekosten.“

„Wichtig war uns, dass die neuen Systeme die Formate DL und C4 verarbeiten können und eine einfache, schnelle Umstellung bieten, denn rund 90 % unserer Sendungen sind DL und der Rest C4. Die Fusion Cross-Systeme beherrschen das perfekt. Auf den ersten Blick unterscheiden sich die Angebote der verschiedenen Hersteller heute ja nicht mehr besonders, aber die Fähigkeiten der Fusion Cross und die ausgezeichnete Betreuung durch BÖWE SYSTEC, bereits in der Planungs- und Angebotsphase, haben uns überzeugt“, ergänzt Klaus Müllers, Gruppenleiter Druck- und Versandzentrum. Er führt weiter aus, warum die Wahl auf BÖWE SYSTEC fiel: „Mit bis zu 22.000 Kuvertiervorgängen pro Stunde bei DL erfüllt die Fusion Cross unseren Leistungsbedarf. Was uns aber richtig begeistert hat, ist die spezielle Kuvertiermethode, das Flow-Prinzip, das wir für eine großartige Technologie halten. Das führt zu einer konstanten Laufleistung der Kuvertiersysteme und resultiert in einem hohen Netto-Output auf der Schuppe. Die Kuvertiertechnik von BÖWE SYSTEC mit ihrer großen Anwendungs- und Beilagenbandbreite, ihrem stabilen Nonstop-Betrieb und dem Flow-Prinzip macht wirklich den Unterschied aus.“

Die Provinzial Rheinland orderte die Fusion Cross-Anlagen mit je drei Eingangskanälen. Neben Endlosverarbeitung von der Rolle sind sie mit einer Einzelblattzuführung sowie einem Anleger für Servicekarten ausgestattet. Die Anlagen bieten somit eine große Vielseitigkeit hinsichtlich Kanalverarbeitung sowie Anwendungs- und Beilagenspektrum. Dabei ist der Wechselkanal, der einen schnellen Umstieg von der Einzelblatt- zur Endlosverarbeitung ermöglicht, ein zentrales Feature für die Flexibilität der Fusion Cross.

Das Projekt erfuhr durch Covid-19 unvorhergesehene Belastungen; vieles musste auf unkonventionelle Weise gelöst werden. „Üblicherweise wird zum Beispiel das Bedienpersonal unserer Kunden in unserem Hauptsitz in Augsburg intensiv geschult. Auch die Abnahme der auslieferungsbereiten Anlagen erfolgt normalerweise im Werk“, erläutert Jens Abels vom BÖWE SYSTEC-Vertrieb, der das komplette Vorhaben als Projektmanager begleitete. „Pandemiebedingt haben wir hier flexibel reagiert und in enger Abstimmung mit der Provinzial sowohl das Operatortraining als auch die finale Abnahme vor Ort in Düsseldorf durchgeführt.“

Fusion Cross bringt Produktivitätsplus

„Unser Ziel war, die Anlagen im September 2020 voll in Produktion zu haben, weil dann das hochvolumige Jahresendgeschäft vor der Tür stand. Das hat dank der engagierten Projektbegleitung durch BÖWE SYSTEC und des intensiven beiderseitigen Austauschs sehr gut funktioniert“, betont Klaus Müllers. „So wie wir von Anfang an eine perfekte Betreuung seitens BÖWE SYSTEC erfahren haben, wurden auch unsere Bediener von den BÖWE-Technikern unter den schwierigen Rahmenbedingungen von Covid-19 hervorragend geschult.“

„Nach 24 Jahren in einer anderen Systemwelt gab es verständlicherweise an der einen oder anderen Stelle Bedenken seitens unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Bei der Einarbeitung an den neuen Kuvertiersystemen ist aber ihre Akzeptanz ziemlich schnell gewachsen. Vor allem hat sie die bedienerfreundliche Steuerungssoftware BÖWE Cockpit mit ihrer intuitiven Benutzeroberfläche überzeugt“, erklärt Andrea Rabus. Dank der einfachen Bedienung sind schnelle Umstellungen bei Jobwechseln möglich. Zudem unterstützt die Software die Effizienz der Vernetzung der beiden Fusion Cross-Anlagen. So lassen sich beispielsweise „Rezepte“ (materialbezogene Parametersätze für die Jobvorbereitung) anlegen und einfach von einer Fusion Cross auf die andere übertragen – digitaler Komfort, der Rüstzeiten senkt.

Zur Effizienz der Fusion Cross Anlagen sagt Klaus Müllers: „Insgesamt konnten wir die Produktivität gegenüber der früheren Technik noch steigern. Dank der konstanten Laufleistung erreichen wir auf jeder Maschine im Schnitt einen Netto-Output von 22.000 DIN-lang-Sendungen pro Stunde. Und im C4-Bereich, wo wir viele kleine Anwendungen in der Tagesproduktion haben, bieten die Fusion Cross-Anlagen sogar eine sechsmal höhere Produktivität als unsere vorherigen Systeme.“

Freiraum für mehr

„Unsere Erfahrungen mit den Fusion Cross-Systemen sind überaus positiv. Die erfolgreiche Abwicklung des Jahresendgeschäfts 2020 war der entscheidende Punkt. Neben der Leistung der Anlagen hat uns der sehr engagierte, partnerschaftliche Support durch die Vertriebs- und Technik-Experten von BÖWE SYSTEC – gerade unter den schwierigen Bedingungen der Pandemie – voll überzeugt“, bekräftigt Andrea Rabus. Sie verweist noch auf einen weiteren Vorteil: Durch ein Kuvertiersystem weniger wurde Platz frei, der für den bereits laufenden Ausbau der Abteilung zur Hausdruckerei für den Konzern sehr willkommen ist. Die künftigen Akzidenzdruckaufträge, u. a. Flyer, Mailings oder Broschüren, dürften auch weiteres Kuvertiervolumen generieren. Dank ihres SMTS-Konzepts (Single Machine Type Strategy), das für maximale Applikationsvielfalt und Beilagenflexibilität steht, sind die Fusion Cross-Anlagen auf solche Zusatzaufgaben perfekt vorbereitet.