Aussendienstoptimierung: Software zur Verwaltung von spontanen Ausfällen

Ob Wartung, Inspektion, Zertifizierung oder Notfallreparatur – eine Disposition, die für die Planung von Aufträgen für Außendienstmitarbeiter verantwortlich ist, wird irgendwann mit unerwarteten Verzögerungen, Mitarbeiterausfällen und Termin-Stornierungen konfrontiert. Diese Situationen sind zwar per Definition ungeplant, aber wie ein Unternehmen darauf reagiert, liegt ganz in seiner Hand. Eine ineffiziente Lösung sähe in etwas so aus: Die Disposition könnte die Termine des Tages vorverlegen und dabei die Entstehung von Leerlaufzeiten am Ende des Arbeitstages ignorieren. Unternehmen könnten auch den „aktuell verfügbaren“ Mitarbeiter zu einem Auftrag in einem ihm nichtzugeordneten Gebiet schicken, was zu einer Verschwendung von Zeit und CO2-Emissionen führt und – was am wichtigsten ist – die Kosten erhöht. Ebenfalls keine optimale Lösung. Eine Außendienstoptimierung sollte nämlich proaktive und reaktive Planungsfaktoren ausgleichen, um stets das beste Ergebnis zu erzielen. Unternehmen sollten sich auf die Umplanungen der Software zur Außendienstoptimierung und ihre Reaktion auf ungeplante Ereignisse verlassen können.

In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen vor, wie eine moderne Software zur Außendienstoptimierung mit einer reaktiven Planung durch verschiedene Parameter umgeht. Durch die Wahl der besten Außendienstoptimierung Software ist es möglich, untertägige Stornierungen so zu managen, dass das Ergebnis alle Stakeholder zufriedenstellt und sich Ihre KPIs sogar verbessern.

WERTVOLLE PARAMETER FÜR EINE SOFTWARE ZUR AUSSENDIENSTOPTIMIERUNG

Unabhängig davon, ob Sie eine Software zur Außendienstoptimierung verwenden oder nicht: Wenn der einzige Faktor, der bei der Neuplanung berücksichtigt wird, darin besteht, wie nah auf der Karte der nächste Techniker zum nächsten Termin ist, dann lassen Sie bereits unzählige weitere Parameter außer Acht und verzichten damit auf ein hohes Maß an Effizienz. Durch den Einsatz digitaler Tools können unter anderem bei untertätigen Terminabsagen automatisch verschiedene Daten untersucht und ausgewertet werden.

Zu diesen Daten gehören:

• Terminart und -länge
• Betriebsrestriktionen wie SLAs,
• Arbeitszeiten der Außendienstmitarbeiter und
• Techniker-/Betriebs-/Treibstoffkosten

Zur Außendienstoptimierung betrachtet die Software FLS VISITOUR darüberhinaus auch weitere Parameter. Beispiele hierfür sind:

• bestehende Restriktionen wie verfügbare Skills, Standort und verfügbare (Ersatz-)Teile
• Verkehrs-/Fahrzeitdaten und aktuelle Wetterbedingungen
• Einschränkungen wie sie sich durch Fahrzeugtypenrestriktionen wie Größe und Gewicht ergeben
• das Entfernen von harten Gebietsgrenzen(Patches)

Es liegt also auf der Hand, dass eine Außendienstoptimierung auch mit Software nicht im vollen Umfang möglich ist, sollten Ihnen die benötigten Daten nicht zur Verfügung stehen.

WIE SCHNELL IST EINE OPTIMIERTE UMPLANUNG?

Eine Software zur Außendienstoptimierung muss eine ganze Reihe an Einflussgrößen berechnen. Unternehmen, die ihren Außendienst gut aufgestellt haben, wissen, dass die kürzesten oder schnellsten Routen nicht zwangsläufig die besten Touren ergeben.

Das Vorgehen einer Software zur Außendienstoptimierung geht weit über die reine Optimierung der Fahrzeit und die Fahrstrecke hinaus. Nehmen Sie als Beispiel ein Unternehmen, das Heizkessel installiert. Die Installations-Arbeiten erfordern einen Heizungsbauer und einen Elektriker. Beide besitzen notwendige Skills für die Inbetriebnahme eines Heizkessels. Beide haben jedoch unterschiedliche Zeitpläne für den Tag. FLS VISITOUR erkennt automatisch, dass die Aufträge miteinander verknüpft sind und verschiebt den abgesagten Termin für beide Techniker in ein neues, optimales Zeitfenster.

So wird deutlich, dass diese komplexe Planung, die im Hintergrund abläuft, nur mit einem Algorithmus gelöst beziehungsweise beseitigt werden kann. So spielen manuelle Fehler in der Planung und enorme administrative sowie zeitliche Anforderungen an die Disposition in Zukunft keine Rolle mehr in Ihrem Unternehmen. Unsere digitalen Field Service Management-Tools und die Software zur Außendienstoptimierung, die auf dem PowerOpt-Algorithmus aufbauen, ersetzen die „Batch“-Umplanung durch ein dynamisches, tagesaktuelles Terminmanagement. In Sekundenschnelle reagiert FLS VISITOUR auf sich ändernde Bedingungen, egal wie umfangreich diese sind. Diesen Vorgang bezeichnen wir als Echtzeit-Disposition.

NEXT LEVEL SOFTWARE ZUR AUSSENDIENSTOPTIMIERUNG

Bisher haben wir uns mit Software befasst, die den Planungsaufwand beseitigt, der mit einer Umplanung nach einer Terminabsage am gleichen Tag verbunden ist. Wie aber kann eine Terminplanungssoftware die Terminbuchung grundsätzlich verbessern, um zukünftige Risiken einer Terminabsage zu minimieren?

Zum einen durch den Einsatz des PowerOpt-Algorithmus zur intelligenten Vorhersage zukünftiger Termindauern auf Basis historischer Daten. FLS VISITOUR verwendet automatisch prädiktive Durchlaufzeiten für Aufträge, deren Dauer bei der Erstellung des Auftrags nicht feststeht oder nicht ausgefüllt wurde. Ein Unternehmen könnte auch eine Platzhalterfunktion benötigen, wenn sich ein wichtiges Teil verzögert hat oder wenn eine bestimmte Fähigkeit eines Ingenieurs benötigt wird, dieser dem Unternehmen jedoch zurzeit nicht zur Verfügung steht.

Der PowerOpt-Algorithmus führt individuelle Berechnungen durch, die sich direkt auf die Terminplanung auswirken. Er berücksichtigt historische „gelernte“ Daten (wie z. B. geografisch abhängige Faktoren) und passt das vorläufige Terminfenster entsprechend an. Bei einer Vielzahl von Einsätzen mit voraussichtlicher Dauer ergibt die Gesamtheit der einzelnen Vorhersagen eine genaue Planungssituation. Ihr Unternehmen erreicht eine hohe Terminsicherheit und Ihre Kunden profitieren von einer stark erhöhten Chance auf einen First-Time-Fix.

Zum anderen sollten die ersten Terminfenster, die den Kunden angeboten werden, bereits optimiert sein. Kunden sagen seltener Termine ab, wenn sie selbst aus einer Auswahl an Terminen einen ausgewählt haben, mit SMS und E-Mail-Erinnerungen auf dem Laufenden gehalten werden und die Abwicklung Ihres Bedarfs in einem Self-Service-Portal verfolgen können.

WIE GEHEN SIE MIT TERMINABSAGEN AM SELBEN TAG UM?

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie mit einer Software zur Außendienstoptimierung die Arbeit vor Ort für Ihre Mitarbeiter und Kunden optimieren und dabei Ihre selbst gesetzten Unternehmensziele bestmöglich erreichen können, buchen Sie gerne eine Live-Demo oder kontaktieren Sie uns unter info@fastleansmart.com.