DSGVO-Konformität von Dateien sichern

Abhilfe schafft hier ein neues Dienstleistungsprodukt der Firma emagixx, dass insbesondere im Sparkassenmarkt zum Einsatz kommt. Softwaregestützt werden mithilfe eines speziell entwickelten Regelwerkes die textuellen Inhalte aus Office Dateien wie Word, Excel, Access etc. extrahiert und analysiert. Auf diese Weise ist es möglich, Dateien mit personenbezogenen Daten zu identifizieren und zu ermitteln, ob sie gelöscht bzw. archiviert werden müssen. Durch einen regelmäßigen Einsatz können Sparkassen sicherstellen, dass sich in ihren Verzeichnissen keine, gemäß DSGVO zu löschenden, Dateien mit personenbezogenen Merkmalen verstecken.

Darüber hinaus profitieren Institute beim Einsatz der Dienstleistung davon, dass auch Kopien von Dateien erkannt werden. Die Praxis zeigt, dass sich häufig Mehrfachkopien derselben Datei in gleichen oder auch in unterschiedlichen Verzeichnissen finden lassen. Durch die inkludierte automatische Löschung wird unnötigerweise belegter Speicherplatz wieder frei.