Das ERP System für den elften Mann

2001 konnten mit Onlinehandel viele nichts anfangen Georg Heu war zwischen 1987 und 1996 neun Jahre lang Torwartprofi, sieben davon in der österreichischen Bundesliga. Folglich wusste er sehr genau, was ein Keeper braucht, als er im Jahr 2000 KEEPERsport gründete – und damit in eine Marktlücke stieß. Bis zu diesem Zeitpunkt gab es keinen spezialisierten Shop für Torwart-Produkte. Heus Unternehmen startete offline, verkaufte zu Beginn über klassisches Telefonmarketing, also indem man Vereine anrief – oder die Torhüter direkt. 2001 kam der Onlineshop dazu, um auch über Österreich hinaus verkaufen zu können – Fußball wird schließlich überall auf der Welt gespielt.

Der Vertrieb übers Web war damals revolutionär neu – für einige zu neu. „Es gab Lieferanten, die mit Onlineshops absolut nichts anfangen konnten und uns fragten, wo sich der Laden denn genau befindet …“, erzählt Martin Krenn, ebenfalls Ex-Torwartprofi und seit 2001 neben Georg Heu und Finanzexperte Franz Kalla einer von drei KEEPERsport- Geschäftsführern.

Der Support hing an einer einzigen Person

In den folgenden Jahren gewann das Unternehmen in mehreren Ländern Ex-Profis als Markenbotschafter – zum Beispiel Reinhold Harraser in Italien und Peter Paluch in der Slowakei, vertrieb seine Produkte außerhalb Österreichs aber vor allem über selbstständige Franchise-Partner. Von diesem Modell verabschiedet sich KEEPERsport mittlerweile mehr und mehr, langfristig wolle man „das Geschäft so weit wie möglich in eigenen Händen behalten“, so Martin Krenn.

Und wer auf Zentralisierung setzt, braucht ein zentrales Lager.

KEEPERsport baute dies zwischen 2012 und 2014 in Kottingbrunn südlich von Wien – wo das Unternehmen auch ein großes Ladengeschäft betreibt. Spätestens zu diesem Zeitpunkt war den Beteiligten klar, dass auch in der IT etwas passieren musste. Martin Krenn: „Unsere alte Warenwirtschaft war alles andere als optimal, außerdem hing der Support an einer einzigen Person.“

Die gewünschte Software sollte sich schnell und unkompliziert anpassen und erweitern lassen. Mit diesem Pflichtenheft machte man sich auf die Suche. Zwei Anwendungen kamen in die engere Wahl. Dass sich KEEPERsport schließlich für Cloud ERP entschied, lag vor allem an der leichten Skalierbarkeit des Produkts und einer optimalen Unterstützung der weiteren Internationalisierung des Geschäfts.

Zur Cloud-Lösung gab es keine Alternative

Bei der Umsetzung halfen die Experten von All for One. „Das Projekt lief schnell und unkompliziert, die Berater sind genau auf unsere Wünsche eingegangen mit einem Spirit, der einfach gut zu uns passt“, findet Martin Krenn. Einer dieser Wünsche war, möglichst viel eigenes Know-how aufzubauen und dadurch die langfristige Abhängigkeit vom Dienstleister so gering wie möglich zu halten.

Trotz dieser Anforderung konnten die Mitarbeiter alle wesentlichen Funktionen nach nur einer Woche bedienen. Seit Juni 2019 ist das ERP-System produktiv. Von den knapp 50 Mitarbeitern sitzen 23 in Kottingbrunn, die anderen sind über ganz Europa verteilt, KEEPERsport ist mittlerweile in 16 Ländern mit eigenen Webshops aktiv: „Alle arbeiten direkt im System. Ihre Anbindung und die Datenflüsse insgesamt wären ohne die Cloud viel komplizierter und unkomfortabler zu managen gewesen.“

Das galt erst recht für den nächsten Schritt. Zum Jahreswechsel 2019/2020 begann die Zusammenarbeit mit 11teamsports aus Baden-Württemberg, nach eigenen Angaben größter Onlineshop für Fußball und Teamsport im deutschsprachigen Raum. Das ERP-System musste deshalb – nur ein halbes Jahr nach Einführung – deutlich erweitert werden.

Bei jeder Bestellung erkennt das System, wo ein Produkt lagert

Die nicht eben kleine Herausforderung bestand darin, weiterhin getrennte Webshops mit unterschiedlichen Sortimenten auf einer gemeinsamen Plattform abzubilden und zu managen, um anschließend auch die getrennten Lager mit ihren unterschiedlichen Warenwirtschaftssystemen softwareseitig zu integrieren.

„In dieser Phase“, so Martin Krenn, „sind die Vorteile des Systems richtig zur Geltung gekommen.“ Seit August dieses Jahres steuert die Plattform nicht nur den Versand aus Kottingbrunn, sondern auch den aus dem vor zwei Jahren errichteten vollautomatischen Lager von 11teamsports im baden-württembergischen Satteldorf. Bei jeder Bestellung erkennt die Software sofort, wo das betreffende Produkt lagert – und löst den Versand von dort aus. Die Integration war überaus anspruchsvoll, auch weil neben KEEPERsport und 11teamsports ein Versanddienstleister aus Italien mit eingebunden werden musste.

Die Digitalisierung ist niemals abgeschlossen

Aktuell ist man bei KEEPERsport mit dem Erreichten überaus zufrieden. „Unser Geschäftsmodell funktioniert und die Kunden fühlen sich wohl“, so Martin Krenn. Das Web habe maßgeblich zum Erfolg beigetragen, ohne den Onlineshop „hätten wir uns niemals so gut entwickelt.“

Ein Grund, sich auszuruhen, ist das für den KEEPERsport- Geschäftsführer aber auf keinen Fall. „Wir müssen uns weiterbewegen, schon um gegen Riesen wie Amazon oder Zalando zu bestehen. Und das gelingt nur, wenn wir beweglich bleiben. Wir können nie sagen, jetzt ist die Digitalisierung abgeschlossen. Weil sie das niemals ist.“

Die Implementierung des modernen Cloud ERP-Systems ermöglicht KEEPERsport die Integration verschiedener Systeme der Warenwirtschaft & Standorte, auf die von überall zugegriffen werden kann. Die Anbindung der verschiedenen Webshops ermöglicht es, dass das System bei jeder Bestellung erkennt, wo ein Produkt gelagert wird. Da KEEPERsport in mittlerweile 16 Ländern mit eigenen Webshops aktiv ist, können durch die Cloud-Lösung alle direkt im System arbeiten. Die Anbindung und die Datenflüsse insgesamt wären, ohne die Cloud viel komplizierter und unkomfortabler zu managen gewesen.

"Wir haben nun ein System, das den gesamten Bestell- und Liefervorgang inklusive Webshop optimal abbildet – Einschließlich der Verknüpfung mit unserer Buchhaltung." Martin Krenn

Getrennte Webshops mit unterschiedlichen Sortimenten wurden auf einer gemeinsamen Plattform abgebildet. Dadurch erkennt das System bei jeder Bestellung wo das Produkt liegt und löst den Versand von dort aus.