Digitalisierung im Sportverein: dotSource entwickelt zukunftsfähige Lösung für die Mitgliederverwaltung des USV Jena e.V.

3.100 feste Mitglieder und zusätzlich ca. 7.000 Studierende der Friedrich-Schiller-Universität Jena gilt es im Alltagsgeschäft des USV Jena zu managen. Hierzu gehören die An- und Abmeldung von Mitgliedern, deren Zuordnungen zu verschiedenen Abteilungen, sowie das Mahn- und Rechnungswesen. Bereits vor einigen Jahren hatte der größte Mehrspartenverein Thüringens hierfür in ein digitales System investiert, das jedoch heute nicht mehr den gestiegenen Anforderungen entspricht.

Mitgliedermanagement im Non-Profit-Bereich – eine besondere Herausforderung

Nach umfangreicher Beratung durch dotSource entschied sich der Kunde für das CRM-System von Salesforce. Neben Features und Funktionalität spielten für den gemeinnützig agierenden USV Jena auch die Kosten des Softwareanbieters eine wichtige Rolle: Salesforce bietet speziell für Non-Profit-Institutionen attraktive Preismodelle an.

Mit der Salesforce Sales Cloud können Mitgliedsdaten nun an einem zentralen Ort gesammelt und verwaltet werden. Durch die neue Anmeldefunktion über die Webseite des USV werden die Informationen nahtlos in das System eingespeist und im Anschluss den zugehörigen Abteilungen bzw. Sportarten zugeordnet. Die zweite große Herausforderung im Management eines Breitensportvereins besteht in den unterschiedlichen Rollen und Rechten zwischen haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitenden. Die Salesforce Community Cloud ermöglicht es, den ehrenamtlichen Abteilungsleitenden Zugriff auf die für Sie relevanten Informationen zu gewährleisten und damit erhöhte Kommunikationsaufwände mit der Geschäftsstelle zu vermeiden.

»Das gemeinhin als Mitgliederverwaltung bezeichnete System ist in unserem Verein die zentrale Arbeits- und Kommunikationsplattform«, erklärt Thomas Fritsche, Geschäftsführer des Universitätssportverein Jena e.V. »Das Team von dotSource hat mit uns ein zukunftssicheres, variables und erweiterungsfähiges System geschaffen, das genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist und eine hohe Datenqualität und damit niedrige Fehleranfälligkeit garantiert.«

Gemeinsam ehrenamtliches Engagement in Jena fördern
 
Um die Vereinsverwaltung noch unkomplizierter zu gestalten, erarbeitete dotSource außerdem ein digitales Management für ehrenamtlich Engagierte für den USV Jena. Dieses ermöglicht es beispielsweise Aus- und Fortbildungen, Übungsleiterverträge oder Ehrungen der ehrenamtlich engagierten Mitglieder zu erfassen und zu verwalten. So kann das Management der über 250 ehrenamtlich Engagierten zukünftig noch bedarfs- und bedürfnisorientierter erfolgen.

»Wir freuen uns sehr, mit dem USV Jena einen wichtigen Vertreter der lokalen Vereinslandschaft bei seinem Digitalisierungsprojekt begleiten zu können«, kommentiert dotSource Gründer und Geschäftsführer Christian Otto Grötsch die erfolgreiche Zusammenarbeit. »Die Förderung von Sport und Bewegung in Jena sind uns ein wichtiges Anliegen: So sponsern wir auch verschiedene Angebote des USV Jena wie beispielsweise die jährlich stattfindenden USV-SommerAktivCamps für Kinder!«   

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Über USV-Jena:
Der Universitätssportverein Jena e.V. ist mit circa 3100 Mitgliedern (Stand: März 2021) der größte Mehrspartenverein Thüringens. Neben klassischen Sportarten wie Fußball, Tennis, Volleyball und Fechten bietet der USV Jena auch moderne Disziplinen wie Ultimate Frisbee und Jugger an. Bundesweit bekannt ist der USV Jena für das Modell des Jenaer Hochschulsports, das seit 1994 beispielgebend für den Hochschulsport in ganz Deutschland ist. Dank zahlreicher eigener Sportstätten ist der USV Jena in der Lage, vergleichsweise vielen der circa 23 000 Studierenden einen Platz im Hochschulsport anbieten zu können.