Mehr Sicherheit für Whistleblower: CARMAO zeigt den richtigen Einsatz von Hinweisgebersystemen

Ulrich Heun, Geschäftsführer der CARMAO GmbH, erklärt: „Das Fehlen klarer Schutzmechanismen führte bisher dazu, dass wenige Hinweisgeber bereit waren, Missstände in Unternehmen zu melden, obwohl diese Informationen oft qualifiziert und sehr nützlich sind. Mit der EU-Whistleblower-Richtlinie sollen diese Hinweisgeber entsprechend geschützt werden.“

Durch die „EU Whistleblowing Directive“ ergeben sich für viele deutsche Unternehmen neue Anforderungen. So müssen zum Beispiel Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern sowie Behörden und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern entsprechende Kanäle einrichten, über welche Verstöße gegen nationales und EU-Recht gemeldet werden können.

Hinweisgebersysteme zum Schutz für Whistleblower

Eine Lösung ist hier die Einrichtung eines IT-gestützten Hinweisgebersystems. Dies ermöglicht eine anonyme, verschlüsselte Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Fallbearbeiter, die zu jeder Tages- und Nachtzeit stattfinden kann. Das System gewährleistet so den größtmöglichen Schutz für Whistleblower. Es gibt verschiedene derartige Lösungen: vom webbasierten System über den Ombudsmann bis zum Mischsystem. Darauf sollten Unternehmen z.B. bei einem webbasierten Hinweisgebersystem achten:  

• Systeme müssen die Anonymität der Hinweisgeber gewährleisten
• Rückfragen beim Hinweisgeber sollten möglich sein
• Eine Anpassung der Meldekriterien an das Unternehmen ist erforderlich
• Eine Auswertung des schriftlichen Hinweises ist notwendig

 „Ein Hinweisgebersystem dient den Mitarbeitenden eines Unternehmens, Kunden, Geschäftspartnern und weiteren Verantwortlichen als zentrales Instrument, um auf Missstände hinzuweisen. Es bietet Unternehmen damit die Möglichkeit, sehr schnell zu reagieren, Reputationsschäden abzuwenden und die eigenen Prozesse zu verbessern“, erklärt Ulrich Heun.

CARMAO bietet ein webbasiertes Hinweisgebersystem in Zusammenarbeit mit dem Systempartner Vispato GmbH und stellt einen Ombudsmann für Mitarbeiter und Nutzer, welche die Anwendung eines webbasierten Systems nicht wünschen. Das Hinweisgeberkonzept von CARMAO ist ganzheitlich, integrativ, serviceorientiert und nutzt interne Audits. Außerdem folgt es der ISO 37002:2021 „Whistleblowing Management System“, die im Juli 2021 herausgebracht wurde. Damit kann die Organisation des Hinweisgebersystems zusätzlich an die Best-Practise Ansätze einer internationalen Norm angelehnt werden.