Steuerkanzlei ADB trotzt mit Wildix der Pandemie und steigert Effizienz

In der Finanzbranche ist Vertrauen und die persönliche Beratung das A und O für den Erfolg eines Unternehmens. Die Corona-Pandemie hat daher viele Steuerkanzleien und Finanzberater vor große Herausforderungen gestellt, da persönliche Treffen nicht mehr möglich waren. Ein schneller und unkomplizierter Umstieg auf Home Office und die Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter auch dort jederzeit für die Kunden erreichbar sind, war die einzige Chance, diese Krise zu meistern. Der Einsatz von Wildix kombiniert mit der Citrix Integration machen diesen Schritt möglich.

Das Problem

ADB Altorfer Duss & Beilstein ist eine renommierte Steuerkanzlei mit Sitz in Zürich. Durch den Fokus auf gesamtheitliche Beratung von Kunden in allen steuerrelevanten Belangen ist das persönliche Gespräch und die permanente Erreichbarkeit überlebensnotwendig für die Kanzlei, die bereits seit über 65 Jahren für in- und ausländische Klienten tätig ist. “Im ersten Lockdown im März 2020 mussten wir von Heute auf Morgen ins Home Office wechseln”, erinnert sich Fabian Duss, Partner von ADB. “Wir hatten zwar eine Telefonielösung, bei der Mobilitätsfunktionen eingebunden waren. Diese hat aber mehr schlecht als recht funktioniert.”

Zudem gab es bei der Nutzung der Cloud-basierten Citrix Lösung, eines der weltweit führenden Systeme zur Virtualisierung von Arbeitsplätzen, Probleme mit der Telefonie. So musste laut Fabian Duss oft auf altmodische Home Office-Varianten zurückgegriffen werden, bei denen noch die privaten Festnetz-Telefonleitungen der Mitarbeiter genutzt wurden, da das Mobilnetz nicht gut genug ausgebaut war. Das hatte zur Folge, dass Mitarbeiter entweder für den Kunden nicht erreichbar waren oder ihre private Telefonnummer preisgeben mussten.

Ein weiterer Nachteil der bisherigen Telefonielösung war die fehlende Integration mit im Unternehmen genutzter Software wie beispielsweise dem Kundenmanagementsystem. “Das war viel umständlicher, als man das erst in der Datenbank suchen, kopieren und dann einsetzen musste”, erklärt Fabian Duss rückblickend.

Die Lösung

“Zu Wildix sind wir gekommen wie die Jungfrau zum Kinde”, erzählt der Steuerexperte. Denn die Rettung war eine Hilfsaktion von Wildix während des ersten Lockdowns. Um betroffene Unternehmen zu unterstützen und einen einfachen Übergang ins Home Office zu ermöglichen, stellte Wildix Lizenzen für sechs Monate kostenlos zur Verfügung. “Wir haben dann eine Probelizenz bei Wildix gelöst und das einfach so den Mitarbeitern hingestellt. Erfreulicherweise wurde das rege genutzt und hat sehr gut funktioniert, sodass wir dann im Herbst 2020 komplett auf Wildix umgestellt haben.”

Inzwischen nutzen alle rund 30 Mitarbeiter der Steuerkanzlei ADB die Wildix Soft- und Hardware.

“Besonders interessant ist die Integration mit unseren bestehenden Systemen, wo die ganzen Daten gespeichert sind. Diese können direkt abgefragt werden”, erklärt Fabian Duss und bezieht sich dabei auf die in der Kanzlei genutzte ERP-Software vertec. “Auch die Integration mit der Citrix Oberfläche funktioniert sehr gut – ohne Verzögerung und sie macht keine Probleme. Das hilft schon sehr.”

Fabian Duss, Partner bei ADB Altorfer Duss & Beilstein

ADB entschied sich im Zuge der Umstellung auf das neue Kommunikationssystem, auch das Bezugsmodell zu wechseln. So nutzt die Kanzlei die komplette Hard- und Software as-a-Service.

“Wir nutzen as-a-Service, weil das für uns einerseits Budgetsicherheit bringt, andererseits aber auch garantiert, dass wir immer die neueste Hard- und Software haben”, legt Fabian Duss die Gründe dar. “Die Kapitalinvestition fällt weg für die Anschaffung von eigener Hardware, so wie man das früher gemacht hat.

Das Ergebnis

Nach anderthalb Jahren Nutzung der Wildix-Lösung zieht Fabian Duss ein positives Fazit: “Was in erster Linie verbessert wurde, ist die Erreichbarkeit für unsere Kunden. Egal, wo unsere Mitarbeiter sind – der Kunde merkt gar nicht, ob sie im Büro sind oder sonst irgendwo. Auch wenn man die Kunden anruft, sehen sie das nicht.” Dank des One-Number-Prinzips wird dem Kunden immer ein und dieselbe Nummer angezeigt, egal von welchem Gerät der Mitarbeiter telefoniert. Selbst bei Telefonaten vom eigenen Mobiltelefon kann die Büronummer angezeigt werden. Fabian Duss bringt es auf den Punkt: “Mit einer Internetleitung ist man im Büro.”

Auch die internen Prozesse wurden dank der Wildix-Lösung verschlankt. “Besonders gern habe ich das Feature ‘Ruf-mich-zurück’”, sagt Fabian Duss. “Ich muss keine unnötigen Testanrufe machen. Man sieht ja schon auf der Oberfläche, ob der Kollege besetzt ist. Wenn ich möchte, dass mich jemand anruft, dann schicke ich ihm einfach ein Post-It ‘Ruf-mich-zurück’.” Damit spare jeder Mitarbeiter jeden Tag sehr viel Zeit.

“Das ist vielleicht schwer zu quantifizieren, aber wir haben alle sehr viele Telefonate und wenn da immer ein paar Sekunden gespart werden, weil ich keine Fehlversuche habe, dann kommen da sicher einige Minuten bis eine Stunde am Tag zusammen.”

Eine weitere Zeitersparnis biete die Integration mit dem ERP-System, denn es sei sehr hilfreich, “dass ich einfach oben links einen Namen reinschreibe und dann kommen sofort die Vorschläge, was alles in vertec vorhanden ist. So kann ich den Kunden sofort anwählen. Das ist ein großer Fortschritt.”

Diesen Fortschritt verdankt die Steuerkanzlei ADB nicht nur dem Wildix-System an sich, sondern auch dem zertifizierten Wildix Partner fourNET, der die Lösung vorgeschlagen und implementiert hat. “Seit wir fourNET haben, habe ich das Gefühl, immer zu den ersten zu gehören bei allen Neuerungen, die die Digitalisierung bringt. Und das ist ein angenehmes Gefühl. Das war beim früheren Provider genau umgekehrt. Da hatten wir immer das Gefühl, dass die ganze Welt moderne Applikationen nutzt, nur wir nicht.”

Zusammenfassend spricht Fabian Duss eine klare Empfehlung für das Wildix Kommunikationssystem aus:

“Wir nutzen Wildix, weil es komplette Mobilität gewährleistet. Man kann überall auf alle Daten zugreifen und die Integration mit Citrix funktioniert tadellos. Man kann spontane Konferenzen schalten, also Video oder auch nur Audio. Und dann hat es noch interessante Spielereien, wie das Post-It, damit die Kollegen einen zurückrufen.”

Anforderungen

• Home Office Lösung
• Mobilität
• Citrix- und ERP-Integration

Erreichter Mehrwert

• bis zu einer Stunde Zeitersparnis pro Tag durch ERP-Integration und Statusanzeige
• Einfache Erreichbarkeit im Home Office und im Büro unter einer Nummer
• optimierte interne Prozesse durch Post-It-Funktion
• reibungslose Einbindung von Citrix Virtual Apps / Citrix Virtual Desktops sowie ERP-Integration
• einfache Konferenzschaltung (Audio und Video)