Vorsprung durch digitales Dokumentenmanagement

Bei der Arbeit in den internen Unternehmensbereichen Finanzen, Vertrieb, Einkauf und der Verwaltung logistischer Tätigkeiten setzt Intenso bereits seit 2002 auf die ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV. Schon bei der Einführung 2002 entschied sich das Vechtaer Unternehmen für die TSO-DATA GmbH aus Osnabrück als IT-Partner, dessen Expertinnen und Experten auch heute noch für die kontinuierliche Betreuung der Unternehmenssoftware zuständig sind. Die langjährige, vertrauensvolle Zusammenarbeit in verschiedenen IT-Projekten und das Ziel, die internen Prozesse verstärkt zu digitalisieren, war zuletzt ausschlaggebend für die gemeinsame Einführung des Dokumentenmanagementsystems M-Files, die im Jahre 2020 begann. Der Wunsch, einen ganzheitlichen und nachhaltigen Digitalisierungsschub für das gesamte Unternehmen zu gestalten, wird hierbei ganz besonders durch verschiedene, individuell festgelegte Workflows für die einzelnen Bereiche ausgelöst, welche die tägliche Arbeit maßgeschneidert abbilden.

Finden anstatt Suchen und definierte Workflows

Der Wunsch von Intenso war es, den Dokumentenfluss im Unternehmen zukünftig so papierlos wie möglich zu gestalten. In einem gemeinsamen Workshop mit IT-Partner TSO-DATA fiel die Wahl auf die Dokumentenmanagementlösung M-Files. Das moderne ECM System unterstützt Unternehmen dabei, Dokumente und Informationen digital und insbesondere intelligent zu verwalten. Durch das Ablegen von Dokumenten anhand von Metadaten, die zu einem großen Teil aus dem ERP System stammen, ist das Wiederfinden von Informationen äußerst schnell und das Bedienen der Lösung für Anwender besonders intuitiv. Es entsteht ein digitaler und zentralisierter Dokumenten-Aufbewahrungsort, der Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführt. Eine Lösung, die die Bedürfnisse und Herausforderungen von Intenso nachhaltig abdeckte.

Mithilfe der in M-Files anlegbaren Workflows lassen sich sowohl Routineaufgaben als auch komplexe Prozesse im Unternehmen weitgehend digitalisieren und Aufgaben rechtzeitig den zuständigen Mitarbeiten zuweisen. Benutzer erhalten aufgabenbezogene E-Mail-Benachrichtigungen und der Fortschritt und Abschluss von Aufgaben kann transparent verfolgt werden. Innerhalb des integrierten Workflowmanagements können individuelle Workflows definiert werden, wie beispielsweise für die Rechnungseingangsbearbeitung.

„Wir wollten unsere Dokumente vom Import bis zur Verkaufsrechnung so digital wie möglich behandeln und uns so als Unternehmen ganzheitlich digital aufstellen. Dank der in M-Files von uns definierten Prozesse und automatisierten Workflows sparen wir Zeit und Geld. Der schnelle und einfache Zugriff auf unsere Dokumente erlaubt unseren Mitarbeitern eine deutlich effizientere Zusammenarbeit – sogar zu jeder Zeit und auch von zuhause aus.“ erklärt Thomas Schulenberg, IT-Leiter bei Intenso, die Entscheidung für M-Files.

M-Files bietet für jeden Einsatzzweck die Lösung

Universal einsetzbar, lässt sich M-Files an verschiedenste Bedürfnisse anpassen. Im Bereich der Buchhaltung wurde mittels des DMS Connector das Dokumentenmanagement nahtlos mit der ERP-Lösung Dynamics NAV verbunden und neben einem umfangreichen Rechnungsgenehmigungsworkflow ein Genehmigungsprozess speziell für Zahlungen aufgenommen. Die täglichen Eingangsbelege bearbeitet fortan die Lösung „Continia Document Capture“, die durch ihre automatisierte Belegverarbeitung für noch mehr Effizienz sorgt. Document Capture ist hierbei im ERP-System als Add-on integriert und erfasst dort automatisch Belege wie bspw. Eingangsrechnungen. Die Zeitersparnis gegenüber der manuellen Eingabe und die erhöhte Prozesssicherheit sind der große Vorteil für Intenso.

Für das Bestellmanagement wurde die Abbildung des Bestellprozesses in einem Workflow realisiert, um alle hier involvierten Mitarbeiter optimal einbinden zu können. Gleichzeitig erfüllte sich durch M-Files der Wunsch nach einer digitalen Ablage für die diversen bestell- und damit zollrelevanten Dokumente.

Die einfache und gleichzeitig sichere Prozessabwicklung durch Workflows fand schnell im ganzen Unternehmen Akzeptanz. So wurden bspw. in der Marketingabteilung von Intenso alle Freigabeschritte für die Artworks der Verpackungen automatisiert und an die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter transparent und jederzeit nachvollziehbar kommuniziert.

Kaufmännische Dokumente aus dem Vertrieb, die in der aktiven Dokumentenverwaltung nicht mehr benötigt werden, aber einer bestimmten Aufbewahrungspflicht unterliegen, sind manuell oder auch automatisch archiviert. So ist auch die Erfüllung der Compliance Anforderungen sichergestellt und unternehmensrelevante Dokumente landen sicher in M-Files.

Nahtlose Integration ins ERP

Dass sich M-Files mittels des von TSO-DATA entwickelten DMS Connector problemlos mit dem ERP-System von Microsoft verbinden lässt, bietet Intenso den direkten Vorteil, die Stärken beider Systeme gemeinsam zu nutzen. Mit der Schnittstelle lassen sich Belege wie Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und weitere elektronische Dokumente wie E-Mails einfach inklusive ERP-Stammdaten und -Vorgängen an M-Files übertragen. Dabei werden alle Belege und Dokumente aus NAV automatisch mit Metadaten versehen und in M-Files gespeichert. Anwender können auf diesem Weg gescannte Belege aus der täglichen Eingangspost sichten und den richtigen Vorgängen in NAV zuordnen. Die von Intenso benötigten 4 Mandanten in Dynamics NAV werden dabei in M-Files sauber in 4 eigenen Vaults abgebildet – so ist auch hier eine saubere Übersicht und Zuordnung gewährleistet.

„Die unkomplizierte Anbindung von M-Files an unser ERP-System mittels des DMS Connector erleichtert unsere Arbeit natürlich besonders in den Bereichen der Buchhaltung, aber auch des Bestellmanagements. Zudem sind wir mit der automatischen Archivierung aufbewahrungspflichtiger kaufmännischer Dokumente auf der sicheren Seite.“ bestätigt Thomas Schulenberg den Einsatz des DMS Connector.

Vom Erfahrungsschatz profitieren

Die Einführung von M-Files wurde in verschiedene Projektphasen unterteilt, um schon während der Implementierung bestmöglich auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der verschiedenen Bereiche reagieren zu können. Unterstützt wird dieser Prozess durch die auf rund 30-jähriger Erfahrung beruhenden IT-Projektmethodik von TSO-DATA. Sie sorgt in den verschiedenen Bereichen für eine nachhaltige Zusammenarbeit aller Beteiligten und eine zielgenaue Umsetzung.