Komplexität erfolgreich bewältigen

• mit welchen Strategien und Vorgehensweisen Sie die Komplexität beherrschbar machen
• wie Sie dabei insbesondere die Digitalisierung sicher in den Griff bekommen
• welche Rolle innovative Technologien und IT-Systeme dabei spielen
• wie sich die zunehmende Datenflut bewältigen lässt

Mit Resilienz zum erfolgreichen Change Management

Dieser Beitrag beleuchtete die verschiedenen Arten und Ausprägungen von Veränderungen, mit denen wir tagtäglich konfrontiert sind. Erfahren Sie nun, mit welchen Methoden und Vorgehensweisen Sie auf den Wandel reagieren und negative Auswirkungen für Ihr Unternehmen abmildern oder sogar in erfolgversprechende Strategien ummünzen können. Gefragt ist dabei Kreativität sowie ein gewisses Maß an Resilienz, mit der Sie gestärkt aus dem herausfordernden Change-Management-Prozess hervorgehen. Doch welche konkreten Maßnahmen empfehlen sich nun im Einzelnen, um dem Veränderungsdruck entgegenzusteuern?

Die Digitalisierung im Griff

Eine der größten aktuellen Herausforderungen für Unternehmen und jeden Einzelnen ist die Digitalisierung. Sie verändert alteingesessene und vertraute Abläufe grundlegend. Dabei besteht die Anforderung, sämtliche Geschäftsprozesse digital abzubilden. Hierfür müssen flexible und agile IT-Architekturen geschaffen werden, mit denen sich veränderte Bedingungen schnell und effizient umsetzen lassen. Um diese Flexibilität zu gewährleisten, muss die Bereitstellung, Integration und Nutzung der IT-Systeme maßgeblich vereinfacht werden. Wie lässt sich dies nun am besten bewerkstelligen? Zu aufschlussreichen Ergebnissen kommt hier eine aktuelle Studie des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens IDC: Demnach ist es zunächst erforderlich, Anwendungen, Systeme und Rechenzentren zu konsolidieren und zu optimieren. Dadurch wird der physische IT-Fußabdruck verkleinert, was den Verwaltungsaufwand für die IT-Mitarbeiter reduziert. Diesen steht dann mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben und die Entwicklung innovativer Konzepte zur Verfügung. Darüber hinaus lässt sich die Komplexität durch eine Zusammenführung und Integration der Systeme verringern.

Legacy-Anwendungen ausmustern

Zudem macht es laut der IDC-Studie Sinn, Legacy-Anwendungen durch modernere Systeme zu ersetzen, was ebenfalls das Handling der IT-Infrastruktur vereinfacht und den Verwaltungsaufwand vermindert. Überdies lassen sich dadurch auch Cloud-basierte Applikationen besser in die vorhandene IT-Infrastruktur integrieren und effizienter nutzen. Zu empfehlen ist ebenso, sämtliche Betriebssysteme auf möglichst wenige Umgebungen zu konsolidieren und die Vielfalt einer heterogenen Systemlandschaft weitestgehend zu vereinfachen. Daneben kann auch ein Outsourcing von Ressourcen und Kapazitäten an Managed-Services- und Cloud-Anbieter wie Microsoft Azure die Komplexität der IT-Prozesse im Unternehmen entscheidend verringern. Eine weitere Möglichkeit besteht im Einsatz von Automatisierungstools und -Technologien sowie von künstlicher Intelligenz (KI). Dadurch lassen sich insbesondere wiederkehrende Abläufe automatisieren, was die Prozesse beschleunigt, Fehlerquellen manueller Tätigkeiten reduziert und Kosten einspart. Darüber hinaus entlastet dies die Mitarbeiter, die sich anspruchsvolleren Aufgaben widmen können. So steigt quer durch alle Branchen die Produktivität und Effizienz der Business-Workflows. Viele Unternehmen haben die Vorteile der Automatisierung bereits erkannt und nutzen beispielsweise Systeme für Robotic Process Automation (RPA).

ERP- und CRM-Systeme sind Pflicht

Um die Digitalisierung und die daraus resultierende Komplexität erfolgreich zu meistern, bedarf es neben einer agilen und einfach handhabbaren IT-Infrastruktur auch leistungsfähiger Software-Lösungen. Zu denken ist hier in erster Linie an professionelle Systeme für Enterprise Resource Planning (ERP), mit denen sich sämtliche betriebswirtschaftlichen Geschäftsprozesse transparent abbilden, steuern und optimieren lassen. Hilfreich sind auch Lösungen für Customer Relationship Management (CRM). Diese erleichtern die Pflege der Kundenbeziehungen und sind damit ein wesentlicher Eckpfeiler in der Software-Landschaft moderner Unternehmen. TOPIX beispielsweise vereint beide Funktionskerne – ERP und CRM – in einer durchdachten All-in-one-Lösung. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) können damit branchen-übergreifend die Verwaltung ihrer Business-Prozesse in puncto Effizienz auf eine neue Stufe heben. Dank des modularen Aufbaus lässt sich das System flexibel erweitern, skalieren und an individuelle Bedürfnisse und Anforderungen anpassen.

Die Datenflut bewältigen

Ein wesentlicher Vorteil von Business-Software-Lösungen besteht insbesondere im vereinfachten und optimierten Management von Daten, die im Zuge der Digitalisierung in großem Umfang entstehen (Big Data). Die Systeme enthalten in der Regel einen einheitlichen Daten-Pool (Single Source of Truth), sodass berechtigte Mitarbeiter immer von zentraler Stelle auf aktuelle und konsistente Informationen zugreifen können. Dies verhindert isolierte Daten-Silos, deren Inhalte sich kaum zur Generierung von unternehmensweitem Wissen (Business Intelligence) verwenden lassen. Eine Single Source of Truth hingegen trägt dazu bei, das enorme Potenzial qualitativ hochwertiger Daten zu heben und für erfolgreiche Business-Strategien zu nutzen. Zudem können Firmen durch ein konsistentes Datenmanagement und den Einsatz entsprechender Software digitalisierte Prozesse durchgängig gestalten und weitgehend automatisieren. So lassen sich beispielsweise Ausgangsrechnungen im Rahmen eines ganzheitlichen Workflows erstellen und rechtssicher versenden. Eingangsrechnungen hingegen werden mit digitaler Unterstützung zentral erfasst, gegebenenfalls gescannt, der Buchhaltung zur Verfügung gestellt und sicher archiviert.

Compliance-Anforderungen sicher einhalten

Durch neue gesetzliche Vorschriften wie etwa die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) steigen die Anforderungen an die Compliance, die Unternehmen für ein rechtssicheres Auftreten erfüllen müssen. Auch hierbei unterstützen professionelle Business-Software-Systeme mit ausgefeilten Features für ein ganzheitliches Datenmanagement. So enthalten die Lösungen Funktionen, um unstrukturierte Daten präzise sowie automatisiert zu indexieren und damit eindeutig zu kennzeichnen. Wichtig ist, dass sich dieser Prozess über alle Speicherorte wie Endpoints, Backups, Archive und File-Systeme erstreckt. Dabei müssen auch Cloud-Instanzen einbezogen werden. Nur so lassen sich personenbezogene Informationen im Fall einer Verbraucheranfrage auch in komplexen, heterogenen Infrastrukturen schnell auffinden und auf Verlangen löschen – wie es die DSGVO vorschreibt. So liefern Datenmanagement-Funktionen die nötige Transparenz, um relevante Kunden-Informationen geordnet und compliance-sicher zu speichern sowie zu verwalten – und bei Bedarf auch herauszugeben.

Agile Arbeitsmodelle umsetzen

Und was können Unternehmen konkret tun, um die Herausforderungen einer zunehmend flexibleren und agileren Arbeitswelt (New Work) zu adressieren? Hierbei unterstützt die Implementierung software-basierter Collaboration-Tools, mit denen örtlich verteilte Teams ihre Zusammenarbeit effizienter und durchgängiger gestalten können. Unternehmen müssen zudem dafür Sorge tragen, dass mobile oder im Home Office tätige Mitarbeiter nahtlos an betriebliche Infrastrukturen angebunden werden. Dabei müssen die externen Beschäftigten sicher auf das Firmennetzwerk und auf den kompletten Funktionsumfang sämtlicher Software-Systeme zugreifen können. Konsolidierte, einfach zu administrierende Applikationen und agile IT-Architekturen schaffen hierfür die besten Voraussetzungen.

Fazit

Die Herausforderungen einer sich rasant verändernden Geschäftswelt lassen sich am besten mit den richtigen Technologien und IT-Systemen adressieren. Dazu zählen leistungsfähige Business-Software-Lösungen ebenso wie Automatisierungstools und Systeme auf Basis von künstlicher Intelligenz. Unternehmen ist dringend zu empfehlen, in hierfür benötigte personelle und infrastrukturelle Ressourcen zu investieren. Nur so können Firmen die mit dem Wandel einhergehende Komplexität reduzieren und ihre Marktposition auch in Zukunft erfolgreich behaupten.