Flexibel und schnell, intuitiv und selbsterklärend

Bau und Montage sind das eine. Aber immer mehr nachgefragt wird der Service des Unternehmens. Wartung, Reparaturen, regelmäßige Kontrollen, die die Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften (UVV-Prüfung) vorschreiben: Das schlägt sich in wachsenden Auftragszahlen nieder. Ein reibungsloser und effizienter Ablauf ist unverzichtbar – dafür sorgen bei der Leto Tore GmbH Anwendungen von geoCapture.

Die Effizienz made by geoCapture beginnt bereits bei der Planung. Das Einzugsgebiet des Unternehmens reicht bis nach Ostwestfalen, ins nördliche Rheinland und ins Ruhrgebiet. „Da haben wir früher die Adressen der Kunden herausgesucht, im Internet beim Routenplaner geguckt und los ging‘s“, erinnert sich Andreas Schaten, der bei Leto für den Servicebereich zuständig ist. Tourenplanung in Handarbeit: Alles andere als zeitgemäß.

Jetzt erledigt geoCapture diesen Job und spart damit doppelt Zeit: Im Betrieb bei der Planung und bei den Serviceteams unterwegs. Das bringt ein zusätzliches Plus an Kundenzufriedenheit. Schaten: „Wir können mit der Tourenplanung und unserer Erfahrung, was Wartungszeiten angeht, dem Kunden ein zuverlässiges Zeitfenster anbieten. Und: Wenn ein dringender Reparaturauftrag hereinkommt, können wir schauen: Welches Team ist in der Nähe und hat Zeit? Wann kann es beim Kunden sein?“ Denn: Jedes Fahrzeug ist mit einem GPS-Modul ausgestattet, das sorgt in der Zentrale für Übersicht.

Übersicht, die haben die Monteure, die draußen beim Kunden sind, ebenfalls mit geoCapture. Jeder Monteur verfügt über ein von geoCapture konfiguriertes Tablet. Dank maßgeschneidertem Datenimport werden schon bei der Auftragsannahme Lieferscheine aus dem Warenwirtschaftsprogramm (Topkontor) in der geoCapture-App bereitgestellt. Damit hat der Servicemitarbeiter die wesentlichen Daten immer abrufbereit: Welches Tor ist eingebaut, welche Teile werden benötigt, wie sieht der Schaltplan aus, wer ist der Ansprechpartner?

Auch die durchgeführten Arbeiten werden am Tablet dokumentiert. „Die Aufträge unterscheiden sich, auch in der Art, wie sie dokumentiert werden: Eine Reparatur sieht anders aus als eine UVV-Prüfung. Früher mussten sich unsere Leute durch Papierberge wühlen. Jetzt gibt es für jede Auftragsart auf dem Tablet die passenden Formulare, die geoCapture für uns gebaut hat und die wir bei Bedarf selbst anpassen können. Die sind so genau formuliert, dass die Monteure einfach nur an der passenden Stelle einen Haken setzen müssen. Auch das spart Zeit und ist vor Ort einfach praktischer“, erklärt Andreas Schaten. Die App ist intuitiv und selbsterklärend. Wenn es doch einmal hakt, hat geoCapture schnell eine Lösung parat. „Der Service ist wirklich super“, so Andreas Schaten.

Der Kunde unterschreibt den Arbeits-oder VVU-Prüfbericht am Tablet, erhält ihn sofort per Email und zugleich liegt der Bericht in der Leto-Verwaltung vor – und damit ist der Auftrag komplett abgearbeitet. Beinahe jedenfalls. Denn am Ende jedes Auftrags steht die Rechnung und der Zahlungseingang. Und sogar der kann durch geoCapture mitunter sehr effizient erfolgen. „Ich kann mich an einen Kunden erinnern“, erzählt Jürgen Öllerich aus der Leto-Buchhaltung, „der wollte vor Weihnachten wohl seinen Schreibtisch leer haben – so wie ich. Unser Monteur war am Tag vor Heiligabend vor Ort und ich hatte sofort seinen Arbeitsbericht auf dem Rechner. Weil es gerade passte, habe ich die Rechnung fertiggemacht und dem Kunden 15 Minuten später per Email geschickt. Die hat er dann noch am gleichen Tag bezahlt!“

Fazit: geoCapture bietet bei Planung und Durchführung von Service-Aufträgen der Leto GmbH einen großen Effizienz- und Zeitgewinn. Der Import der Lieferscheine aus dem Warenwirtschaftssystem in die geoCapture-App stellt die nötigen Informationen für den Auftrag bereit. Auch die Dokumentation erledigen die Mitarbeiter in der geoCapture App am Tablet – effizient und zeitsparend, weil die Berichte in Formularform an verschiedene Auftragsarten angepasst sind.