CARMAO klärt auf: Wie packe ich meinen Notfallkoffer?

„Gerade in kleinen Unternehmen liegen die Zuständigkeiten für zum Beispiel Bankge­schäfte oft auf Inhaber-Ebene. Damit ein Unter­nehmen auch bei einem plötzlichen Aus­fall der bis dato verantwortlichen Person überlebensfähig bleibt, müssen entsprech­ende Notfallmaßnahmen getroffen werden, die im Falle eines Falles die Mitarbeiten­den, die Familie und weitere Betroffene absichern bzw. Erste Hilfe leisten. Es gilt, sich frühzeitig mit dieser Thema­tik zu beschäftigen, denn sonst kann es zu spät sein“, erklärt Ulrich Heun, Geschäftsführer der CARMAO GmbH.

Notfallmanagement unterstützt die Unternehmensresilienz

Der Notfallkoffer ist Teil des Notfallmanagements, was wiederum ein wichtiger Be­stand­teil der Unternehmensresilienz ist. Es sollte immer die Unternehmenssicherung im Fokus stehen. Vertretungen für den Ernstfall müssen zuvor per Vollmacht, z. B. per Prokura, geregelt sein, ebenso wie zu informierende Personen und Maßnahmen für die Weit­erführung des Unternehmens.

Sinnvoll ist es außerdem – insbesondere bei Familienunterneh­men – wenn die ver­antwortliche Person wesentliche Entscheidungen, die dann zu treffen oder auszuführen sind, im Detail mit ihrer Familie bespricht und eine entsprechende „Rollenverteilung“ der Zuständigkeiten, die beim Ausfall greifen, definiert. Auch weitere wichtige Verant­wortliche oder enge Vertraute innerhalb des Unternehmens sollt­en dabei einbezogen werden.

Der Notfallkoffer beinhaltet alle wichtigen Dokumente, Handlungsanleitungen und vieles mehr:

• Vollmachten, die Nachfolger oder Vertreter benötigen, um die Geschäfte weiterzuführen (Privatvollmacht, Kontovollmacht, Handlungsvollmacht oder Prokura)
• Alle wichtigen Passwörter und PIN-Nummern
• Wichtige Geschäftsdokumente: Kundenlisten, Fristen, Lieferanten, Versicherungspolicen, Geschäftspartner etc.
• Alle Schlüssel müssen verfügbar und die Zugehörigkeit muss ersichtlich sein (ggf. Zweitschlüssel)
• Übersicht über die Aufbewahrung der personenbezogenen Unterlagen (Testament, Gesellschaftsvertrag und Patientenverfügung)
• Notfallplan für die ersten Schritte

Ulrich Heun erklärt: „Es gibt generelle Richtlinien, was sich als Bestandteil eines Notfallkoffers empfiehlt. Der Notfallplan und alle damit verbundenen Maßnahmen müssen aber natürlich individuell auf das Unternehmen und die entsprechenden Gegebenheiten zugeschnitten werden.“

Die CARMAO GmbH bietet für das ganzheitliche Notfallmanagement Beratung, Dienstleist­ungen und Seminare an. Die Schwer­punkte liegen dabei in den Bereichen Unternehmens­resilienz bzw. organi­sationale Resilienz nach ISO 22316, Informationssicherheit, Risiko­management, Business Continuity Management (BCM), Datenschutz & Compliance, Datacenter Solutions und vieles mehr.