Aussendienst-Software: Assistierte, optimierte oder Dynamische Einsatzplanung?

Ein weit verbrei­te­ter Irrglaube bei Außendienst-Software ist, dass nur Unter­nehmen mit vielen reak­tiven Einsätzen oder Notfall­terminen wirklich von einer Opti­mierung des Außendienstes im Tages­verlauf profi­tieren. Es ist jedoch so, dass eine intelli­gente, dynamische Planungs­software für eine Harmoni­sierung der geplanten wie unge­planten Arbeits­aufträge sorgt. Sie berechnet und optimiert laufend die Aufträge und die Touren und schafft dadurch eine Flexi­bili­tät, die zuvor nicht möglich war.

AUSSENDIENST-SOFTWARE MACHT DEN UNTER­SCHIED

Der Unterschied, den eine profes­sio­nelle Software für den Außendienst macht, ist schnell im gesamten Unter­nehmen spürbar: Ver­bes­se­rungen bei der Nutzung von Treibstoff und Fahrzeugen, der Produk­tivität und der Zufrie­denheit und Moti­vation der Mitarbei­ter:innen im Außendienst. Außerdem gelingt der richtige Einsatz von Fähig­keiten und Ersatz­teilen und die Einhal­tung kritischer SLAs.

Um das zu erreichen, müssen Sie zunächst den richtigen Partner mit einem geeig­neten Tech­nolo­gie­angebot finden. Genauer gesagt heißt das: einen Software­experten mit einem Algorithmus, der sich an Ihre einzig­artigen Arbeits­abläufe anpasst, mit benutzer­freund­lichen Tools und mit Features, die Ergeb­nisse für alle Abtei­lungen liefern.

EXKURS: DIE SUCHE NACH DER PASSENDEN SOFTWARE FÜR DEN AUSSENDIENST

Der Markt für Unternehmenssoftware wächst unauf­halt­sam. Software­lösungen und Webser­vices bilden Geschäfts­prozesse ab und unter­stützen sie. Die Suche nach der passenden Software für den Außendienst kann ein­schüch­ternd wirken.

Nutzen Sie diesen Input für Ihre Recherche:

• Blog: Ab wann lohnt sich eine pro­fes­sio­nelle Touren­pla­nungs­soft­ware? 
• Blog: Wie Sie mit einer Termin­pla­nungs­soft­ware Kosten sparen
• E-Book: Die 10 häufigsten Fehler bei der Auswahl von Field Service Mana­gement Software

WIE MANAGE ICH DIE EINSATZPLANUNG RICHTIG?

Eine dynamische Einsatzplanung beginnt mit opti­mier­ten Termin­daten. Die Stufen der Abkehr vom ineffi­zienten Auf­füllen von Lücken bzw. Puffern lassen sich grob in drei Typen unter­teilen. Jeder Typ hat seinen eigenen Ansatz zur Opti­mierung des Personal­einsatzes.

I. UNTERSTÜTZTE PLANUNG
Unterstützende Planungslösungen (assis­tierte Planung) bieten eine Balance zwischen der gestei­gerten Effizienz einer voll­ständig dynamischen Planung und der Intui­tion eines erfah­renen Disponenten, die mit einer manu­ellen Einsatzplanung ver­bunden ist. Ein Unter­nehmen muss bei dieser Planungsart das Risiko in Kauf nehmen, dass Fähig­keiten und Wissen verloren gehen, wenn der/die Mitar­beiter:in in der Zentrale seine Funktion aufgibt. Dieser Ansatz zur Optimie­rung des Personal­einsatzes richtet sich im Allge­meinen an kleinere Unter­nehmen, die sich in einer Wachstums­phase befinden.

II. OPTIMIERTE PLANUNG
Eine optimierte Einsatzplanung ist in der Regel dann erfor­derlich, wenn eine Außendienst­abtei­lung einen Teil der mit der Einsatzplanung verbun­denen Ent­scheidungs­findung automati­sieren muss. Zum Beispiel könnte ein Unternehmen sein Callcenter für die Buchung von Terminen beibe­halten wollen. Bei dieser Optimie­rung des Personal­einsatzes kommt häufig ein Algorithmus wie unser PowerOpt zum Einsatz, um den Ent­schei­dungs­prozess durch eine Außendienst-Software zu ratio­nali­sieren.

III. DYNAMISCHE PLANUNG
Dynamische Einsatzplanung, oder anders ausge­drückt, Lösungen für die Außendienst-Planung in Echtzeit eignen sich für ein breites Spektrum mittlerer bis großer Organi­sationen. Unter­nehmen sind sich oft bewusst, dass ihr Umfeld komplex und heraus­for­dernd ist, aber sie sind in ineffi­zienten kunden­spezi­fischen Lösungen gefangen, deren Ent­wicklung viele Jahre gedauert haben kann. Das blockiert die Organi­sation. Oftmals sind die lei­tenden Planer:innen und Dispo­nent:innen von den Arbeits­abläufen frustriert und erleben, dass ihr Außendienst versucht, sich an jede kleine Änderung anzu­passen, ohne die Möglich­keit zu haben, die weiteren Folgen zu über­prüfen.

EIN GANZHEITLICHES ÖKOSYSTEM FÜR DEN AUSSENDIENST

Eine geeignete Außendienst-Software identi­fiziert und optimiert die Ressourcen, um die kritisch­sten Arbeits­aufträge unter Tausenden von Vorgängen zu berück­sichtigen, die sowohl bereits laufen als auch weit im Voraus geplant sind. Für ein mittleres bis großes Außendienst-Management empfiehlt sich sogar mehr als nur die passende Außendienst-Software zur Disposition: Ein ganz­heit­liches Ökosystem, beste­hend aus

• einem kostenoptimierten Self-Service-Termin­portal für die Kund:innen,
• einer Echtzeit-Termin- und Tourenplanung sowie
• einer integrierten App für den Außendienst für bessere, papier­lose Prozesse.

Ein derartiges Ökosystem bringt Effizienz in allen Prozessen und sorgt für einen digitalen Sprung im Kunden­service und Vertrieb. Dem Aufbau eines solchen ganz­heit­lichen Systems widmet man sich am besten Schritt für Schritt. – Der Weg dahin beginnt mit der Auswahl der geeig­neten Aussendienst-Software für Ihren Betrieb.

ES IST ZEIT FÜR BESSEREN SERVICE DURCH MODERNE AUSSENDIENST-SOFTWARE

Es ist für Außendienst­orga­nisa­ti­onen an der Zeit, einen speziali­sierten Software­entwickler zurate zu ziehen. Mit der richtigen Art der Einsatz- und Tourenplanung er­reichen Sie mehr Effizienz und Produk­tivität in allen Bereichen des Kunden­service vor Ort.
Lassen Sie sich von uns beraten, wie Sie Ihre Planung best­möglich aufstellen oder buchen Sie direkt eine unver­bind­liche Demo unserer Außendienst-Software.

Mehr erfahren:

• Blog: 11 Gründe für den Einsatz einer pro­fes­sio­nellen Tourenplanung
• Übersicht: Kunden und Branchen, die FLS-Tech­no­lo­gie im Außendienst nutzen