Die fünf heißesten Trends im Service-Management

Trend 1: Wissensmanagement

Wir kennen alle dieses Szenario: Ein Gerät oder eine Anwendung ist defekt, doch auch nach langer Suche ist keine befriedigende Lösung auffindbar. Anschließend wird zum Telefon gegriffen – doch an einem komplexen Problem, gerade im B2B Umfeld, scheitert auch das Callcenter. Ein Grund dafür: in Unternehmen existieren keine ausreichend guten Dokumentationen. Das Fachwissen ist meist in den Köpfen einzelner verteilt. An dieser Stelle kommt das Wissensmanagement ins Spiel.

Wissensmanagement bedeutet: vorhandenes Wissen mithilfe einer entsprechenden Software-Lösung im Unternehmen zu ermitteln, strukturieren und dokumentieren. Unternehmen widmen sich vermehrt diesem digitalen Ansatz, denn die Vorteile sind zahlreich:

• Optimierung der Customer Self-Service-Möglichkeiten
• Verbesserung von Qualität, Geschwindigkeit und Effizienz in der Serviceabteilung
• Weniger Support-Anfragen
• Kürzere Bearbeitungszeiten
• Kürzere Onboarding-Zeiten.

Trend 2: Smarte, kleine Self-Service-Portale

Kunden erwarten heute auch im B2B Funktionen, die sie aus dem privaten Online-Shopping kennen. Dazu gehört auch die Selbstbedienung bei der Lösung von Service-Fragen. Es muss aber nicht gleich das Full-Blown-Kundenportal sein. Oft genügt auch ein leichtgewichtigeres (und kostengünstiges) Service-Portal als zentraler Inbound Channel an ein Ticketing System. Immer mehr vor allem mittelständische Unternehmen setzen auf eine solche Lösung.

Eine entsprechend effiziente und intelligente technologische Basis ist beispielsweise die SAP BTP (Business Technology Plattform). Auf ihr kann ein Portal entwickelt werden, dass folgende Aspekte verwirklicht und bietet:

• Integration des Portals an diverse Systeme
• Kundenindividuell erweiterbar und anpassbar je nach Systemen, Prozessen und Stammdaten
• Modularer Aufbau, schlichtes aber gut anpassbares UI (Corporate Identity)

Die Vorteile: Können Kunden einfache Transaktionen selbstständig durchführen, gewinnen Service-Teams und Vertriebs-Mitarbeiter Zeit für wertschöpfende Arbeit wie den Aufbau und die Pflege von Kundenbeziehungen. Bewegen sich Kunden online auf Selbstbedienungsseiten, hinterlassen sie dazu wertvolle Fußspuren. Daten über das Nutzerverhalten und Interessen können so gesammelt und in die bestehenden CRM-Systeme überführt werden. So hat der Vertrieb schon vor dem ersten Kontakt mit dem Kunden wertvolle Informationen zur Hand.

Trend 3: Full-Blown-Kundenportale

Um den Serviceprozess ganzheitlich und durchgängig zu gestalten, ist die Etablierung einer integrierten Servicelösung, die auch andere Touchpoints bedient, immens wichtig. Ein solches Serviceportal sollte die Beteiligten (Kunden, Außendienst, Serviceteam, Partner, Händler, Niederlassungen) zusammenführen und ihnen gezielte Services zur Verfügung stellen, die dabei helfen, im Alltag erfolgreich zu sein. So kann z. B. im Maschinen- und Anlagenbau

• eine zentrale Übersicht des Fuhr- oder Maschinenparks der Anfang sein, um einen guten Serviceprozess zu gestalten
• das aktive Bereitstellen von Maschinendaten helfen, Ausfallszeiten zu verringern oder bestenfalls zu verhindern.
• das maßgeschneiderte Empfehlen von beispielsweise Ersatzteilen oder Prognosen zum Verschleiß (Predictive Maintenance) Kunden langfristig binden.

Self-Services im Portal, an der Maschine oder am Produkt, ermöglichen den Kunden, die Antwort oder Lösung für ein Problem schnell und einfach selbst zu finden – und verbessern die Customer Experience maßgeblich.

Trend 4: SAP S4/HANA Service

S4/HANA Service ist die neueste Lösung im SAP Service Portfolio, um Kunden einen schnelles, personalisiertes und einheitliches Serviceerlebnis zu bieten. Viele Funktionen und Konzepte basieren auf dem CRM 7.0 und sind an die S/4HANA Umgebung angepasst. S/4HANA Service ist ein Modul des S/4 und damit voll integriert. Die Vorteile, die diese Integration mit sich bringt, liegen auf der Hand. Es wird keine Middleware benötigt, es können die gleichen Stammdaten genutzt werden und es gibt eine hervorragende Anbindung an die anderen Module wie SD, FI oder CO. Das Prinzip ähnelt also sehr dem CS und tatsächlich wird S/4HANA Service als der Nachfolger für CRM 7.0 und CS beworben. Die Funktionen sind auf den ersten Blick denen der SAP Service Cloud ähnlich (deren Stärken im Ticketing und der Ausrichtung hin zum Kunden liegen), haben aber eine andere Ausrichtung. Im S/4HANA Service steht die Integration in die Backendprozesse im Vordergrund. Daher kann es auch Sinn machen, Service Cloud und S/4HANA Service in Kombination zu nutzen.

Trend 5: Digitaler Field Service

Wie geht es eigentlich weiter, wenn z.B. für die Reparatur eines Elektrogeräts ein Technikereinsatz erforderlich ist? Zunächst kann das Ticket an einen technisch versierten Serviceleiter vermittelt werden, der mit Hilfe einer echtzeitbasierten Ferndiagnose (Remote Support) versucht, im Vorfeld mehr Informationen und Zusammenhänge zu sammeln. Aufgrund der gesammelten Informationen sind die Servicetechniker besser auf den Einsatz vorbereitet, die Erstlösungsquote wird gesteigert und die Servicekosten werden reduziert.

Immer mehr Unternehmen setzen jetzt auf cloudbasierte Lösungen wie beispielsweise das SAP Field Service Management (FSM). Diese Lösungen bilden (in Verbindung mit einer Ticketing-Lösung und dem Remote Support) die Grundlage für eine effiziente Einsatzplanung der Techniker vor Ort. Die richtige Software ermöglicht also die Einsatzplanung in Echtzeit und nutzt Crowd-Service-Technologie auf Basis künstlicher Intelligenz. So können eigene und externe Servicetechniker unter Berücksichtigung von Know-how, Standort und Verfügbarkeit effizient geplant werden. Beim Kunden kommen Techniker also schneller an und sind besser vorbereitet.

Wie gehen Sie mit dem Thema Digitalisierung im Service um? Informationen aus erster Hand zu den wichtigsten neuen Technologien und digitalen Strategien erhalten Sie exklusiv am 31. August im Sybit Expert-Talk „Goldgräberstimmung im Kundenservice – Welche digitalen Prozesse sind entscheidend?“ und am 27. Oktober im Sybit Expertenforum Service Excellence!