Digitalisieren Sie Ihren Onboarding-Prozess! Ja, aber wie?

„Digitalisierung“ – bei diesem Wort sind Sie bestimmt zusammengezuckt, oder? Dann geht es Ihnen wie vielen anderen auch, weil nicht klar ist, was sich dahinter verbirgt. Sagen wir Ihnen: wiederkehrende, manuelle Tätigkeiten werden durch digitalisierte Abläufe mit Workflows abgelöst. Doch wo anfangen? Unser Rat: Bei einfachen Papierprozessen. Digitalisieren Sie doch erstmal die sogenannte Zettelwirtschaft für Ihren Onboarding-Prozess.

Damit sich neue Mitarbeitende vom ersten Tag willkommen fühlen

Neue Mitarbeitende sollen sich vom ersten Tag an willkommen fühlen und sich schnell erfolgreich im Unternehmen eingliedern. Dafür sind jedoch viele Aufgaben zu erledigen. Haben Ihre Kolleg:innen alle Daten des „Neuzugangs“ eingetragen? Sind Hardware, Software oder Büromaterialien bereitgestellt? Wurden Username, Passwort und Telefonnummer schon angelegt? Werden die Onboarding-Aufgaben obendrein noch zu spät erledigt, führt das zu einem unvollständigen Arbeitsplatz, fehlendem Equipment und einem unorganisierten ersten Tag. Die Folge: neue Mitarbeiter:innen fühlen sich bereits zum Start unwohl und weniger an das Unternehmen gebunden. Außerdem dauert es länger, bis sie voll produktiv arbeiten, was wiederum schlecht für Ihren Umsatz ist.

Und wie regeln Sie all das in Zeiten von Homeoffice & Co.? Garantiert wird alles per E-Mail hin und her geschickt. Die Folge: eine Flut von E-Mails in Ihrem Posteingang. Hier landen farblich markierte E-Mails ebenso wie hoch priorisierte in unterschiedlichen Ordnern. So verbringen Sie viel Zeit damit, E-Mails zu suchen und zu sortieren. Da den Überblick zu behalten und noch Zeit für die täglichen Aufgaben zu finden, ist schwierig.

Arbeitserleichterung durch strukturierte Abläufe und Workflows

Auf den ersten Blick erscheint, das Sortier- und Suchsystem im Postfach als gute Idee, um den Onboarding-Prozess zu organisieren. Ja, aber: nur kurzfristig und als absolute Notlösung.

Denn langfristig gesehen, werden Sie wieder mit Problemen konfrontiert, die nicht so leicht von der Hand zu weisen sind: kein Überblick und fehlende Transparenz im Onboarding-Prozess.

Totalschaden vermeiden und Onboarding-Prozess richtig digitalisieren

Wenn Sie Prozesse nicht aufräumen, verschlimmert sich der Schaden von Jahr zu Jahr und Sie werden immer ineffizienter. „Digitalisierung“ gut und schön. Was sich dahinter verbirgt, ist oft nicht klar. Es klingt nach hohen Kosten, viel Aufräumarbeit und es gibt keinen ersichtlichen Anlass, die Dinge jetzt zu ändern. Deshalb belassen es viele Unternehmen bei den altbekannten Arbeitsabläufen. Doch was kosten falsch digitalisierte Prozesse? Zeit und Nerven. Die Mitarbeitenden fühlen sich frustriert und verlieren ihre Motivation. Je länger Sie warten, umso teurer wird es. Probleme lösen sich selten in Luft auf, wenn sie nicht aktiv und frühzeitig angegangen werden. Im Gegenteil, sie stapeln und verstärken sich im Laufe der Zeit und führen letztendlich zu einem Totalschaden.

Die Lösung: Manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten durch digitalisierte Abläufe mit Workflows ablösen. Richtig digitalisiert, sorgt das bei Ihnen und Ihrem Team für eine große Arbeitserleichterung.

Wie sollen wir unsere Prozesse optimieren und wo fangen wir an?

Prozesse zu verbessern und aufzuräumen, stellt jedes Unternehmen vor eine große Herausforderung. Wir raten Ihnen, für den Einstieg einfache Prozesse zu optimieren. Wie zum Beispiel den oben beschriebenen Onboarding-Prozess. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie unkompliziert es ist, Prozesse richtig zu digitalisieren.

Immer alles im Blick

Mit dem Dashboard das Layer2 LinkUp Cube Flow verschaffen Sie sich an einem zentralen Ort einen Überblick über den Onboarding-Prozess in Ihrem Unternehmen. Schluss mit Intransparenz und Unwissenheit – der Workflow sorgt für den geregelten Ablauf aller Onboarding-Aufgaben. Komplett digital und voll automatisiert.

Automatisierter Onboarding-Prozess

Die Personalabteilung füllt das digitale Formular für den neuen Mitarbeitenden aus. Der Workflow erzeugt eine E-Mail für die Führungskraft. Diese trägt ein, welche Materialien benötigt werden. Danach wird die IT-Abteilung benachrichtigt, die weitere Informationen in das Formular einträgt. Sind diese komplett, werden alle Beteiligten automatisch informiert, dass der Vorgang abgeschlossen ist. Außerdem erzeugt der Workflow noch einen Kalendereintrag für Führungskraft und Mentor:in, um das neue Teammitglied am ersten Tag herzlich willkommen zu heißen.

Ganz schön praktisch, oder?

Mit einem vorkonfigurierten Onboarding-Prozess bringen Sie schnell und einfach Ordnung in das Chaos und verschaffen sich zügig einen Überblick. So können Sie innerhalb weniger Tage loslegen.

Wir empfehlen Ihnen, nicht nur einen einfachen Prozess zu optimieren, sondern gleich drei. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie unkompliziert es ist, Papierprozesse zu digitalisieren. Praktisch: In unserem Workflow-Tool LinkUp Cube Flow gibt es drei vorkonfigurierte Prozesse. Bedeutet, dass Sie nichts weiter tun müssen – keine Aufräumarbeit oder strategische Überlegungen. Konzentrieren Sie sich einfach auf Ihre täglichen Aufgaben.

Nicht nur einen, sondern gleich drei einfache Prozesse digitalisieren

Wichtige Dokumente liegen durcheinander auf Ihrem Schreibtisch und Ihre Teammitglieder warten auf die Genehmigung dieser. In Zeiten von Homeoffice & Co. werden Dokumente nun per E-Mail hin und her geschickt. Die Folge: E-Mail-Chaos im Posteingang. Digitalisieren Sie diesen unkomplizierten Genehmigungsprozess für Dokumente gleich richtig. Mithilfe des Dashboards überprüfen Sie mit nur einem Blick den Genehmigungsstatus von Dokumenten.

E-Mails und Laufzettel für Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten sind in Ihrem Unternehmen immer noch üblich? Optimieren Sie diesen einfachen Prozess für Abwesenheiten doch gleich mit. Auf dem Dashboard sehen Sie direkt, wer gerade im Urlaub ist oder wer in der nächsten Woche aus dem Homeoffice arbeitet.

Alles an einem Ort

Sie arbeiten bereits mit Microsoft 365 oder stellen gerade intern darauf um? Dann passen die drei digitalisierten Geschäftsprozesse in Ihre IT-Landschaft, weil sie auf Automatisierungs- und Workflow-Anwendungen von Microsoft basieren, die in Ihren Lizenzen bereits enthalten sind. So entstehen keine extra Kosten für Sie.

Organisieren Sie die tägliche Arbeit in Ihrem Unternehmen mit Microsoft Teams, arbeiten dort gemeinsam an Dokumenten und tauschen Informationen miteinander aus? Damit Sie sich umständliches Geklicke sparen, raten wir Ihnen, das Dashboard direkt aus Microsoft Teams heraus zu nutzen. Auf diese Weise schaffen Sie eine zentrale Übersicht an einem Ort und in einer Anwendung.