Kassenprüfung in SAP®: Checkliste für den Datenabruf

Es klingelt an der Tür und die Finanzbehörde möchte gerne Deine Kassendaten sehen. Kein Problem, denn Dein Kassenanbieter hat eine TSE integriert und Du hast jede Menge Dateien auf USB-Sticks und externen Festplatten, die du rausgeben kannst? Oh haua ha… Leider hat das so gar nichts mit revisionssicherer Datenarchivierung zu tun.

Summen nennen zu können, reicht außerdem nicht. Es besteht die Pflicht zur Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls. Und das gemeinsam mit der entsprechenden TSE-Signatur. Du musst nachweisen, durch welche Systeme die Kassenbelege geflossen sind, wer Zugriff auf die Dateien hat, dass das Archiv manipulationssicher ist und einiges mehr. Auch Aufzeichnungslücken bzw. -fehler, z. B. bedingt durch einen Systemausfall, sind zu protokollieren und zu erklären.

Und hast Du vorab selbst geprüft, ob alle Daten vollständig vorhanden sind? Mit unserer 8-Punkte-Checkliste kannst Du selbst rausfinden, ob es noch offene Fragen gibt. Sollte das so sein, dann melde Dich bei uns und wir finden gemeinsam eine Lösung!

 KassenSichV-Checkliste: Bist du bereit für eine Kassennachschau?

1.  Du hast eine TSE integriert und überprüft, dass die Signaturen korrekt den Vorgängen zugewiesen werden.
2.  Der Kassenbon fließt im Original (XML-Dokument) in dein Archiv. Du kannst ihn aber auch in lesbarer Form anzeigen lassen.
3.  Du kannst den Weg des Bons bis zum FI-Beleg nachverfolgen und anderen problemlos aufzeigen.
4.  Wenn es nötig ist, Daten für eine bestimmte Filiale für einen spezifischen Zeitraum zu exportieren (inkl. TSE-Signatur und DSFinV-K Files), weißt Du genau was zu tun ist.
5. Du hast Dir viel Mühe gegeben, die verpflichtende Verfahrensdokumentation zu erstellen. Dort hast du fest gehalten welche Hard- und Software genutzt wird, bist auf den Umgebungsschutz eingegangen und weist den Kauf einer zertifizierten TSE nach.
6. Kommt es bei Systemausfällen und -überlastungen oder Softwareproblemen zu Schwierigkeiten bei der lückenlosen Aufzeichnung, weist Dich dein System daraufhin und Du protokollierst den Grund für fehlende Nachweise.
7. Du nutzt bereits eine Software, um den Prüfungsfall zu simulieren, damit Du nicht in Schwierigkeiten gerätst, wenn es zur Kassennachschau mit AmadeusVerify und IDEA kommt.
8. Wenn die Finanzbehörden den Z1-, Z2- oder Z3-Zugriff auf deine Kassendaten benötigen, gibt dein Archiv diese Möglichkeit her.