MiFID-Recorder GmbH und die Sparkasse Bremen AG kooperieren bei der rechtssicheren Aufzeichnung von Beratungsgesprächen

Unabhängig davon, ob der Gesetzgeber ein Recht auf Homeoffice im Gesetz niederschreibt oder nicht, wird das Arbeiten von zuhause künftig eine immer größere Rolle spielen. Mitarbeitende werden ihr Recht hier einfordern und die Arbeitgeber:innen haben längst erkannt, dass damit positive Effekte für die Effizienz und vor Allem die Zufriedenheit der Mitarbeitenden verbunden sind.

Gerade in regulierten Berufen besteht die besondere Herausforderung für die Arbeitgebenden nun darin, für die betroffenen Kollegen:innen einen Rahmen zu schaffen, der es ihnen ermöglicht ihrer Arbeit auch von unterwegs und im Homeoffice rechtssicher nachzugehen. Bei Banken und Sparkassen gehört hierzu vor Allem auch die rechtssichere Aufzeichnung von Telefon- und Videoberatung gemäß der MiFID II Richtlinie. In der Regel existiert zwar eine Aufzeichnungslösung  in den Büros und Niederlassungen die immer dann, aber eben auch nur dann zur Verfügung steht, wenn die Mitarbeitenden mit den dort angeschlossenen Geräten telefonieren.

Aktuell wird den Berater:innen vielerorts immer noch untersagt außerhalb der Büroinfrastruktur  aufzeichnungsrelevante Beratungsgespräche durchzuführen, weil keine entsprechende Lösung dafür vorhanden ist.

Genau das wollte die Sparkasse Bremen nicht länger hinnehmen. Denn es ist einfach nur logisch, dass eine beratende Person mehr Kundenservice generieren kann, wenn sie im Homeoffice und vom Handy aus ebenfalls die Möglichkeit hat beratend tätig zu sein.

Nun war man auf der Suche nach einer Lösung, die auf der einen Seite so einfach ist, dass sie sich problemlos in den Beratungsalltag der Kollegen:innen integrieren lässt und problemlos mit der vorhandenen IT und Telekommunikations-Infrastruktur korrespondiert. Da es sich bei der Aufzeichnung und Archivierung von Beratungsgesprächen um eine Auslagerung handelt, musste das eingesetzte Produkt zusätzlich uneingeschränkt den für ein KWG Institut geltenden Anforderungen entsprechen.

Und genau das ist der Anspruch des MiFID-Recorders: Eine einfache Integration der rechtssicheren Aufzeichnung in die bestehenden Prozesse unter Verwendung der bestehenden technischen Infrastruktur. Der MiFID Recorder setzt bereits auf die verwendeten Technologien und Schnittstellen des Kunden auf, sodass die Integration schnell und ohne Anpassung an der bestehenden ITInfrastruktur durchgeführt werden konnte.

Gleichzeitig sind die Anforderungen einer Bank an einen Auslagerungsdienstleister erheblich und der Partner muss, was seine Dokumentationen, Zertifizierungen, Verträge und Berichte betrifft, auf einen entsprechenden Prüfprozess vorbereitet sein. Die MiFID-Recorder GmbH erfüllt mit dem Wirtschaftsprüferbericht gemäß IDW PS 880 für Softwareprodukte, den Zertifizierungen nach DIN ISO/IEC 9001:2015 (Qualitätsmanagement) und DIN ISO/IEC 27001:2017  (Informationssicherheit) sowie dem uneingeschränkten Bekenntnis zu den EBA Leitlinien zur Auslagerung, sämtliche Voraussetzungen als vertrauenswürdiger Auslagerungspartner akkreditiert zu werden und auch die Compliance Abteilung der Sparkasse Bremen hatte nichts zu beanstanden.

Damit waren die beiden wichtigsten Voraussetzungen für den Einsatz des MiFID-Recorders bei der Sparkasse Bremen erfüllt und ein weiteres Mal manifestierte die Sparkasse ihren Ruf als Innovationstreiber und Vorreiter, wenn es um die Bewältigung neuer Herausforderungen geht.

Da der MiFID-Recorder auf Organisationen mit vielen Nutzenden ausgelegt ist und über umfangreiche Erfahrungen bei der Einführung, gerade auch im Bankenumfeld verfügt, konnten die Verantwortlichen auch bei der Sparkasse Bremen gezielt bei der bestmöglichen Implementierung  in die bestehenden Prozesse unterstützen. Online-Schulungen haben dazu beitragen, dass die Aufzeichnungslösung sehr schnell die notwendige Akzeptanz genoss und zu einem festen Bestandteil des Beratungsprozesses wurde.

Frank Gobrecht, Sparkasse Bremen 

Der MiFID-Recorder ist genau die Lösung, die wir gesucht haben, um unseren Berater:innen mit dem Handy und im mobilen Arbeiten eine rechtssichere Aufzeichnungsmöglichkeit zur Verfügung stellen zu können. Die von MiFID-Recorder angebotenen Schulungen für die Mitarbeitenden haben entscheidend dazu beigetragen, dass die Akzeptanz von Anfang an sehr hoch war. Wir überlegen, ob wir die Lösung noch in weiteren Bereichen einsetzen können und finden in dem Zusammenhang insbesondere die Möglichkeit mit dem MiFID-Recorder MS Teams rechtssicher aufzeichnen zu können hoch spannend.

Thomas Jasper, Geschäftsführer der MiFID-Recorder GmbH, sagt dazu:

Wir freuen uns, dass wir mit der Sparkasse Bremen zweifellos eines der innovativsten Häuser in Deutschland für den MiFID-Recorder begeistern konnten. Keine Bank oder Sparkasse kann es sich  leisten ihren Mitarbeitenden unterwegs und im Homeoffice Beratungen zu verbieten, weil keine rechtskonforme Aufzeichnungslösung vorhanden ist. Und die Sparkasse Bremen macht vor, wie es  geht! Dabei hat sich wieder einmal gezeigt, dass der MiFID-Recorder hervorragend mit jeder bereits vorhandenen IT-Infrastruktur korrespondiert.