Was ist ein Intranet?

Grundsätzlich sollte ein Intranet eine interne Plattform sein, in der Mitarbeiter schnell kommunizieren können und alles Wissenswerte finden. Doch die Realität in vielen Unternehmen, Verbänden und Kommunen sieht leider trostloser aus als man glaubt. „Digitalisierung“ ist vielerorts leider ein Fremdwort.

Alte Intranet Lösungen wurden zumeist von einem Mitarbeiter eingeführt und gepflegt, welcher dann vielleicht das Unternehmen verlassen hat. Dadurch fühlt sich keiner mehr zuständig oder ist in der Lage die eingesetzte Intranet-Lösung weiterzuführen oder zu entwickeln.

Zusätzlich wird das Thema Sicherheit und Datenschutz der eingesetzten Intranet-Lösungen zum Problem. Laufen die Intranet-Portale auf veralteter Software und Betriebssystemen, gibt es nämlich möglicherweise  keine Sicherheit-Updates mehr. Auch kann in vielen Fällen der Datenschutz nicht mehr gewährleistet werden, da ältere Versionen von Hause aus dafür keine Voraussetzungen mitbrachten.

Der Missmut der Nutzer wird dadurch im täglichen Doing immer größer und das Intranet-Portal, welches ein Anlaufpunkt für alle Mitarbeiter sein sollte, wird zu einem Informationsgrab, welches keiner mehr nutzt.

Wir beschäftigen uns in diesem Blog-Artikel mit vielen Themen, Trends und Entwicklungen rund um das Thema Intranet.

Die Entwicklung des Intranets

Am Anfang des Intranets waren die eingesetzten Lösungen recht statisch. Es galt die Mitarbeiter mit News zu Informieren oder Daten abzulegen, eine Kommunikation war nicht möglich.

Mit der weiteren Entwicklungsstufe hin zu Mitarbeiterportalen wurden erste Kommunikationsmöglichkeiten integriert. Für mobile Endgeräte gab es noch keine Nutzungsmöglichkeiten; es war eine reine Desktopoberfläche. Erste Möglichkeiten mit Schnittstellen zu Drittsystemen wurden entwickelt.

Definition

Ein Intranet ist laut Wikipedia „ein Rechnernetz, das im Gegensatz zum Internet unabhängig vom öffentlichen Netz benutzt werden kann, nicht öffentlich zugänglich ist und andere, zusätzliche oder eingeschränkte Funktionen bietet.“

Diese Beschreibung übernehmen wir gerne, da sie eine gute Grundlage für weitere Erläuterungen bietet:
Unternehmen, soziale Einrichtungen, Organisationen, Vereine und auch die öffentliche Hand richten ein vom öffentlichen Netz (Internet) unabhängiges Netzwerk ein, um ihren Mitarbeitern, Mitgliedern, Partnern oder Trägern einen schnellen Datenzugriff, eine umfassende Information und eine effiziente Kommunikation untereinander zu ermöglichen.

Das Netzwerk verbindet also gewissermaßen interne Rechner miteinander. Da es nur einem begrenzten Personenkreis den Zugriff erlaubt, können spezifische Funktionen eingerichtet werden, die nur für den festgelegten Nutzerkreis von Interesse sind.

Das Intranet kann zusammengefasst als organisations- oder firmeninternes Computernetzwerk bezeichnet werden, welches das digitale Eingangstor eines Unternehmens darstellt.

Die nächste Stufe zum Social Intranet hob die Lösungen auf die Ebene mit Kommunikationsmitteln aus den sozialen Netzwerken. Die Nutzer sollten sich einbringen und kommentieren und die Inhalte und Daten bewerten. Viele Systeme spezialisierten sich auf verschiedene interne Kommunikationsthemen, ließen dann aber an anderer Stelle an Funktionen und Eigenschaften zu wünschen übrig. Für Unternehmen war und ist es schwer die „richtige Lösung“ für die eigenen Vorgaben zu finden, ist der Markt doch sehr unübersichtlich.

Die Social Intranets sind auch schon im Responsive Design oder als APP verfügbar, bieten also auch die Kommunikation von unterwegs an. Was natürlich das Sicherheitsrisiko für die eingesetzten Lösungen wieder erhöht.

Begriffsklärung/Herleitung

Grundlegend ist ein Intranet natürlich mit dem Internet vergleichbar und auch ähnlich aufgebaut. Auch der Name lehnt sich an das Internet an, bzw. er ist vom ihm abgeleitet.
Das Präfix „intra“ stammt aus dem Lateinischen und bedeutet „in, innerhalb von etwas befindlich, in…hinein“. Das heißt, dass schon am Namen erkennbar ist, dass dieses „Netz“ (engl. „net“) ein internes ist, also nur innerhalb einer Firma/Organisation/Behörde….. zugänglich ist.

Historie des Intranets

Zur Erklärung, wie sich das Intranet entwickelt hat, gehen wir ca. 30 Jahre zurück und schauen uns die historische Entwicklung in 5-Jahres-Schritten an. Hierbei sind die Jahreszahlen nicht der genaue Zeitpunkt der Einführung eines oder mehrerer Features, sie stellen aber eine grobe Zeitangabe dar.

1990 – Erste Unternehmen richten einfache Websites ein, um ihren Mitarbeitern wichtige Informationen zukommen zu lassen. Vor allem genutzt für Top-Down-Informationen, also vom Management an die Mitarbeiter. Keine Interaktion.

1995 – Die innerbetriebliche technologische Infrastruktur wird komplexer und aufwändiger, erste Plattformen entstehen mit integrierter eMail-Kommunikation.

2000 – Einbindung erster Funktionalitäten, z.B. Gehaltsabrechnungen, Dokumentenablage, Helpdesks. Die Bezeichnung „Mitarbeiter-Portal“ wird geboren, dennoch handelt es sich zu dieser Zeit zumeist immer noch mehr um ein Top-Down-Kommunikations-Tool.

2005 – Einführung erster interaktiver Elemente, wie z.B. Foren.

2010 – Digital Workplace Solutions, Einbindung von Apps, soziale und kollaborative Funktionen (Kommentare, Likes, Chats….)

ab ca. 2015 – Konzentration auf soziale Netzwerke, Wissensdatenbanken, mobile Apps, Ausbau von Cloud-Lösungen.

Technologie und Sicherheit

Grundlegend läuft ein Intranet zumeist auf derselben Netzwerktechnologie wie das Internet (TCP/IP).

Es ist allerdings vom WorldWideWeb völlig unabhängig und öffentlich auch nicht zugänglich.

Um ein Intranet einrichten zu können, bedarf es einer speziellen Software. Es gibt unzählige Anbieter solcher Softwares. Bevor ein Unternehmen eine Entscheidung für eine Software trifft, sollte es sich detailliert über die Features, Erweiterungsmöglichkeiten und auch Schnittstellen (zur evtl. Einbindung bereits existierender Systeme) informieren.

Einer der Gründe für die Einführung eines Intranets innerhalb einer Firma ist sicherlich auch der der Sicherung von Daten und Informationsflüssen. Da letztere beim Intranet unabhängig vom Internet meist auf lokalen Servern stattfinden, sind Daten und Informationen generell im Intranet sicherer als im Internet. Wenn das Intranet allerdings nicht auf einem lokalen Server installiert wird, empfiehlt sich die Einrichtung via VPN.

Wenn mehrere Standorte miteinander verbunden werden, wird dies zumeist über eine physische oder virtuelle Standleitung erreicht.

Wer nutzt ein Intranet

Ein Intranet macht theoretisch erst einmal für jede Gruppe von Menschen Sinn, die sich vernetzen und auf einer vom öffentlichen Netz losgelösten Plattform kommunizieren und Informationen/Daten speichern/bereitstellen möchte.

Schon vor der Pandemie haben vor allen Dingen Unternehmen mit mehreren Standorten oder mobil tätigen Mitarbeitern die Vorzüge eines Intranets genutzt. Mit zunehmender Akzeptanz vom Arbeiten im Home Office wird die Einrichtung eines Intranets zunehmend auch für alle anderen Unternehmen interessant.

Intranet-Lösungen sind daher zu finden bei:

• Unternehmen
• Behörden
• Der öffentlichen Hand im Allgemeinen
• Vereinen
• Institutionen
• Bildungseinrichtungen
• …

Gute Frage – Interessant zu wissen

Können auch ganze Staaten ein Intranet haben? Ja, das ist möglich.

Ein extremes Beispiel hierfür ist Nordkorea. Die wenigsten Menschen in diesem Land haben Zugriff zum Internet. Der Staat räumt seinen Bürgern aber Zugriff auf ein zensiertes Intranet ein. Kwangmyong – so der Name – ist in einigen Städten des Landes 24 Stunden am Tag erreichbar, besteht aus einigen tausend Webseiten und wurde im Jahr 2000 ins Leben gerufen.

Zweck eines Intranets

Der Netzbetreiber legt – anders als beim Intranet – selber fest, welche Ziele er mit seinem Intranet, also seiner internen Plattform verfolgt. Mögliche Ziele sind:

• Wissen konservieren und zentralisieren (Wissensdatenbank)
• Daten sichern (Datenbank)
• Informationen, Daten, Wissen für alle Mitarbeiter/Nutzer fortlaufend, up-to-date und standardisiert zur Verfügung stellen
• Schneller Informationsfluss
• Schnellen Zugriff auf diese Daten und Informationen, ohne langes Suchen oder gar die Notwendigkeit von physischen Ordnern
• Steigerung der Effizienz der innerbetrieblichen, abteilungsübergreifenden Kommunikation
• Organisation und /oder Standardisierung betrieblicher Abläufe
• Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung stellen
• Beschränkung/Kontrolle der Nutzung des Internets durch die Mitarbeiter via Intranet
• Implementierung des gesetzlichen Datenschutzes
• …

Suchfunktion im Intranet

Eine der Hauptaufgaben eines Intranets ist nahezu in allen Unternehmen die Zur-Verfügung-Stellung von Informationen. Die Suche nach spezifischen Daten und Informationen sollte daher einfach und intuitiv sein. Die Liste der möglichen Antworten umfassend. Große Firmen haben in ihren Intranets heutzutage teilweise Suchmaschinen integriert, die Google in nichts nachstehen.

Erweiterung des Intranets zum „Extranet“

Möchte z.B. ein Unternehmen externe Partner, Händler, Kunden oder sonstige Personen, die ein berechtigtes Interesse an den Informationen einer internen Plattform haben, einbinden, so lässt sich ein Intranet erweitern oder grundlegend von vornherein als sogenanntes „Extranet“ aufbauen.

Salopp wird das Extranet auch oftmals als „Zwischending“ zwischen für alle zugänglichem Internet und nur für berechtige interne Personen zugänglichen Intranet bezeichnet.

Das Präfix „extra“ kommt genau wie „intra“ aus dem Lateinischen und bedeutet so viel wie „außer, außen“ und gibt somit in der Kombination mit dem Wortteil „Net“ einen Hinweis darauf, dass es sich um ein Netzwerk handelt, auf welches ermächtigte Personen auch von außen zugreifen können.

Moderne Intranets – Trend

Viele Unternehmen haben erkannt, dass ihr wertvollstes Asset ihre Mitarbeiter sind. Die Mitarbeiter und ihre Bedürfnisse werden zunehmend in den Vordergrund gestellt.

Das  spiegelt sich auch in modernen Intranets wider. Diese haben – insbesondere weil Teams oft gar nicht mehr unbedingt in einem Raum oder Gebäude zusammenkommen – mehr und mehr auch die Aufgabe zu übernehmen, den Mitarbeitern eine gute sogenannte Employee Experience zu liefern. Hinter diesem Begriff (übersetzt so viel wie „Mitarbeiter-Erfahrung“) verbergen sich alle Erfahrungen, die ein Mitarbeiter mit seinem Arbeitgeber macht, vom ersten Kennenlernen bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen.

Aufgaben, die ein modernes Intranet daher abdecken sollte, sind

• Wissen zentralisiert abspeichern und einfach zugänglich machen (Datenbank)
• Kommunikation (alle miteinander verbinden, Informationsfluss ermöglichen und beschleunigen)
• Interaktion möglich machen (wechselseitige Kommunikation, nicht nur Top-down)
• Services anbieten (z.B. Urlaubsmanagement, Einsatzplanung, Zeiterfassung, Krankmeldungen – was wiederum für das Unternehmen auch zu hohen Kosteneinsparungen führen kann)

In jüngster Zeit findet die eigentliche Kollaboration an konkreten Aufgaben oder Projekten aber oft über andere Tools statt, für die das Intranet dann lediglich das Eingangstor darstellt.

So greifen immer mehr Unternehmen zusätzlich zu einer Intranetlösung für die Kooperation an Projekten auf Tools wie MS Teams oder auch Slack zu, bei denen eine parallele Arbeit an Dokumenten (bei MS Teams z.B. über Word, Excel, Powerpoint…) und deren zentrale Ablage (Sharepoint) möglich ist.

Der Fokus des Intranets kann dann mehr auf die Reichweite und vor allen Dingen die Personalisierung, also die spezifischen Bedürfnisse jedes Mitarbeiters, gelegt werden.

Moderne Technologien ermöglichen heute das Ineinandergreifen beider Systeme.