inTime Express Logistik: Effiziente Anfrageprozesse für ein agiles Geschäftsfeld

inTime ist europaweiter Marktführer im Bereich Agile Logistics. Was das konkret bedeutet erklärt Holger Siegmann, Leiter Projektmanagement und Digitalisierung: „Unser Schwerpunkt liegt im Bereich der Direkt- und Sonderfahrten, also Fahrten außerhalb der Regeltransporte. Das heißt, inTime übernimmt im B2B-Bereich Transporte, die dringend und eilig sind.“ Siegmann weiter: „Wir sind ausgesprochen agil aufgestellt und unterscheiden uns mit unseren Prozessen deutlich von der normalen Spedition.“ Ein eiliger Transport, der heute noch abgeholt und am gleichen Abend am Zielort ankommen soll? Kein Problem für inTime.

Diese Agilität wird vor allem von einem der wichtigsten Kunden im Bereich Automobilindustrie und Maschinenbau geschätzt und gefordert. Allein über die Newtron Handelsplattform wickelt das Unternehmen täglich Ausschreibungen im dreistelligen Bereich ab. Diese Menge an Anfragen ist Grund zur Freude, muss aber auch zeit- und fristgerecht bearbeitet werden.

Holger Siegmann berichtet: „Wir haben aufgrund der hohen Dringlichkeit nur sehr kurze Zeitfenster für die Angebotsabgabe. Da die Ausschreibungen oft parallel einlaufen, bleiben so zum Teil nur zwei bis drei Minuten, um zu reagieren.“ Wertvolle Minuten, wenn man bedenkt, dass die Anfrage in diesem kurzen Zeitraum sowohl im eigenen ERP-System als auch in der Newtron-Handelsplattform verarbeitet werden musste. Steffen Roloff, Head of IT Software Development bei inTime ergänzt: „Als sich immer stärker abzeichnete, dass die Anfragen über die Newtron-Plattform zunehmen, haben wir schnell reagiert und gesagt, jetzt muss eine Schnittstelle her und den Kontakt zu Newtron aufgenommen.“

Automatisierung ohne Medienbrüche

Im Vorfeld zum Projektstart mit Newtron leistete inTime schon wichtige Vorarbeit: So wurden vorab Prozesse definiert und Anforderungen der Fachabteilungen ebenso wie technische Anforderungen zu Schnittstelle und Datenübertragung aufgenommen. Der Einsatz hat sich gelohnt, denn bereits zwei Monate nach Projektstart und anschließender Testphase liefen alle Ausschreibungsprozesse automatisiert ab: „Die Anfragedaten, die vorher in der Newtron-Plattform aufliefen, werden nun direkt in das inTime-ERP übertragen und auch das Melden des Preisvorschlags und der anschließende Anbieterzuschlag laufen nun über unser System“, erklärt Steffen Roloff. Auch die Fahrzeugdaten zur jeweiligen Sonderfahrt werden nun automatisiert und ohne Medienbrüche an den Kunden übermittelt.

Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Mit Schnittstellen kennt sich das EDI-Team von Newtron bestens aus. Es gibt kaum ein System, welches das Newtron-Inhouse-Team nicht anbinden kann. Dennoch war dieses Projekt ein besonderes für den projektverantwortlichen Senior Consultant EDI, Christian Otten: „Aufgabe war es, unterschiedliche Formulare für diverse Inbound- und Outbound-Prozesse in einer gemeinsamen Map zusammenzuführen – das Ganze natürlich ohne Informationsverlust.“ Beide Seiten loben die gute Zusammenarbeit im Projekt: Absprachen auf kurzem Wege, schnelles Reagieren von beiden Seiten und – wenn nötig – Korrekturen, hätten für eine Punktlandung bei der Umsetzung gesorgt.

Ressourcen geschaffen und Auftragsvolumen gesteigert

Der Anfrageprozess von inTime ist nun genauso agil wie die Sonderfahrten selbst und der Erfolg der Automatisierung ist nicht nur spürbar, sondern auch messbar: Steffen Roloff schätzt, dass nun je Auftrag fünf bis zehn Minuten manuelle Bearbeitungszeit eingespart werden und ergänzt: „Dadurch konnten wir tatsächlich unser Auftragsvolumen steigern.“ Holger Siegmann fügt an, dass mit der Automatisierung auch das Risiko für Fehler durch manuelle Bearbeitung nachhaltig reduziert wird. Zudem haben die Teams der Fachabteilungen nun Ressourcen für wichtige und wesentlichere Aufgaben in ihrem Bereich. „Ein wichtiger Aspekt, auch um dem Fachkräftemangel der Branche entgegenzuwirken“, so Siegmann.

inTime Express Logistik GmbH

inTime wurde 1987 gegründet und gehört zu den europäischen Marktführern für Kurierdienstleistungen und Logistiklösungen. Mit 500 Mitarbeitern und rund 1.500 Fahrzeugen im täglichen Einsatz sorgt inTime für schnellstmögliche Zustellungen. Unter dem Leitspruch AGILE LOGISTICS bietet der Logistiker ein Höchstmaß an Flexibilität und Sicherheit für seine Kunden an sieben Standorten in Deutschland sowie 24 Standorten in Europa – flächendeckend. Zu den Kunden des Kurierdienstleisters zählen unter anderem die Branchen Automotive, Hightech & Electronics sowie Machinery.
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