Manuelle und digitale Postbearbeitung in Unternehmen

Manuelle Postbearbeitung

Die manuelle Bearbeitung von Post jeglicher Art ist der klassische Weg und wird auch heute noch von einigen Unternehmen eingesetzt. Sendungen werden dabei meistens in vorgedruckten Papierlisten oder Excellisten erfasst und bei Zustellung unterschrieben. Die Vorteile dieser Methode sind:
– geringe Anschaffungskosten
– ältere Mitarbeiter müssen nicht von etwas Neuem überzeugt werden
– sehr einfaches System, eher unkomplizierte Einführung

Wie Sie sich vielleicht schon denken können, bringt die manuelle Postbearbeitung allerdings auch einige Nachteile mit sich, die vor allem bei der Nutzung von Papierlisten ins Gewicht fallen:
– hoher Zeitaufwand für die Pflege
– große Fehleranfälligkeit führt zu Verlust und Verzögerung von Sendungen
– Auswertungen und Nachweise sind im Nachhinein schwierig und zeitaufwendig
– schlechtes Image, wenn man als Unternehmen für Digitalisierung stehen möchte

Digitale Postbearbeitung

Der Nachfolger von Excel- und Papierlisten ist die digitale Erfassung mit einem System aus Software und Hardware. Ein modernes System nutzt dabei mobile Geräte wie Tablets, Smartphones oder MDE-Geräte, um die Sendungen per Scan zu identifizieren und zusätzliche Informationen zu erfassen. Durch die Speicherung aller Daten in einer Datenbank lassen sich die Informationen anschließend übersichtlich darstellen und nachverfolgen. Die Nachteile einer solchen Lösung sind im Wesentlichen die höheren Investitionskosten und der zeitintensivere Projektstart, da in der Regel auch die IT-Abteilung mit eingebunden werden muss.
Der einmalige Invest lohnt sich allerdings, denn die Vorteile einer digitalen Lösung überwiegen für die Meisten:
– Zeitersparnis und Kostensenkung durch schnelle fehlerfreie Prozessabläufe
– schnelle Auswertung und Sendungsverfolgung
– Automatisierung einiger Vorgänge wie zum Beispiel der Benachrichtigungen, wenn eine Sendung eingegangen ist
– Fotodokumentation z. B. bei Schäden
– …

Je nachdem in welchem Umfang die digitale Lösung eingesetzt werden soll, lässt sich diese Liste auch noch lange fortführen.

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