Erfolgreich Digitalisieren

it management: Herr Koch, lhr Team unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung – etwa durch die Einführung von ECM-Systemen. Werden deren Mitarbeitende dann automatisch „frei im Kopf“?

Mario Koch: Um wirklich anders zu arbeiten, reicht es nicht, sich auf IT-Lösungen zu verlassen. Es geht auch um das Zusammenspiel von Methoden, Organisation und Prozessen. Wir geben unseren Kundinnen und Kunden Werkzeuge an die Hand, mit denen sie ihre Mitarbeitenden von stupiden oder sich wiederholenden, administrativen Arbeiten befreien können. So wird etwa die Projektarbeit einfacher: Vor einem Meeting müssen die Teilnehmenden nicht alle nötigen Informationen zusammensuchen – die relevanten Dokumente sind kontextbezogen schon da.

it management: Herr Schwaier, Sie sind seit einigen Jahren dafür verantwortlich, dass die Digitalisierung auch im Hause Konica Minolta weiter vorangeht. Wie sind Sie am Anfang vorgegangen?

Martin Schwaier: Wir haben uns zunächst einzelne Bereiche oder Vorgänge angesehen und in verbesserte Prozesse überführt. Zum Beispiel die digitale Kunden- und Auftragsakte. Früher waren Informationen über ERP-, CRM- und andere Systeme verteilt und nicht miteinander verknüpft. Es fehlte eine Schicht, die alle Infos kontextbezogen zur Verfügung stellt – in einer leicht verständlichen Form. Heute können zum Beispiel unsere Vertriebs-Teams vom ersten Telefonat übers Angebot bis zur Rechnung alle Informationen auf einen Blick einsehen. Dadurch sind sie sofort aussagekräftig und müssen nicht erst die fehlenden Fakten zusammensuchen.

it management: Welcher Schritt der Digitalisierung war für Ihr eigenes Team der entscheidende?

Martin Schwaier: Der vollständige Umstieg auf die Microsoft 365-Welt war ein Quantensprung. Und dass, obwohl wir als Tech-Abteilung ohnehin seit Jahren virtuell oder hybrid zusammenarbeiteten. Vorher hatte es nie reibungslos geklappt, verschiedene Anwendungen und Werkzeuge nahtlos miteinander zu verknüpfen; irgendein Baustein hat immer gefehlt. Heute sind über MS Teams meine Leute mit ihren Aufgaben und allen relevanten Infos immer und überall verbunden, können alles mobil aufrufen und nutzen. Diese Plattform für die digitale Zusammenarbeit ist jeden Cent wert, denn sie kann ein Game Changer sein.

it management: Apropos: Welche aktuellen Trends haben großes Potenzial, die Arbeit in Unternehmen zu verändern?

Mario Koch: Ein Trend geht im Moment zu 80/20-Best Practice-Ansätzen. Es ist nicht lange her, dass wir mit komplizierten Showcases in die Unternehmen gegangen sind, um möglichst EINE Lösung für ALLE Probleme zu bieten. Heute bekommen wir oft Anfragen für ganz konkrete Herausforderungen oder Prozesse, die schnell und einfach digitalisiert werden sollen. Wir bieten dann Tools an, die bereits 80 Prozent der Arbeit automatisch erledigen. Damit sich die Mit arbeitenden auf die restlichen 20 Prozent, die komplexen Fälle, voll konzentrieren können. Durch Low-Code-Lösungen können die Unternehmen dann sogar selbstständig ihre Prozesse in Vertrieb, Logistik, Recruiting, oder Personal weiterentwickeln.

Das vollständige Interview lesen Sie auf it-daily.net

In dem Interview werden folgende weitere Fragen diskutiert:

Was bedeutet Low-Code?

Welche Potenziale stecken in KI?

Wie gelingt es, dass die Mitarbeitenden zugleich auch die Bereitschaft für Veränderungen behalten?

Von der Digitalisierung mal abgesehen: Was macht wirklich frei im Kopf?