Wie Software- und Geschäftsausgaben-Experten Arbeitsprozesse erleichtern

Hybride Arbeitswelt: Die Mitarbeiter-Erfahrung ist der Schlüssel

In einer zunehmend hybriden Arbeitswelt, in der der direkte persönliche Austausch in den Büroräumlichkeiten fehlt, gewinnt die Mitarbeiter-Erfahrung (oder „Employee Experience“) immer mehr an Bedeutung. Maßnahmen zur verbesserten Arbeitsumgebung und Personalentwicklung sollten allen Angestellten zugänglich sein, damit eine positive Bindung zum Unternehmen aufgebaut werden kann, egal ob im Büro oder im Homeoffice. Dazu gehört auch, Arbeitsabläufe und -methoden zu überdenken und zu erweitern, um die Zusammenarbeit, die digitale Abwicklung von geschäftlichen Prozessen und die Produktivität zu fördern.

Unternehmen versuchen ihren Angestellten stets die richtigen digitalen Technologien zu bieten und so den neuen Anforderungen der hybriden Arbeitswelten zu begegnen. Dafür sind Kommunikations- und Kollaborationsplattformen unverzichtbar, die die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessern und die Flexibilität erhöhen. Ein Paradebeispiel ist Microsoft Teams. Im Microsoft-Partner-Ökosystem werden alle Lösungen an einem Ort gebündelt, die den veränderten Arbeitsweisen in Unternehmen und transformierten Geschäftsprozessen gerecht werden. Dadurch können Firmen die Arbeitsbelastung ihrer Belegschaft besser einschätzen und ihr Ressourcenmanagement optimieren. Die Integration von Lösungen zum Geschäftsausgaben-Management kann weiter zur Vereinfachung der Arbeitsabläufe in Unternehmen beitragen.

Ein wahres Ökosystem innovativer Lösungen für den Geschäftsalltag

Der Erfolg von Kommunikations- und Kollaborationslösungen beruht auf der Vielfalt der Basis-Anwendung und auf den Integrationsmöglichkeiten, die sie anbietet. Schon heute sind Lösungen wie Microsoft Teams mit Anwendungen zahlreicher Partner aus den unterschiedlichsten Bereichen integrierbar, darunter Kalender-Apps, HR-Chatbots, Reiseplanungs- und Spend-Management-Lösungen. Es handelt sich um ein wahres Partner-Ökosystem, dessen Angebote einer verändernden Arbeitswelt Rechnung tragen.

Prozesse vereinfachen

Digitale Software- und SaaS-Lösungen ermöglichen Unternehmen jeder Größe, komplizierte und arbeitsintensive Aufgaben zu automatisieren, darunter auch die Verwaltung von Geschäftsausgaben. Am Ende eines jeden Monats müssen Millionen von Angestellten eine Spesenabrechnung bei ihrem Betrieb einreichen. Wird hier noch mit Papier und manueller Erfassung gearbeitet, wird das schnell zur lästigen administrativen Aufgabe, die sich mit der entsprechenden Softwarelösung aber leicht vereinfachen lässt.

Von der Digitalisierung einer Rechnung bis hin zur Ausgabenerstattung unterstützen Technologielösungen zur Ausgabenverwaltung die Automatisierung im Kostenverwaltungsprozess. Dank seiner einzigartigen OCR-Technologie kann zum Beispiel Expensya aus einem einfachen Foto alle Rechnungsinformationen innerhalb von Sekunden auslesen. Das reduziert nicht nur Fehler, sondern spart auch Zeit bei der Dateneingabe. Das gesamte Analyse- und Freigabeverfahren wird auf diese Weise stark beschleunigt. Darüber hinaus können Unternehmen dank der gesetzkonformen Archivierung papierlos arbeiten. Die Ausgabenrichtlinien werden automatisiert, und intelligente Schnittstellen erleichtern den Datenaustausch.

Digitale Spend-Management-Lösungen helfen auch bei der Betrugsbekämpfung oder bei der Identifizierung von Ausgaben, die vom Unternehmen nicht erstattet werden können. Wenn zwei Personen dieselbe Quittung oder wenn dieselbe Person dieselbe Quittung im Abstand von drei Monaten einreicht, kann die Lösung dies erkennen und ablehnen.

Die Vorteile der Integration im Spend-Management-Umfeld

Die Softwarelösung von Expensya kann heute in zahlreiche Software- und ERP-Systeme integriert werden, darunter auch solche von Microsoft. Dadurch ist es möglich, Workflows in Unternehmen weiter zu beschleunigen und das Ausgabenmanagement noch effizienter zu gestalten. Manager werden in Teams umgehend über Abrechnungen benachrichtigt, die von ihren Mitarbeitern eingereicht wurden – seien es Fahrtkostenabrechnungen, Budgetanfragen oder Reiseanträge. Manager können ab jetzt alle Anfragen mit einem einzigen Klick direkt in der Plattform genehmigen oder ablehnen. Die Mitarbeitenden wiederum profitieren von einem schnellen Validierungs- und Erstattungsprozess und können den Bearbeitungsverlauf ihrer Auslagen in Echtzeit mitverfolgen. Die Integration mit Teams vereinfacht den Alltag der Mitarbeitenden, indem z. B. Anträge, die auf ihre Genehmigung warten, oder nicht eingereichte Spesenabrechnungen im Handumdrehen bearbeitet werden. Sollte jemand Fragen zu einer Ausgabeberechtigung haben, kann über Teams sehr einfach ein Call zwischen dem Mitarbeitenden und dem Manager gestartet werden. So wird der Arbeitstag jedes Einzelnen mit innovativen Tools, die an hybride Arbeitsweisen angepasst sind, viel leichter.