Medienbrüche durch Archivierung eliminieren

Digitale Medienbrüche im eigenen Unternehmen und gegenüber dem Geschäftspartner verlangsamen nicht nur Geschäfts- und Arbeitsprozesse deutlich, sondern bilden auch Schwachstellen, durch die sich Fehler einschleichen können. Digitalisierung bringt für kleine und mittelständische Unternehmen teilweise tiefgreifende Veränderungen: Während Informationsaustausch und Kundenkontakte zunehmend virtuell stattfinden, laufen viele Arbeitsprozesse noch auf manueller Basis ab.

Gut sieht es grundsätzlich im Bereich Buchhaltung aus. Die Prozesse sind hier in Zusammenarbeit mit den Banken weitgehend digitalisiert und finden auf Cloudbasis mit Direktverbuchung statt. Der Bereich Archivierung dagegen ist anscheinend vom direkten Datenfluss noch weit entfernt. Sowohl bei internen als auch bei externen Belegen bestimmen Medienbrüche die tägliche Arbeit. Besonders davon betroffen sind Eingänge im Bereich Angebot / Auftrag, Lieferscheine, Rechnungen, E- Mails, Protokolle und papierorientierter Schriftwechsel. Auch Telefonkontakte werden so gut wie gar nicht digital registriert. Was ist die Folge? Zu einem Auftrag entstehen viele parallellaufende Abarbeitungsprozesse, die keine Anbindung an den eigentlichen Auftrag haben. Somit gibt es nur mündliche Querverbindungspunkte, die aber keine digitalen Verknüpfungen haben. Dadurch werden enorme Arbeitserleichterungen im Tagesgeschäft verhindert. Dabei ist einer der wichtigsten Gründe für die Anschaffung eines digitalen Beleg- und Informationsmanagements, effektive Geschäftsprozesse zu etablieren. Daraus ergibt sich natürlich auch ein Wettbewerbsvorteil, zumindest solange, bis der Wettbewerb ebenfalls das enorme Potential der konsequenten Digitalisierung erkennt und hebt.

Sogenannte Insellösungen sind im Digitalisierungsprozess dagegen eher suboptimal. Durch die notwendigen Übergabeschnittstellen wird nämlich in der Regel immer wieder die wirklich vollständige Durchgängigkeit von Daten behindert.

Unternehmen, welche die elektronische Archivierung bereits flächendeckend eingeführt haben, benennen bei den Vorteilen vor allem einen stark gesunkenen Arbeitsaufwand beim Sortieren von Belegen, die enorme Reduzierung von Papiermengen, sowie Fehlerminimierung während der Abarbeitung. Besonders das schnelle Auffinden von Belegen, die elektronisch behandelt wurden, statt in einem Papierordner abgelegt zu werden, kommt bei Geschäftsleitung und Belegschaft gut an.

Mittels durchgängiger Digitalisierung im operativen Geschäft, einschließlich Bereichen wie Finanzbuchhaltung, Vertragsmanagement sowie Mitarbeiterverwaltung (inkl. Lohn/Gehalt), werden Abläufe vernetzt und automatisiert. Im Mittelpunkt steht dabei die Archivierung als Basis für erfolgreiche Digitalisierung.