Dokumentenmanagement: Ihr Schlüssel für effektives Arbeiten

Was ist Dokumentenmanagement?

Das Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) ist ein wichtiger Bestandteil effektiven Arbeitens. Es bezieht sich auf die Organisation und Verwaltung von Dokumenten und Informationen innerhalb eines Unternehmens. Denn das Ziel des DMS ist die Erleichterung der Erfassung, Speicherung, Suche und Freigabe von Dokumenten und Informationen. Durch die Verwendung eines solchen Systems können Unternehmen Zeit und Geld sparen, indem sie die Effizienz ihrer Arbeitsprozesse verbessern und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern erleichtern. Das Dokumentenmanagement ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen jeder Größe, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und ihre Produktivität zu steigern.

Was ist der COSYS WebDesk?

Der COSYS WebDesk ist ein Bestandteil des Backends der COSYS Softwarelösung. Die COSYS Softwarelösung ist unter anderem für die Logistikbereiche Lager (Warehouse) und Transport entwickelt wurden. Sie dient als digitale Arbeitserleichterung für jegliche Logistikprozesse, wie z.B. Bestandsmanagement, Inventur oder Lademittelverwaltung. Im WebDesk können dabei alle Daten, die vorher mobil über eine App mittels Barcodescanning erfasst wurden, eingesehen, bearbeitet, verwaltet und analysiert werden.

Welche Gemeinsamkeiten haben das Dokumentenmanagement und der COSYS WebDesk?

Zu den vorrangigen Zielen eines DMS gehören die Verkürzung jeglicher Bearbeitungszeiten und somit die Schaffung von mehr Kapazitäten für andere Tätigkeiten, die Kostensenkung und die korrekte Informationszustellung zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Dabei sollte die Dokumente und Informationen zentral abgelegt sein, sodass jede berechtigte Person auf diese Datenbank zugreifen kann. Genau dieses Prinzip ist auch im WebDesk erkennbar. Denn die digitale Softwarelösung, egal für welchen Logistikbereich, dient ebenfalls zur schnelleren Umsetzung von Logistikprozessen, wie z.B. der Inventur. So können ebenfalls Kosten gesenkt werden und mehr Kapazitäten für andere Tätigkeiten geschaffen werden. Der WebDesk erfüllt dabei exakt die gleiche Funktion wie ein DMS. Auch in ihm (bzw. in der Cloud oder dem Server) werden zentral Daten gespeichert, welche von berechtigten Personen von überall aus einsehbar sind und verwaltet werden können.

Welche Funktionen sollte ein modernes Dokumentenmanagementsystem haben?

Wenn es um Dokumentenmanagement geht, gibt es eine Vielzahl von Funktionen, die ein modernes DMS haben sollte, um effektives Arbeiten zu ermöglichen. Eine der wichtigsten Funktionen ist die Möglichkeit, Dokumente schnell und einfach zu finden. Dazu gehört eine intelligente Suchfunktion, die es ermöglicht, nach bestimmten Begriffen, Schlagwörtern oder Kategorien zu suchen. Auch diese Funktion ist im COSYS WebDesk enthalten. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Versionierung von Dokumenten, um sicherzustellen, dass immer die aktuellste Version verwendet wird. Auch die Möglichkeit, Dokumente mit anderen zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten, ist ein wichtiger Faktor. Eine Integration mit anderen Systemen wie E-Mail oder Kalender kann ebenfalls hilfreich sein, um Arbeitsabläufe zu optimieren. Insgesamt sollte ein modernes Dokumentenmanagementsystem einfach zu bedienen, sicher und flexibel sein, um den Anforderungen eines modernen Arbeitsumfelds gerecht zu werden.

Fazit

Wenn Sie Ihr Dokumentenmanagement effektiv gestalten möchten, sollten Sie auf eine strukturierte und zentralisierte Ablage Ihrer Dokumente achten. Eine gute Dokumentenmanagement-Software kann Ihnen dabei helfen, Arbeitsprozesse zu optimieren und Zeit zu sparen. Wenn Sie aus der Logistikbranche kommen und Ihre Daten zukünftig digital erfassen und verwalten möchten, könnte die COSYS Softwarelösung (einschließlich des COSYS WebDesk) für Sie interessant sein. Weitere Informationen zu der Softwarelösung finden Sie unter: https://www.cosys.de/softwareloesung