Die 4-Tage-Arbeitswoche – Arbeitsmodell der Zukunft?

Großbritannien als Trendsetter?

Ein vielversprechendes Beispiel für den Erfolg der 4-Tage-Woche liefert Großbritannien. 2022 wurde landesweit eine Testphase durchgeführt an der 61 Unternehmen aus verschiedenen Branchen teilgenommen haben. Die Studie die von 4Dayweek Global, einer gemeinnützigen Organisation für einen Zeitraum von sechs Monaten durchgeführt wurde, gilt als weltweit umfangreichste Studie der 4-Tage Arbeitswoche.

Die gute Nachricht: Die Ergebnisse können sich sehen lassen, denn 91 % der Unternehmen, die an dem Test teilgenommen haben, wollen das 4-Tage-Arbeitsmodell weiterführen. 29 % der Unternehmen  beabsichtigen sogar das neue Arbeitszeitmodell als permanente Regelung einführen. (Studie: 4 day week global, Februar 2023)

Vorteile einer 4-Tage-Arbeitswoche

Die Vorteile für einer kürzeren Arbeitswoche für Arbeitnehmer liegen klar auf der Hand. Ein zusätzlicher freier Tag pro Woche bietet die Möglichkeit, Berufs- und Privatleben besser miteinander in Einklang zu bringen. Arbeitnehmer haben mehr Zeit, sich zu erholen und können Stress reduzieren, was zu einer besseren Lebensqualität führt. Laut der Studie in Großbritannien konnten 60 % der Studienteilnehmer ihre bezahlte Arbeit besser mit ihren Betreuungspflichten vereinbaren, und 62 % erwähnten eine bessere Work-Life-Balance.

Aber auch für Unternehmen kann es lukrativ sein. Denn obwohl es kontraproduktiv erscheinen mag, kann eine verkürzte Arbeitswoche tatsächlich die Produktivität steigern. Arbeitnehmer sind motivierter und konzentrierter, da sie wissen, dass sie weniger Zeit haben, um ihre Aufgaben zu erledigen. Dies führt zu effizienterem Arbeiten und besseren Ergebnissen.

Ein weiterer Pluspunkt: Arbeitsprozesse werden auf kreative Weise optimiert und Bürokosten reduzieren sich. Darüber hinaus steigt die Attraktivität von Unternehmen bei der Anwerbung von Fachkräften, denn durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung ziehen sie auch mehr Talente an.

Für viele Branchen ist ein neues Arbeitszeitmodell durchaus denkbar, auch wenn dabei einige Herausforderungen zu meistern sind. Jedes Unternehmen ist einzigartig, aus diesem Grund sollte genauestens geprüft werden, welches Arbeitsmodell in Frage kommt. Nicht jede Branche und jedes Unternehmen verfügt über die gleichen Voraussetzungen. Eine „One fits all“-­Lösung gibt es leider nicht.

Nachteile und Hürden – und wie man sie überwinden kann

In einigen Branchen gestaltet sich die Einführung einer 4-Tage-Woche als besonders schwierig. Die Mehrheit der Kunden und Mitbewerber hat sich noch nicht für dieses Konzept entschieden, wodurch es im Vergleich zur herkömmlichen 5-Tage-Woche schnell zu einem Nachteil werden kann. Auf den ersten Blick  scheint ein zusätzlicher freier Tag pro Woche wie willkommene Abwechslung. Allerdings birgt dies auch das Risiko, dass man an diesem Tag keine Verträge abschließen oder Produkte verkaufen kann – was der Konkurrenz einen Vorteil verschaffen könnte.

Bei einer Umverteilung der Arbeitstage, kann ferner die Arbeitslast pro Tag deutlich steigen. Denn bei einer 4-Tage-Arbeitswoche müssen Arbeitnehmer ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf weniger Tage pro Woche verteilen, da sie weniger Zeit zur Verfügung haben. Dies erfordert eine präzise Organisation und eine Optimierung von Arbeitsprozessen, die besonders ineffizient und zeitraubend sind.

Hierbei können einige Strategien dabei helfen die Arbeitszeit optimal zu nutzen. Dabei müssen essenzielle Arbeitsroutinen überarbeitet werden. Meetings könnten beispielsweise verkürzt oder durch E-Mails ersetzt werden. Auch sollte gezielt nach Aufgaben gesucht werden, die man reduzieren oder ganz streichen kann.

Die wichtigste Voraussetzung für mehr Effizienz in kürzerer Zeit: die Produktivität zu steigern und gleichzeitig Zeit und Kosten zu sparen. Der Schlüssel? Automatisierung.

Mehr Zeit, mehr Produktivität – wie Automatisierung und KI helfen können

In den letzten Jahren hat künstliche Intelligenz (KI) erhebliche Fortschritte gemacht, was zu ihrer Integration in verschiedene Aspekte unseres Lebens geführt hat. Die Auswirkungen von KI auf Zeitmanagement und Produktivität sind daher nicht zu unterschätzen. Insbesondere für Unternehmen, die in Zukunft ihre Arbeitszeitmodelle umstrukturieren und optimieren möchten, bieten sie einen enormen Vorteil. Denn durch Automatisierung und künstliche Intelligenz kann ein hohes Arbeitspensum in deutlich weniger Zeit abgewickelt werden.

Mit Hilfe von Tools zur Automatisierung können repetitive Aufgaben und manuelle Prozesse beispielsweise minimiert werden. Dadurch können auch Fehler reduziert werden. Arbeitsergebnisse haben so eine bessere Qualität und es wird weniger Zeit für Korrekturen verwendet.

Chatbots und virtuelle Assistenten, die von KI angetrieben werden, können außerdem den Kundensupport, die Terminplanung und andere administrative Aufgaben übernehmen. Beschäftigte haben somit mehr Zeit für strategische oder kreative Aufgaben – Im Idealfall ist dann auch eine kürzere Arbeitswoche möglich. KI-gesteuerte Tools können dabei helfen, Bereiche zu erkennen, in denen Probleme mit dem Zeitmanagement auftreten können, so dass die Nutzer diese angehen können, bevor sie zu einem größeren Problem werden. So können maschinelle Lernmodelle beispielsweise Muster in den Arbeitsgewohnheiten einer Person erfassen und Möglichkeiten zur Verbesserung des Zeitmanagements vorschlagen.

Ausgabenmanagement – ein Bereich mit viel Optimierungspotenzial

Besonders Ausgabenmanagement erfordert ein gutes Auge für Details und ein hohes Maß an Organisationstalent, um Formulare auszufüllen oder manuelle Prozesse gemäß der Firmenrichtlinien durchzuführen – noch dazu innerhalb eines bestimmten Zeitraums.

Für Unternehmen, die mit dem Gedanken spielen eine 4-Tage-Arbeitswoche einzuführen, ist die Verwendung von Automatisierungstool für Geschäftsausgaben daher unerlässlich. Ob Reisekosten, Spesen, oder andere Abrechnungen, am Ende des Monats sammelt sich Einiges an. Eine Aufgabe, die wertvolle Zeit, und vor allem sehr viel Energie kostet.

Mit Hilfe einer Software für Ausgabenmanagement, können Arbeitnehmer einfach Fotos von Belegen in ein zentrales System hochladen, ohne sich mit einem Berg von Formularen herumschlagen zu müssen. Mit einer Spend-Management-Lösung wie z.B. Expensya können besonders zeitintensive manuelle Arbeitsprozesse optimiert werden. Dank einer hochentwickelten OCR-Erkennungstechnologie werden alle relevanten Daten aus Bildern einer Quittung oder Rechnung automatisch erfasst und analysiert. So bleibt auch mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.

Fazit:

Die 4- Tage-Arbeitswoche könnte von einem attraktiven, wenn auch abstrakten Ideal zu einer realisierbaren und branchenübergreifenden Alternative werden. Ob dies in naher Zukunft tatsächlich Realität wird oder nicht steht wohl noch in den Sternen. Allerdings hat die Studie in Großbritannien gezeigt, dass es durchaus möglich und gewinnbringend sein kann. Durch Automatisierung und den Einsatz von KI können Unternehmen die idealen Voraussetzungen schaffen, um eine 4-Tage-Woche einzuführen.

Automatisierungstools können dabei in Bezug auf Zeitmanagement und Produktivität einen entscheidenden Beitrag leisten – so stünde alternativen Arbeitsmodellen  in Zukunft auch nichts mehr im Wege.