HR: Warum der Hype um KI die kleinen Unternehmen ignoriert

Das Freiburger Softwareunternehmen HRworks erkennt die Tendenz zu einer Scheindebatte im Bereich der HR-Technologie, welche die Realität einer Mehrheit der deutschen KMU-Betriebe bislang ausblendet. In vielen Fällen verfügen diese Unternehmen im Personalbereich nicht einmal über grundlegende Software. Prinzipiell gilt auch für die digitale HR: zuerst muss das Fundament gesetzt werden, dann kommen die Wände und das Dach. Das Fundament im Personalwesen besteht aus den Stammdaten, der Administration, der Lohnabrechnung sowie der Zeitwirtschaft.

Blinder Fleck zwischen Start-up und Mittelstand

Die gängige Debatte verkennt die praktische HR-Realität von einem Großteil der Wirtschaftsbetriebe in Deutschland. Konkret geht es um die kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Dazu zählen laut Definition des Instituts für Mittelstandsforschung Bonn Unternehmen mit 10 bis unter 500 Beschäftigten. Seit genau 25 Jahren entwickelt HRworks Personalsoftware primär für dieses KMU-Segment.

Realität bei KMU: HR in Handarbeit

Nach Erkenntnissen von HRworks verfügen bis zu 70 Prozent dieser KMU derzeit über keine stringente digitale Lösung im Personalwesen. Hier werden Bewerbungen noch ausgedruckt, Arbeitszeiten in Excel-Listen eingetragen, die Personalakten in Ordnern abgelegt bis hin zur Lohnabrechnung in Papierform. Dazu sagt Frank Reinhardt, langjähriger KMU-Experte für Personalsoftware bei HRworks: "Wir haben es jeden Tag mit Erstdigitalisierern zu tun. Gerade viele Kleinunternehmen haben keine eigentliche Personalabteilung. Da wird vieles von Hand und teilweise nebenbei gemacht. Dabei steigen der Zeitdruck und die Anforderungsdichte." Für den Einstieg in die digitale HR-Welt sind hier vor allem funktional bewährte Basislösungen gefragt. Dabei haben KMU in der Regel eine Vielzahl von Software-Anwendungen im Einsatz, selbst wenn der Personalbereich noch nicht digitalisiert ist. Manche Fachleute sprechen vom “digitalen Flickenteppich”.

HR-Tech: im Labyrinth hunderter Anbieter

Gerade im boomenden Markt von “HR-Tech” kommen fast täglich neue Einzellösungen für einzelne Anwendungsgebiete dazu. Marktbeobachter gehen von über 400 digitalen Angeboten im Bereich HR aus. Das Feld ist unübersichtlich und intransparent – was gerade die kleinen Unternehmen mit geringen HR-Ressourcen vor besondere Herausforderungen stellt.

Sonderweg Großunternehmen

Für den Bereich ab dem oberen Mittelstand werden nunmehr eigene
Software-Integrations-Plattformen entwickelt, die dort bspw. alle HR-Anwendungen in einem Portal vereinen sollen. Ist es der unternehmerisch richtige Ansatz, einen ausufernden Software-Wald mit neuer Software zu bündeln?

Einstieg in digitale HR mit digitaler Personalakte

Für Frank Reinhardt ist der Fall klar: “Nach meiner Erfahrung sind die meisten kleinen Unternehmen beim Einstieg in das digitale Personalmanagement mit einer Standardsoftware für möglichst viele HR-Aufgaben besser beraten. Und ganz wichtig ist auch die Reihenfolge: also, lange vor der Datenbrille kommt zuallererst der HR-Kernbereich mit Lohn- und Stammdaten. Das ist das Fundament und damit die Voraussetzung der digitalen HR.” Laut Reinhardt zahlen sich der Aufwand und die Zeit für die Einführung einer HR-Software bei kleinen Unternehmen in der Regel sehr schnell aus – das heißt in Monaten und nicht in Jahren. Diese Erkenntnis setze sich nun zunehmend durch und er resümiert: “Es gibt heute keine gute Ausrede mehr, warum jemand noch mit Excel arbeitet.”

MESSEHINWEIS
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Vom 12. bis 14. September 2023 präsentiert sich HRworks in Halle 4.2 am Stand K.17.