Welche Kennzahlen gehören ins Verkaufscockpit einer CRM-Software?

3 Gründe, warum Unternehmen Kennzahlen im Vertrieb nicht nutzen

Zeitproblem:

Viele Führungskräfte im Vertrieb scheuen den Aufwand, um über relevante Kennzahlen zur Steuerung im Vertrieb nachzudenken. Die regelmäßige Datenerhebung und Analyse der Kennzahlen werden als zu zeitaufwändig angesehen.

Ohne Kennzahlen erfolgt die Vertriebssteuerung aus dem Bauchgefühl heraus. Mitarbeiter lassen sich nur subjektiv beurteilen. Das schadet der Vergleichbarkeit.

Angst vor Überwachung

Viele Mitarbeiter lehnen Kennzahlen ab, weil sie die Transparenz scheuen. Das kann entweder an schlechten Leistungen liegen oder dass Beschäftigte sich ungern in die Karten schauen lassen.

Deshalb ist es wichtig, die Mitarbeiter bei Einführung von Kennzahlen direkt mit einzubinden. Wenn Mitarbeiter verstehen, welche Leistungsdaten mit welchem Ziel zur Beurteilung dienen, steigt die Akzeptanz.

Fehlendes Wissen

Es gibt viele Kennzahlen im Vertrieb. Oft braucht es aber nur wenige KPIs (Key Performance Indicators), die einfach zu erheben sind, um den Vertrieb effektiv zu steuern.

Welche Kennzahl passt zu uns?

Die CRM Berater von Sellmore haben über 20 verschiedene Kennzahlen gesammelt, die bei Kunden im Einsatz sind. Nachzulesen im ausführlichen Beitrag im CRM -Blog von Sellmore … mehr lesen …

Aber welche Kennzahl passt für Ihre Situation?

Kennzahlen sind nur so gut wie die zugrunde liegenden Daten. Wer nicht aktiv mit der CRM-Software arbeitet und Daten pflegt, kann auch keine Kennzahlen ableiten und sich selbst und sein Team somit nicht objektiv steuern.
Niemand will heute mehr separate Strichlisten oder Exceltabellen füllen.

Also ist es am besten, Kennzahlen zu nutzen, die auf Daten innerhalb der CRM-Lösung basieren.

Dabei werden alle Bereiche der Kundenreise betrachtet:

• von der Leadgenerierung,
• der Neukundengewinnung
• bis hin zur Betreuung von Bestandskunden.

Neue Leads

Erfassen Sie neue Leads, wird automatisch in der CRM-Software ein Zeitstempel gesetzt. Dieser Kontakt sollte unbedingt einer ersten Vertriebsphase zugeordnet werden, z.B. unbearbeitete Leads.

So werten Sie jederzeit aus, wie viele Leads Sie innerhalb eines Zeitraums neu gewonnen haben. Durch den Vergleich mit vorherigen Zeiträumen, lesen Sie ab, ob Ihre Leadgenerierung effektiver funktioniert oder stagniert.

Qualifizierte Leads

Nicht jeder Lead kann gleich an den Vertrieb übergeben werden. Definieren Sie gemeinsam mit Marketing und Vertrieb Kriterien, wann ein Lead „reif“ für den Vertrieb ist. Diese Kontakte nennt man Sales Qualified Leads (SQL).

Aus der Anzahl generierter Leads / Sales Qualified Leads haben Sie eine weitere Kennzahl. Je höher der Wert ist, umso eher erfüllen die Leads die Anforderungen des Vertriebs. Ihre Marketingaktionen sind somit erfolgreich.

Angebotsphase

Insbesondere im B2B kauft ein Kunde nicht ohne ein Angebot. Ein Angebot besitzt eine Auftragssumme, einen erwarteten Bestelleingang (Datum) sowie eine Auftragswahrscheinlichkeit.
Damit lässt sich für zukünftige Perioden ein erwarteter Auftragseingang (Forecast) berechnen:

Forecast: Summe aller Angebotssumme innerhalb eines Zeitraums * Auftragswahrscheinlichkeit

Das hilft Unternehmen bei der Ressourcenplanung, z.B. für Mitarbeiter, die die Aufträge später abarbeiten. Mitarbeiter im Vertrieb lassen sich an den eigenen Einschätzungen messen.

Erfassen Sie den Auftragseingang (Datum) im CRM System, lässt sich die Abschlussquote je Mitarbeiter, Region etc. kalkulieren.

Abschlussquote = Anzahl aller Aufträge / Anzahl aller Angebote * 100

Eine hohe Abschlussquote zeigt, dass der Mitarbeiter den Bedarf des Kunden verstanden und im richtigen Zeitpunkt ein Angebot mit passender Lösung gestellt hat.

Bestandskunden Betreuung

Einen Bestandskunden auszubauen, der Ihnen sein Vertrauen geschenkt hat, ist viel einfacher als einen neuen Kunden zu gewinnen. Durch systematisches Cross- und Upselling gewinnen Sie mehr Umsatz mit bestehenden Kunden.

Die Cross- / Upselling-Quote oder Wiederkaufsrate zeigen, wie viele Kunde mehr als einmal bei Ihnen kaufen:

Wiederkaufsrate = Summe aller Wiederkäufer / Summe aller Kunden * 100

Glückliche Kunden kaufen gerne wieder. Zufriedene Kunden zeigen sich auch in einer hohen Weiterempfehlungsquote (NPS = Net-Promotor-Score). Diesen können Sie automatisiert z.B. über eine E-Mail-Kampagne erheben oder in Form eines Telefoninterviews.

Fazit

Wer sinnvoll steuern will, muss Kennzahlen definieren und die Mitarbeiter aktiv in diesem Prozess einbeziehen. Nur wer regelmäßig misst und daraus Handlungen ableitet, optimiert systematisch seine Vertriebsorganisation.

Die CRM Berater von Sellmore analysieren gemeinsam mit Unternehmen die aktuelle Situation und Unterstützen bei der Einführung eines effektiven Controllings für den Vertrieb.