Verkürzte Turnaround-Zeiten und digitale Auftragserfassung – Anwenderbericht Marienhospital Stuttgart

Der hauptverantwortliche Projektleiter Dr. Matthias Orth, Laborleiter und Ärztlicher Direktor des Instituts für Laboratoriumsmedizin, engagiert sich neben seiner Arbeit in der Klink auch als Mitglied des Mesalvo-Laborfachbeirats. In dieser Rolle treibt er gemeinsam mit anderen Mesalvo-Kunden den Modernisierungsprozess des Laborinformationssystems LabCentre weiter voran und unterstützt die Gestaltung der Produktentwicklungen von morgen. 

Gesundheitsinformationen und ihr besonderer Schutz 

Allein der Gedanke, die krankenhausinterne IT mit der Außenwelt, zum Beispiel einer externen Praxis-IT zu verbinden, treibt IT-Verantwortlichen und Datenschutzbeauftragten in Kliniken häufig die Sorgenfalten auf die Stirn. Denn Gesundheitsinformationen von Patientinnen und Patienten gehören zu den besonderen Arten personenbezogener Daten, die durch Datenschutzgesetze und -vorschriften besonders geschützt werden sollen. Eine Verbindung der Klinik-IT und der externer Praxis-IT funktioniert nur mit einem enorm hohen Anspruch und Aufwand an den Datenschutz, um so potenzielle Sicherheitsverletzungen auszuschließen. Im stationären Bereich ist es dem Marienhospital Stuttgart und der angeschlossenen Gemeinschaftspraxis für Nephrologie, Kardiologie und Diabetologie mit Hilfe des LabCentre Praxisportals und unter Berücksichtigung des Datenschutzes gelungen, Aufträge an das klinikinterne Labor zu übermitteln und anschließend auf die Befunde zuzugreifen. Das LabCentre Praxisportal, ein webbasiertes Zuweiserportal für Laboraufträge, ermöglicht so kürzere Durchlaufzeiten von Laboranalysen, da die Auftragserfassung im Labor entfällt, und schafft damit auch eine verbesserte Einsenderbindung. 

Eine der größten Herausforderungen zu Beginn des Projekts war die Integration eines Webservers in die hochkomplexe IT-Landschaft des Krankenhauses und deren gesetzlich vorgeschriebene Sicherheitsbestimmungen. Das Marienhospital mit rund 2.000 Mitarbeitenden betreibt unzählige IT-Systeme, aber der Webserver von Mesalvo war der erste, der außerhalb des Krankenhauses installiert wurde. Mesalvo hat mit dem LabCentre Praxisportal eine plattformunabhängige Lösung mittels personalisierten Log-ins und entsprechenden Zugriffsrechten geschaffen, mit der die Datenschutzbeauftragten des Marienhospitals trotz hoher Datenschutzanforderungen einverstanden und zufrieden sind. 

Komplexe Ausgangssituation und gesetzliche Gegebenheiten in Deutschland 

Die Vielzahl unterschiedlicher Abrechnungsmöglichkeiten bzw. Kostenträger im niedergelassenen Bereich erhöht die Komplexität des Projekts. Die gesetzliche Krankenversicherung, die private Krankenversicherung – die als Besonderheit keine Patientennummer hat – und darüber hinaus die Ausnahme der Selektivverträge (Hausarztverträge), die es ausschließlich in Baden-Württemberg gibt. All diese Besonderheiten müssen bei den Anforderungen berücksichtigt werden. In Deutschland gibt es außerdem weder eine zentrale Patientenidentifikation noch eine digitale Kennzeichnung des Kostenträgers. Das bedeutet, dass bei der Auftragserstellung alle Informationen zum Patienten bekannt sein müssen. Des Weiteren dürfen in Deutschland Aufträge nicht digital versendet werden, sondern müssen von den jeweiligen Ärztinnen und Ärzten einzeln unterschrieben werden. Es gibt auch keinen allgemeinen Katalog der Analyte, in dem Namen, Einheiten oder Referenzbereiche oder Sortierung der Analyte festgelegt sind. Es müssen daher immer unterschiedliche Anforderungsformulare verwendet werden, wenn Labordiagnosen im gesetzlichen Bereich (GKV) erstellt werden. Das heißt, wenn aus einem Order-Entry-System angefordert wird, muss das entsprechende Anforderungsformular mitausgedruckt werden. 

Hohe Anforderungen an den Einsatz des LabCentre Praxisportal in Stuttgart 

Das LabCentre Praxisportal wurde als webbasiertes Portal entwickelt, mit dem Vorteil, dass in der Stuttgarter Gemeinschaftspraxis selbst kein Installationsaufwand mehr anfällt. Das Portal läuft auf einem Webserver mit moderner Weboberfläche, den das Labor im Marienhospital Stuttgart betreibt. Das Praxisportal ist ortsunabhängig und unabhängig von einem bestimmten Browser oder Betriebssystem einsetzbar. Die Patientendaten werden automatisch aus dem Arztinformationssystem (AIS) im digitalen PDF- oder LDT-Format übernommen. Die Auftrags- und Befunddatenübergabe erfolgt im LDT-Format. „Wir haben das LabCentre Praxisportal mit einer recht komplexen Praxis gestartet. Die Pilotphase haben wir mit einer Gemeinschaftspraxis für Nephrologie, Kardiologie und Diabetologie begonnen. Dabei handelt es sich um sehr laborintensive Fächer, einerseits mit ambulanten Patienten und sehr selektiven Anforderungen, andererseits aber auch mit Dialysepatienten, mit festen Kontrolluntersuchungen und vorhersehbaren Laboranforderungen, wie zum Beispiel dem Monatslabor oder der Dialyse. Insgesamt sind es drei Standorte an denen je fünf Ärzte arbeiten, die sich gegenseitig vertreten können. Teilweise haben die Ärzte sogar zwei Abrechnungsnummern, da sie sowohl fachärztlich als auch hausärztlich tätig sind. Eine weitere Schwierigkeit bestand darin, dass die Praxen Mitglieder in Facharztverträgen sind, die von Krankenkasse zu Krankenkasse unterschiedlich sind. Dabei arbeiten die Praxen mit sehr vielen Profilen, teilweise sind Patienten sogar in mehreren dieser Selektivverträge“, erläutert Laborleiter Dr. Matthias Orth, Ärztlicher Direktor des Instituts für Laboratoriumsmedizin, die komplexe Ausgangssituation zum Projektstart des LabCentre Praxisportals. 

Sofortige Verfügbarkeit von Patientendaten & große Anwenderfreundlichkeit 

Sowohl das Marienhospital Stuttgart also auch die angebundene Praxis profitieren nachhaltig von der Implementierung des Mesalvo Praxisportals. Den Projektverantwortlichen ist es gelungen, dass die externen Einsender der Gemeinschaftspraxis über personalisierte Log-ins und entsprechende Zugriffsrechte jederzeit und völlig plattformunabhängig Aufträge an das hauseigene Labor im Marienhospital übermitteln können und anschließend direkt auf die Befunde zuzugreifen. Jeder Praxismitarbeiter erhält einen eigenen Log-In und die Rollenberechtigungen werden, wie auch im Laborinformationssystem LabCentre, konfiguriert. Zu Beginn werden alle Stammdaten übertragen und regelmäßig abgeglichen. Die Patientendaten werden automatisiert übernommen, d.h. sobald die Gesundheitskarte in der Praxis gesteckt wird, stehen die gespeicherten Patientendaten sofort zur Verfügung, um daraus Anforderungen im Praxisportal zu generieren.  

„Man muss keine Erfahrung mit dem Laborinformationssystem LabCentre von Mesalvo haben, jeder kommt sehr gut mit dem modern gestalteten Praxisportal zurecht, der Schulungsaufwand ist absolut gering, was die Akzeptanz in Praxen deutlich erhöht. Es gibt eine intuitive Führung durch die Auftragsanlage, sowie eine kumulierte Befundansicht und eine Auftragsliste mit Statusanzeige“, lobt Dr. Orth die Anwenderfreundlichkeit des Praxisportals. 

Die finalen Befunde des Labors werden im Praxisportal übersichtlich dargestellt. Dabei kann das Praxispersonal wählen, ob die Befunde im Praxisverwaltungssystem (PVS) oder im Praxisportal angezeigt werden sollen. Darüber hinaus steht eine praktische Suchfunktion für alle Untersuchungen zur Verfügung. Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die sofortige Rückmeldung über angeforderte Untersuchungen. Zum Vergleich: Wurde früher ein Profil angefordert, ging man davon aus, dass das Profil bestimmte Untersuchungen enthielt, was aber oft nicht der Fall war. Dementsprechend kam es häufig zu Irritationen und Rückfragen. Wird hingegen das Profil im Praxisportal angeklickt, ist für den Einsender auf einen Blick ersichtlich, welche Analyte genau im Profil hinterlegt sind.

Hervorragende Lösung für den Praxisalltag mit mehreren Einsendern 

„Das Praxisportal ist für die komplexe Situation mit mehreren Ärzten in einer Gemeinschaftspraxis sehr gut geeignet, auch wenn Patienten nicht immer beim gleichen Arzt in Behandlung sind, kann das System von Mesalvo dies ohne Komplikationen verarbeiten – es wird nicht jedes Mal ein neuer Patient angelegt, sondern erkannt, dass der Patient schon einmal in der Praxis war“, lobt Dr. Orth. Die einzelnen Ärzte werden in der Gemeinschaftspraxis als individuelle Einsender angelegt, auch wenn die Einsender sowohl facharztvertraglich als auch hausarztvertraglich tätig sind. Diese Funktion ist für den Praxisalltag absolut notwendig und funktioniert mit dem implementierten LabCentre Praxisportal hervorragend“, ergänzt Dr. Orth. 

Optimierte Anmeldung dank hinterlegter Zertifikate

Ein weiterer Projektanspruch war die Anmeldung über individuelle Zertifikate. Die Datenschutzbeauftragten des Marienhospitals forderten eine automatische Abmeldung nach fünf Minuten Inaktivität im Portal, um mögliche Sicherheitslücken auszuschließen. Die Ärzte der anfordernden Praxen hingegen verlangten genau das Gegenteil: bestenfalls eine „wochenlange Anmeldung“ ohne erneutes Log-In im 5-Minuten-Takt. Für diese unterschiedlichen Anforderungen konnte mit dem implementierten Praxisportal ein Kompromiss gefunden werden. Die Lösung hieß „Zertifikate“. Mit diesen kann so gearbeitet werden, dass die Anwender nicht jedes Mal eine „Zwei-Faktor-Authentifizierung“ im Rahmen der Anmeldung durchführen müssen. Die Umsetzung erfolgte, indem von jedem behandelnde Arzt das Zertifikat im Endgerät hinterlegt wurde. So konnten sie sich mit einer begrenzten Anzahl von Rechnern einfach und schnell anmelden. 

Schnellere Auftragserfassung und problemloses Nachfordern 

Ab sofort können Ärztinnen und Ärzte ihre Anforderungen selbstständig im System generieren und benötigen für diesen Schritt keine Unterstützung mehr durch das Praxispersonal, das bisher die Anlage der Anforderungen und den Etikettendruck übernommen hat. Ärzte fordern nun selbst an und können über die Suchfunktion „Anforderungen auswählen“ auswählen, wenn Ärzte ihre Anforderungen direkt im Programm generieren. In der anfordernden Praxis werden die Barcode-Etiketten und Begleitformulare der Anforderungen direkt vor Ort ausgedruckt.

Der Vorteil: Eine schnellere Auftragserfassung und die digital generierten Aufträge stehen direkt im Laborinformationssystem des Marienhospital zur Verfügung. Zudem kann aus dem Praxisportal heraus einfach und schnell nachgefordert werden, einzige Voraussetzung: Die Probe darf noch nicht im Labor erfasst und eingangsquittiert worden sein – die Zeiten, in denen per Fax oder E-Mail nachgefordert wurde, sind dank des Praxisportals vorbei. 

Ortsunabhängiger Zugriff auf Laborbefunde und verkürzte Turnaround-Zeiten der Proben 

Die kompletten Patienten- und Auftragsdaten stehen direkt im Laborsystem zur Verfügung und die anfordernden Ärzte können sich auch von zu Hause oder unterwegs in das Praxisportal einloggen und nachsehen, ob die Werte ihrer Patienten bereits vorliegen. „Einer der größten Vorteile des Praxisportals ist aus meiner Sicht, die verkürzte Turnaround-Time der Proben, da die sehr zeitaufwendige Auftragserfassung im Labor entfällt. Wenn große Einsender die Anforderungen von etwa 30 Patienten schicken, dauerte das bei uns im Labor bis zu einer Stunde, um die Röhrchen zu sortieren, die Scheine zu sortieren, die einzelnen Aufträge im Laborsystem händisch zu erfassen und den Eingang zu quittieren. Das entfällt mit dem Praxisportal, da wir die Proben nur noch vom Kurier entgegennehmen müssen, sie dann direkt einscannen und schon mit der Bearbeitung beginnen können. Diese Stunde Arbeitszeit wird eingespart und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in meinem Labor können eine Stunde früher nach Hause gehen!“, freut sich Dr. Matthias Orth, Laborleiter und Ärztlicher Direktor des Instituts für Laboratoriumsmedizin, über die Zeitersparnis mit Einsatz des Praxisportals. 

Über das Marienhospital Stuttgart 

Das katholische Krankenhaus der Zentralversorgung verfügt über 19 Fachkliniken und 18 interdisziplinäre Zentren und verbindet Hightech-Medizin mit christlichen Werten. Mit rund 760 Betten zählt das Marienhospital Stuttgart zu den größten Kliniken Stuttgarts und beschäftigt rund 2.000 Mitarbeitende. Gegründet wurde das Marienhospital Stuttgart 1890 von der Genossenschaft der Barmherzigen Schwestern vom heiligen Vinzenz von Paul in Untermarchtal e.V. Heute gehört das Krankenhaus in der Trägerschaft der Barmherzigen Schwestern zur Gruppe der Vinzenz von Paul Kliniken gGmbH. www.marienhospital-stuttgart.de