Optimierte Mitarbeiterplanung mit schlankem, intelligentem Tool

„Mit dem neuen Planungstool der Axeed AG konnte die Personalplanungszeit einer gesamten Abteilung von acht Stunden auf knapp 30 Minuten reduziert werden“, so Gallus Späni, Leiter Produktion Kunststoffspritzguss GEMÜ, über die Zusammenarbeit. Aktuell verwenden bereits fünf Abteilungen im Maschinen- und Produktionsbetrieb das Planungstool, mit der Absicht, dass die gesamte Produktion schrittweise umgestellt wird. Außerdem erwägt GEMÜ das Planungstool an weiteren Standorten einzusetzen.

Seit dem 1. September 2023 ist die neue Personalplanungslösung bei GEMÜ in Betrieb und bietet zahlreiche Vorteile gegenüber dem bislang eingesetzten, Excel-basierten Planungstool: Per Benutzername und Passwort können alle Mitarbeitenden gleichzeitig auf das Tool zugreifen, während Administratoren zudem die Möglichkeit haben, Nutzer hinzuzufügen, zu ändern, zu löschen und Passwörter zurückzusetzen. Einen neuen Mitarbeiter im System zu erfassen, dauert dank wiederkehrender Schichtzuweisungen nur noch wenige Minuten anstatt einiger Stunden. Auch die Jahresplanung erfolgt in einem Bruchteil des vorherigen Zeitaufwands.

„Wir haben das Planungstool extra so gestaltet, dass diejenigen, die zuvor mit Excel gearbeitet haben, das Benutzersystem leicht verstehen, jedoch eine deutliche Zeitersparnis erreicht werden kann“, so Robert Klöpsch, Data Scientist bei der Axeed AG. Daher wird der Mitarbeiterplan visuell auf einer beweglichen Zeitleiste dargestellt, wobei Schichten und Kürzel farblich unterschieden werden und Symbole Abwesenheiten oder Ähnliches kennzeichnen. So erinnert das Layout an Excel, ist jedoch weitaus effizienter.

Das neue Planungstool besitzt außerdem ein integriertes Absenzmanagement, bei dem Mitarbeitende über den eigenen Zugang Absenzen beantragen können, die von Administratoren eingesehen, bestätigt oder abgelehnt werden. Diese werden dann auch grafisch dargestellt, inklusive verschiedener Filteroptionen wie beispielsweise verfügbare Urlaubstage im Vergleich zu Gesamturlaubstagen auf Mitarbeiter-Ebene.

Die App ermöglicht zudem die abteilungsspezifische Konfiguration eines Schichtübergabe-Layouts. Informationen wie Freitext, Maschinen-Informationen, Bilder oder spezifische Anmerkungen für Mitarbeiter in einer bestimmten Schicht können auf Tages- und Schichtebene gespeichert werden.

Durch eine integrierte Schnittstelle ist außerdem die Anbindung eines KI-gestützten Planungsmodells möglich, welches Vorschläge bei Schichtzuweisung und Personaleinsätzen geben kann.